ProAgenda koppelen aan Golfly

Waarom koppelen?

Gebruik je naast Golfly nog ProAgenda, dan koppel je die agenda onder Admin → Koppelingen. Golfly haalt je bezette ProAgenda-tijden op en blokkeert ze op je boekingspagina, zodat klanten geen tijd boeken die daar al vol staat. Andersom schrijft Golfly nooit in ProAgenda; daarvoor gebruik je de Google-brug of werk je het zelf bij.

Hoe koppel je ProAgenda?

1. Ga naar Admin → Koppelingen. Kies bij Welke agenda gebruik je? voor ProAgenda.
2. Plak de link van je ProAgenda-pagina, bijvoorbeeld seve.proagenda.com, en klik op Zoeken. Is het de link van je club, kies dan je eigen naam in de lijst. Is het je persoonlijke link, dan vraagt Golfly "Ben jij dit?".
3. Vink de toestemming aan: Golfly mag je publieke ProAgenda-agenda ophalen wanneer klanten beschikbaarheid bekijken.
4. Klik op Verbinden. Golfly haalt direct de komende zeven dagen op; de rest volgt vanzelf.

Liever je ProAgenda-ID zelf invoeren? Dat kan via de link Liever je ProAgenda-ID handmatig invoeren? onder het formulier. Kom je er niet uit, klik dan op Mail ons je ProAgenda club-link en wij doen het voor je.

Je kunt dit ook al doen in de wizard bij het inrichten van je site, in de stap Koppelingen. Vink je daar Ik gebruik ProAgenda voor mijn agenda aan zonder te koppelen, dan krijg je één tot drie dagen later één herinneringsmail, met onderaan een link om verdere herinneringen uit te zetten.

Eén agenda tegelijk

Je kunt ProAgenda of iGolfInstructor koppelen, niet allebei. Koppel je ProAgenda, dan verdwijnt een bestaande iGolfInstructor-koppeling en stopt die blokkering. Google Agenda staat hier los van.

Wat slaat Golfly op?

Alleen tijdvakken: datum, begin- en eindtijd, met het label "PA: les" of "PA: blok". Namen van klanten of lesomschrijvingen worden niet opgeslagen. In je eigen admin-agenda toont Golfly de echte ProAgenda-titels wel, live opgehaald terwijl je kijkt.

Een afspraak telt als blok in plaats van les als hij langer duurt dan je langste lestype, of als er een woord als lunch, pauze, vakantie, verlof of vrij in staat. Beide blokkeren de tijd voor klanten.

Golfly haalt je ProAgenda op wanneer klanten je beschikbaarheid bekijken, wanneer jij je agenda opent, en bij een receptiedesk. Tussen twee keer ophalen zit minimaal een uur. Het venster is 90 dagen vooruit; het verleden wordt niet aangeraakt. Met Sync nu op Koppelingen haal je direct op; je ziet dan "Sync voltooid" met wat er is toegevoegd of verwijderd.

Wat zie je in je agenda?

ProAgenda-tijden staan als gearceerde blokken met een klein label PA in je kalender. Daar kunnen klanten niet op boeken.

Boekingen die nog in ProAgenda moeten

Golfly schrijft niet in ProAgenda. Het idee was dat ProAgenda de Golfly-afspraken uit Google Agenda zou lezen, maar bij het testen bleek ProAgenda alleen zijn eigen Google-agenda te lezen. Reken er dus niet op dat een Golfly-boeking vanzelf in ProAgenda verschijnt. Daarom houdt Golfly bij welke boekingen nog niet in ProAgenda staan:

• In je kalender krijgt zo'n boeking een oranje label PA. Het verdwijnt vanzelf zodra Golfly bij de volgende ophaalronde ziet dat de tijd in ProAgenda bezet is.
• Op je dashboard staat het blok Nog handmatig bijwerken met dezelfde boekingen (ook mislukte Google Agenda-afspraken) en per regel een vinkje.
• In de boeking zelf staat een balk "Nog niet in ProAgenda", "Verplaats in ProAgenda" of "Nog in ProAgenda", met de knop Gemarkeerd als toegevoegd, Gemarkeerd als verplaatst of Gemarkeerd als verwijderd.

Zet je de boeking zelf in ProAgenda, dan verdwijnt de taak bij de volgende ophaalronde vanzelf, of je klikt hem weg.

Link wijzigen, pauzeren of stoppen

• Link wijzigen op Koppelingen: plak een nieuwe link. De oude koppeling blijft staan tot de nieuwe is gelukt.
• Sync actief uitzetten: Golfly haalt niets meer op en de knop Sync nu werkt niet. Openstaande "nog in ProAgenda"-taken worden gewist. Zet je hem later weer aan, dan tellen alleen nieuwe boekingen.
• Koppeling verwijderen: de blokkering stopt direct en de opgeslagen ProAgenda-tijdvakken worden opgeruimd.

Pakketten importeren uit ProAgenda

Stap je over, dan neem je het lestegoed van je klanten mee via Admin → Pakketten → Importeer uit ProAgenda. Dat werkt met een export uit ProAgenda als .xlsx, .xls of .csv.

1. Upload het bestand.
2. Koppel de kolommen aan de velden van Golfly.
3. Kies bij Opties welke vervaldatum de pakketten krijgen: de originele ProAgenda-datum, vandaag plus een geldigheidsperiode, de aankoopdatum plus een geldigheidsperiode, of één eigen datum voor alle rijen.
4. Bevestig. Rijen zonder resterend tegoed of van klanten die al een pakket hebben, worden overgeslagen.

Voor elke klant maakt Golfly een account aan, zonder welkomstmail. Vertel je klanten dus zelf over de overstap. Op de klantkaart dragen deze pakketten het label ProAgenda.

Veelgestelde vragen

Ik zie "Dat lijkt geen geldige ProAgenda-link"

Plak de link van je club of van je eigen ProAgenda-pagina, zoals https://seve.proagenda.com, zonder verdere paden erachter.

Wat gebeurt er als ProAgenda even niet bereikbaar is?

Dan controleert Golfly de tijd niet extra bij ProAgenda en gaat een boeking gewoon door. Een klant kan in die tussentijd een tijd boeken die in ProAgenda net bezet is geraakt.

Zien klanten wat er in mijn ProAgenda staat?

Nee. Klanten zien alleen dat een tijd niet beschikbaar is.

Gerelateerd

• Beschikbaarheid instellen
• Google Agenda koppelen
• Lespakketten