Groepsaanvragen: bedrijfsuitjes, clinics en toernooien

Wat zijn groepsaanvragen?

Een bedrijf, vriendengroep of vereniging wil met een groep naar de golfbaan en zoekt iemand die dat organiseert. Daarvoor heeft je site een aanvraagpagina op /golfclinic. Een oude link naar /groepsuitje stuurt vanzelf door. Een bezoeker kiest wat hij wil, laat zijn gegevens achter en verstuurt de aanvraag.

Op een Golfly-site is /golfclinic een eigen pagina die in Google kan verschijnen (in het Engels /en/golf-clinic). Daarop staan de soorten die je aanbiedt, met de duur, het minimum, de extra's en de vanafprijs als je die invult, verder een stukje over jou, waar je lesgeeft en een paar veelgestelde vragen. Het formulier opent in een paneel op die pagina. Op je homepage staat een balk Golfclinic voor je team of groep die naar deze pagina leidt. Staat het formulier uit, dan bestaan de pagina en de balk niet.

Heb je een op maat gebouwde site, dan is /golfclinic alleen het formulier, met de titel "Golfclinic of golfuitje aanvragen". Een vanafprijs staat daar niet bij.

Het is een aanvraag, geen boeking. De aanvrager krijgt dat ook zo te lezen in zijn bevestigingsmail: "Dit is nog geen boeking." Jij (en je partner, als je die hebt) stelt daarna een voorstel op. Pas als de aanvrager dat goedkeurt, staat het uitje vast.

Het formulier aanzetten

1. Ga naar Admin → Lessen, tab Groepsuitjes.
2. Zet de schakelaar Aanvraagformulier voor groepsuitjes aan.
3. Kies hieronder wie de aanvragen behandelt (zie de volgende stap).
4. Zet bij Soorten uitje minstens één soort aan. Staat er geen soort aan, dan blijft het formulier dicht.
5. Klik op Opslaan. Daarna verschijnt de link Bekijk je aanvraagpagina zodat je het resultaat kunt controleren.

Beheert een club jouw omgeving, dan staat hier alleen een uitleg dat groepsuitjes via de club lopen. Het formulier staat dan niet open en je kunt hier niets instellen.

Met een partner of alleen jij

Onder Wie behandelt de aanvragen? kies je:

• Samen met een partnerlocatie, bijvoorbeeld een golfbaan die horeca, zaal en offerte regelt. Vul de Naam van de partner in (de aanvrager ziet die naam in het formulier en in de privacytekst) en één tot drie e-mailadressen. Elk adres krijgt een eigen mail met de aanvraag. Bij Antwoorden op de bevestiging gaan naar kies je of een antwoord van de aanvrager bij de partner of bij jou terechtkomt.
• Geen partner, alleen ik. De aanvraag komt dan alleen bij jou binnen.

Soorten uitje en extra's instellen

Onder Soorten uitje staan de vier soorten die een bezoeker kan kiezen: Golfclinic voor beginners, Training voor golfers, Golftoernooi en Weet ik nog niet. Zet per soort aan wat je aanbiedt. Staat een soort aan, dan stel je daarbij in:

• Minimaal aantal personen. Optioneel. In het formulier staat het aantal personen dan alvast op dit minimum. Met minder personen kan iemand nog steeds een aanvraag sturen; het formulier noemt dan het minimum.
• Prijs vanaf, per persoon. Optioneel, in euro's, bijvoorbeeld 45 of 47,50 (zonder punt voor duizendtallen). Alleen bij Golfclinic voor beginners, Training voor golfers en Golftoernooi. Op de aanvraagpagina van een Golfly-site staat dit als "vanaf €45 p.p." bij de soort; de laagste prijs staat ook bovenaan. Laat je het leeg, dan noemt de pagina geen prijs. Het formulier zelf toont de prijs nooit.
• Duuropties. In uren, bijvoorbeeld 1,5 of 2, in stappen van een kwartier en maximaal zes opties. Zonder opties vraagt het formulier niet naar de duur. Deze optie hoort niet bij elke soort.
• Extra's. Wat je naast de golf aanbiedt, bijvoorbeeld een ronde in de baan. Geef elke extra een naam en eventueel een Engelse naam. Zonder Engelse naam toont het Engelse formulier de Nederlandse. Extra's staan niet bij elke soort; bij een golftoernooi verschijnen ze alleen bij golf, niet bij footgolf.

Je golfclinicpagina: foto's, reviews en locaties

Op een Golfly-site staat onder de soorten het blok Je golfclinicpagina. Op een op maat gebouwde site zie je dit blok niet, want daar is /golfclinic alleen het formulier. Wat je hier wijzigt, bewaar je met de gewone knop Opslaan onderaan.

• Foto's van je clinics. Kies 3 tot 6 foto's van clinics of groepen die je gaf (JPEG, PNG of WebP). Je kunt er meerdere tegelijk kiezen; je browser verkleint ze en uploadt ze meteen. Een beschrijving is optioneel. Zonder beschrijving slaan schermlezers de foto over; ze noemen de strook wel "Foto's van clinics met" en je naam. Met 1 of 2 foto's kun je niet opslaan. Zonder eigen foto's toont de pagina algemene sfeerfoto's van golfgroepen, zonder bijschrift. Heb je een profielfoto, dan staat die bovenaan de pagina naast de kop en komen je clinicfoto's in de fotostrook eronder. Zonder profielfoto staan je clinicfoto's direct onder de knop, met de eerste vooraan; bij die foto staat dan Eerste foto. Met Vooraan zetten (op een telefoon het pijltje naar links) zet je een andere foto op de eerste plek. Op de pagina krijgt elke foto zijn eigen vorm, liggend of staand. Haal je een foto weg en sla je op, dan wordt het bestand ook verwijderd. Een foto die je uploadt maar niet opslaat, wordt verwijderd als je later opslaat en de upload ouder is dan een dag.
• Reviews. Hoogstens 3 echte reviews van groepen of deelnemers, met hun toestemming: de tekst, de naam en eventueel een functie of bedrijf. Ze staan op de pagina direct onder de soorten die je aanbiedt, vlak bij de knoppen om aan te vragen. Zonder reviews is er geen reviewblok.
• Locaties voor clinics. Alleen als je twee of meer actieve locaties hebt. Vink aan waar de clinic kan; de pagina noemt dan alleen die locaties. Niets aangevinkt betekent alle actieve locaties. Zet je een aangevinkte locatie later op inactief, dan valt die vanzelf weg. Blijft er geen aangevinkte actieve locatie over, dan toont de pagina weer alle actieve locaties.

De lijst met aanvragen

Zodra het formulier aanstaat, of zodra er aanvragen zijn, staat in het menu onder Aanbod het item Groepsaanvragen. Een getal erbij laat zien hoeveel aanvragen nog Nieuw zijn.

De lijst toont de nieuwste eerst, met kenmerk, binnenkomstdatum, aanvrager, soort, aantal personen, gewenste datum, status en bron (je eigen website of een clubwebsite). Met de knoppen bovenaan filter je op status. Met Instellingen ga je terug naar de instellingen.

Een aanvraag openen en de status zetten

Klik op een aanvraag om alles te zien wat de aanvrager invulde: contactgegevens, groep en planning, programma, wensen voor eten en drinken, bron en de behandeling tot nu toe. Onderaan staat de Historie met elke statuswijziging, wie hem deed en de notitie erbij.

De statussen zijn:

• Nieuw: net binnen.
• Opgepakt: iemand is ermee bezig.
• Meer info nodig: je moet nog iets navragen. Vul in wat je wilt navragen en geef aan of het formulier dit had moeten vragen. Dat laatste helpt je om het formulier te verbeteren.
• Voorstel gedaan: er ligt een voorstel bij de aanvrager. Je kunt de golfprofessional noteren.
• Geboekt: het uitje staat vast. Vul de datum van het uitje in; de golfprofessional is optioneel.
• Afgevallen: het gaat niet door. Kies een reden (datum zit vol, geen golfprofessional beschikbaar, budget past niet, klant haakt af of anders). Kies je Anders, dan vul je een toelichting in.

Kies bij Status wijzigen de nieuwe status, vul de velden in die erbij verschijnen en klik op Status opslaan. Een notitie is optioneel en komt in de historie.

Een partner zet de status via de mail

De mail aan je partner (en aan jou) bevat knoppen voor de statussen. Zo kan de partner de status bijwerken zonder in te loggen.

1. De partner klikt op een knop in de mail en komt op een statuspagina met een samenvatting van de aanvraag.
2. Alleen openen verandert niets. De status wijzigt pas na Opslaan.
3. De partner vult zijn naam in, zodat de historie laat zien wie de wijziging deed. Het apparaat onthoudt die naam voor de volgende keer.
4. Jij krijgt een mail dat de status is gewijzigd, met de oude en nieuwe status, de naam en de notitie.

De link in de mail is de enige toegang tot die pagina.

Een statuslink intrekken

Is een mail bij de verkeerde persoon beland, trek dan de link in. Open de aanvraag, scroll naar Statuslink en klik op Statuslink intrekken. Bevestig met Intrekken.

Daarna werken de knoppen in de verstuurde mails aan de partner en aan jou niet meer; de pagina zegt dan dat de link niet meer werkt. Je kunt dit niet terugdraaien. De status wijzig je daarna alleen nog in je eigen beheer.

Wat de aanvrager ziet

Na het versturen krijgt de aanvrager een bevestigingsmail met een kopie van wat hij invulde, het kenmerk en wat er nu gebeurt. Er staat uitdrukkelijk in dat het nog geen boeking is en dat het uitje pas vaststaat als hij het voorstel goedkeurt. Antwoordt hij op die mail, dan komt dat terecht bij de partner of bij jou, zoals je dat bij de instellingen koos. De aanvrager krijgt zelf geen mail bij een statuswijziging.

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik het tabblad Groepsuitjes niet?

Beheert een club jouw omgeving, dan staat de functie voor jou uit en regelt de club groepsuitjes zelf. Staat het tabblad er wel, maar zie je alleen een uitleg, dan geldt hetzelfde.

Waarom staat Groepsaanvragen niet in mijn menu?

Het menu-item verschijnt zodra het formulier aanstaat of er aanvragen zijn. Zet het formulier aan bij Admin → Lessen, tab Groepsuitjes.

Kan ik het formulier tijdelijk dichtzetten?

Ja. Zet de schakelaar Aanvraagformulier voor groepsuitjes uit en sla op. Bestaande aanvragen blijven in de lijst staan.

Gerelateerd

• Groepslessen en cursussen organiseren