E-mails aan klanten aanpassen
Wat kun je aanpassen?
Onder Admin → Meldingen & e-mails, tab E-mails aan klanten, pas je de toon en tekst aan van de mails die Golfly namens jou naar klanten stuurt. De praktische blokken (lesgegevens, knoppen, betaal- en agenda-info en de voettekst) voegt Golfly zelf toe. Die kun je niet aanpassen, zo blijven de mails kloppen.
De lijst staat per categorie en telt 31 mails:
- Boekingen (7): Boeking bevestigd, Betaalverzoek (nog te betalen), Boeking geannuleerd, Herinnering (dag ervoor), Les geannuleerd door coach, Les verzet door coach en Les aangepast door coach.
- Betalingen (4): Betaling niet gelukt, Betalingsherinnering, Laatste betalingsherinnering en Refund onderweg.
- Pakketten & tegoed (2): Credits verlopen bijna en Pakket bevestigd.
- Vaste les (15): Vaste les ingepland, Blok betaald, Verlenging vaste les, Herinnering verlenging, Laatste kans verlenging, Vaste les gepauzeerd, zeven mails rond de doorlopende les (factuur van de maand, herinnering, bedrag aangepast, betaling ontvangen, gestopt wegens achterstand, opzegging bevestigd en afwezigheid bevestigd), en Win-back 1 (dag 7) en Win-back 2 (dag 30). De win-backmails staan standaard uit; aanzetten doe je onder Admin → Vaste lessen.
- Leads (3): Swing Check ontvangen, Wachtlijst groepslessen en Interesse fysieke editie.
Je ziet alle mails, ook van functies die je niet gebruikt. Elke mail draagt het label Standaard of Aangepast.
Zo pas je een mail aan
- Ga naar Admin → Meldingen & e-mails, tab E-mails aan klanten, en klik op het pijltje rechts van de mail.
- Pas de velden aan. Meestal zijn dat Onderwerp, Kop, Intro en Ondertekening. Bij een aantal mails is er geen ondertekening, en bij Laatste betalingsherinnering en Refund onderweg kun je alleen onderwerp en kop wijzigen, omdat de rest vaste afspraken bevat.
- Voeg waar nodig variabelen in met de knoppen onder Variabelen. Klik eerst in het veld waar de variabele moet komen.
- Kijk naar het voorbeeld; dat ververst vanzelf terwijl je typt. Of klik op Testmail naar mezelf.
- Klik op Opslaan. Je ziet "E-mail opgeslagen" en het label springt op Aangepast.
Klap je de mail dicht of open je een andere mail zonder op te slaan, dan ben je je wijzigingen kwijt.
Een paar regels: het onderwerp mag 150 tekens zijn, de kop 120, de intro 1200 en de ondertekening 80. In de intro maakt een lege regel een nieuwe alinea. De tekens < en > mag je nergens gebruiken. Laat je een veld leeg, dan gebruikt Golfly voor dat veld de standaardtekst.
Let op bij Betaalverzoek (nog te betalen): dezelfde tekst gaat ook uit als de les al is geweest en de betaling nog openstaat. Houd de intro daarom neutraal.
Variabelen gebruiken
Per mail staan er andere variabelen klaar, bijvoorbeeld Naam klant, Lesnaam, Datum, Starttijd, Jouw voornaam, Bedrag of Pakketnaam. Golfly vult ze in bij het versturen. Klik in een veld en dan op een variabele; hij verschijnt als bijvoorbeeld {{clientName}}. Zelf typen mag ook, als je hem precies zo spelt. Een onbekende variabele kun je niet opslaan; je ziet dan "Onbekende variabele". In de ondertekening mogen geen variabelen staan, daar vul je je naam letterlijk in.
Voorbeeld en testmail
Het voorbeeld toont de mail met voorbeeldgegevens, zoals klant Jan de Vries en les "Privéles 60 min", in de taal van het tabblad dat openstaat. Het toont altijd de tekst zoals die nu in de velden staat, ook als je nog niet hebt opgeslagen. Met Verberg voorbeeld klap je het dicht. Lukt het laden niet, dan staat er "Voorbeeld laden mislukt".
Testmail naar mezelf stuurt de mail naar het e-mailadres waarmee je inlogt, met "TEST" voor het onderwerp. De mail gaat via je eigen afzendernaam en afzenderadres. Die stel je in onder Admin → Site Instellingen bij Afzendernaam en Afzender e-mail; een eigen domein als afzender vraagt verificatie via support.
Nederlands en Engels
Heb je de Engelstalige site, dan staat naast Nederlands het tabblad English. Vul de Engelse velden zelf in of klik op Vertaal vanuit NL; dat vertaalt onderwerp, kop en intro, niet de ondertekening. Controleer de tekst en sla op. Zonder de Engelstalige site zie je op dat tabblad de kaart om hem te activeren. Zie Tweetalige content.
Bij het opslaan slaat Golfly altijd beide talen op, zoals ze in de velden staan. Een Engelstalige klant krijgt dus de Engelse velden zoals jij ze hebt laten staan.
Terug naar standaard
Klik op Herstel naar standaard. De mail gebruikt dan weer de tekst van Golfly en het label wordt Standaard. Je oude tekst blijft wel in de velden staan. Klik daarna niet op Opslaan, want daarmee zet je de aanpassing weer aan.
Veelgestelde vragen
Gelden mijn aanpassingen ook voor pushmeldingen en meldingen in de app?
Nee. Alleen de e-mail verandert. Push en meldingen in de app houden de standaardtekst.
Kan ik een mail helemaal uitzetten?
Niet hier. Welke gebeurtenissen een mail sturen ligt vast; alleen de win-backmails voor vaste lessen hebben een aan-uitknop, onder Admin → Vaste lessen.
Waarom zie ik mails voor Swing Check of vaste lessen terwijl ik die niet gebruik?
De lijst toont alle 31 mails, los van je abonnement. Een mail die nooit wordt verstuurd, kun je gewoon laten staan.