Externe boeking toevoegen (admin-side boeking)
Wat is een externe boeking?
Een externe boeking is een les die je zelf inplant voor een klant, in plaats van dat de klant zelf via je site boekt. Handig als iemand je belt of appt. Je vindt de knop Externe boeking in Admin → Boekingen. De standaard 24-uurs cutoff van de publieke boekingsflow geldt hier niet, want jij weet zelf dat je tijd hebt.
Hoe maak je een externe boeking?
- Ga naar Admin → Boekingen.
- Klik rechtsboven op Externe boeking.
- Kies de Klant uit je lijst.
- Kies een Lestype uit je bestaande lijst.
- Vul Datum, Starttijd en Eindtijd in.
- Heeft de klant een actief lespakket met genoeg credits voor dit lestype, dan verschijnt Gebruik pakket van klant. Kies een pakket om met een credit te betalen, of laat het op Geen pakket (betaling apart) staan.
- Optioneel: voeg Notities toe.
- Klik op Toevoegen.
De boeking staat meteen bevestigd in je agenda, ook als hij binnen je gewone cutoff valt.
De betaling regelen
Hoe je de klant laat betalen, hangt af van wat je bij stap 6 koos.
- Betalen met een credit (pakket): kies je een pakket, dan trekt Golfly direct één credit af. Er hoeft niets meer betaald te worden. De klant ziet in zijn bevestigingsmail dat de les van zijn pakket is afgeschreven.
- Apart betalen: laat je het op Geen pakket staan, dan staat de boeking bevestigd maar nog niet betaald. Je rekent later af. Twee opties:
- Online via een Mollie-betaallink. Open de boeking in Admin → Boekingen, en stuur of kopieer de betaallink vanuit het detailpaneel. De klant betaalt via iDEAL.
- Contant of pin bij de les. Reken ter plaatse af en markeer de boeking daarna in het detailpaneel als betaald. Zie Contant of pin bij de les afrekenen.
Alles wat je na het aanmaken met de boeking doet, regel je via het boeking-detailpaneel. Zie Een boeking beheren vanuit het detailpaneel.
Wat ziet de klant?
Heeft de klant een mailadres, dan krijgt hij een bevestigingsmail met een agenda-bestand (.ics). Stuur je een Mollie-betaallink, dan staat de betaalknop in die mail. Vanuit het detailpaneel kun je de boeking ook delen via WhatsApp: Golfly maakt een kant-en-klaar bericht met de betaallink, jij tikt alleen op verzenden.
Veelgestelde vragen
Hoe lang blijft een Mollie-betaallink geldig?
De betaallink is herbruikbaar. Lukt de eerste poging niet (bijvoorbeeld een afgebroken iDEAL-sessie), dan kan de klant dezelfde link gewoon opnieuw gebruiken. De link blijft ongeveer 30 dagen geldig en verloopt nooit eerder dan de lesdatum. Zodra de betaling binnen is, archiveert Golfly de link automatisch zodat er niet dubbel betaald kan worden.
Kan ik een gratis les inplannen?
Ja, op twee manieren. Heeft de klant credits, dan reken je een credit af zonder dat er iets betaald hoeft te worden. Wil je een les helemaal weggeven (bijvoorbeeld om een no-show goed te maken), maak dan een externe boeking aan, laat hem op Geen pakket staan en stuur geen betaallink. De boeking blijft dan onbetaald in je systeem staan.
Werkt dit ook binnen de annuleringstermijn?
Ja. Dat is precies het scenario waar deze flow voor bedoeld is. De publieke boekingspagina blokkeert boekingen binnen je cutoff, een externe boeking niet. Jij weet immers zelf dat je tijd hebt.
Wat als Mollie geen betaallink kan aanmaken?
Krijg je de melding dat je Mollie opnieuw moet koppelen, dan is je Mollie-koppeling verlopen. Ga naar Admin → Site Instellingen en herverbind. Daarna probeer je het opnieuw. Zie ook Mollie Connect instellen.
Kan ik dit ook gebruiken voor groepslessen?
Nee. Een externe boeking is voor één-op-één lessen. Voor een groepsles laat de klant zich aanmelden via je publieke pagina, of stuur je de directe link naar het evenement.
Gerelateerd
Beschikbaarheid instellen
Hoe je je wekelijkse lesuren en uitzonderingen configureert in Golfly.
Een boeking beheren vanuit het detailpaneel
Het boeking-detailpaneel: betaalstatus lezen, een betaallink sturen, markeren als betaald, verzetten, no-show, annuleren en terugbetalen. Plus wat er gebeurt bij annuleren van een onbetaalde boeking.