Boeken voor een klant (externe boeking)

Wat is een externe boeking?

Een externe boeking is een les die je zelf inplant voor een klant, in plaats van dat de klant via je site boekt. Handig als iemand belt of appt. Je opzegtermijn en je beschikbaarheid gelden hier niet: jij weet zelf dat je tijd hebt. Golfly controleert alleen of de tijd niet botst met een andere les.

Er zijn twee plekken om dit te doen. De kalender is de volledigste: daar kun je ook een nieuwe klant aanmaken en meteen een betaallink meesturen.

Vanuit de kalender

1. Ga naar Admin → Kalender. Klik op een vrij moment in de week, of gebruik de plusknop (op mobiel) of de toets N voor de geselecteerde dag.
2. Bovenin staat de gekozen dag en starttijd. Met de min- en plusknoppen schuif je in stappen van 5 minuten; de eindtijd volgt de duur van het lestype.
3. Kies onder Klant voor Bestaande klant (zoek op naam, e-mail of telefoon) of Nieuwe klant. Bij een nieuwe klant zijn naam en telefoonnummer verplicht; een e-mailadres is optioneel. Zonder e-mail krijgt de klant alleen een WhatsApp-bericht van jou.
4. Kies de Locatie (alleen als je er meer dan één hebt) en het Lestype.
5. Kies de Betaalmethode. Heeft de klant een pakket met credits voor dit lestype, dan staat Credits gebruiken al voorgeselecteerd; met Ander pakket? kies je een ander pakket. Verder zie je iDEAL via betaallink (alleen als Mollie gekoppeld is) en Contant of pin bij de les (alleen als je die optie hebt aanstaan).
6. Voeg eventueel via Notitie toevoegen een notitie voor jezelf toe.
7. Klik op Boek + mail betaallink of Boek + mail bevestiging.

Daarna zie je "Boeking aangemaakt". Bij een betaallink staat er dat die gemaild is en dat je hem niet apart hoeft te sturen; bij credits staat erbij hoeveel credits de klant nog over heeft. Heeft de klant geen e-mailadres, dan staat er "Geen e-mailadres bekend, gebruik WhatsApp". Met Stuur via WhatsApp open je een kant-en-klaar bericht.

Vanuit Boekingen

1. Ga naar Admin → Boekingen en klik rechtsboven op Externe boeking.
2. Kies de Klant uit je lijst. Een nieuwe klant aanmaken kan hier niet; doe dat via de kalender of via Admin → Klanten.
3. Kies eventueel de Locatie, dan het Lestype, de Datum en de Starttijd. De eindtijd rekent Golfly uit. Heb je meer dan één locatie, dan staat de locatie daarna ook in de kolom Locatie van de lijst; een oudere boeking zonder locatie hoort bij je primaire locatie.
4. Heeft de klant een actief pakket met credits voor dit lestype, dan verschijnt Gebruik pakket van klant. Kies een pakket of laat het op Geen pakket (betaling apart) staan.
5. Voeg eventueel Notities toe en klik op Toevoegen.

Zonder pakket zet dit formulier de boeking op contant of pin bij de les. Dat werkt alleen als je die optie hebt aanstaan onder Site Instellingen; anders krijg je een foutmelding en gebruik je de kalender. Wil je alsnog online laten betalen, open dan de boeking en klik op Stuur betaallink.

De betaling regelen

• Credits: Golfly trekt direct één credit af. Er hoeft niets meer betaald te worden; de bevestigingsmail zegt dat de les van het pakket is afgeschreven.
• iDEAL via betaallink: de klant krijgt een mail met een Mollie-betaallink. De link is herbruikbaar (een afgebroken iDEAL-sessie kan hij gewoon opnieuw proberen), blijft minstens 30 dagen geldig en verloopt nooit vóór de les zelf. Betaalt hij, dan gaat de boeking op betaald en sluit Golfly de link.
• Contant of pin: de boeking staat bevestigd met de melding dat de klant bij de les afrekent. Na de les markeer je hem als betaald. Zie Contant of pin bij de les afrekenen.

Alles wat je daarna met de boeking doet, gaat via het detailpaneel. Zie Een boeking beheren vanuit het detailpaneel.

Wat ziet de klant?

Heeft de klant een e-mailadres, dan krijgt hij een bevestigingsmail met een agendabestand. Bij een betaallink staat de betaalknop in die mail; bij contant staat erin dat hij bij de les afrekent. Boek je in de daluren, dan geldt je off-peak tarief ook hier. Is dit zijn eerste les bij jou, dan is de mail een welkomstmail.

Veelgestelde vragen

Kan ik een gratis les inplannen?

Heeft de klant credits, dan boek je met een credit. Wil je een les helemaal weggeven, boek dan op contant of pin en stuur geen betaallink. Let op: de boeking blijft dan als niet betaald staan en telt mee bij Openstaand op je dashboard. Wil je dat niet, markeer hem dan na afloop als betaald.

Werkt dit ook binnen mijn opzegtermijn?

Ja. De publieke boekingspagina houdt zich aan je termijn en je beschikbaarheid; jouw eigen boekingen niet. Golfly weigert alleen een tijd die al bezet is.

Wat als Mollie geen betaallink kan aanmaken?

Zie je "Verbind Mollie opnieuw via Instellingen", dan is je Mollie-koppeling verlopen. Ga naar Admin → Koppelingen, kaart Betalingen via Mollie, en koppel opnieuw. Zie Mollie Connect instellen. Bij een andere storing wordt de boeking niet aangemaakt; probeer het dan opnieuw.

Kan ik dit ook gebruiken voor groepslessen?

Nee. Een externe boeking is voor één-op-één lessen. Voor een groepsles of cursus schrijf je een deelnemer in vanuit de cursuspagina. Zie Groepslessen en cursussen organiseren.

Gerelateerd

• Een boeking beheren vanuit het detailpaneel
• Mollie Connect instellen
• Contant of pin bij de les afrekenen
• Beschikbaarheid instellen