Refunds uitvoeren en disputes afhandelen

Wat is een refund?

Een refund is het terugstorten van een betaling aan een leerling, die je uitvoert via de knop Terugbetalen in het boekingsdetailpaneel. Mollie verwerkt het binnen enkele werkdagen. Een dispute of chargeback is een refund die de leerling zelf bij zijn bank aanvraagt; die handelt Mollie af, niet Golfly.

Bij een cursus-annulering ná de cutoff krijgt de leerling automatisch een tegoed (cadeaubon) in plaats van een refund. Dat regelt Golfly zelf, jij hoeft niets te doen. Zie Groepslessen en cursussen organiseren voor de regels en Cadeaubonnen beheren voor hoe die tegoeden eruitzien.

Hoe voer je een refund uit?

Refunds verlopen via het boekingsdetailpaneel, het scherm waarin je ook een boeking verzet, annuleert of als no-show markeert. Zie Een boeking beheren vanuit het detailpaneel voor alle acties op een rij.

1. Open de boeking. Klik op een rij in Admin → Boekingen of op een les in Admin → Kalender. Het detailpaneel schuift open.
2. Klik onderaan op Terugbetalen. Deze knop verschijnt alleen bij een boeking die via iDEAL (Mollie) is betaald. Bij betaling met credits of een cadeaubon zie je de knop niet.
3. Controleer of pas het bedrag aan. Standaard staat het volledige betaalde bedrag ingevuld; je mag een lager bedrag invullen voor een gedeeltelijke terugbetaling. Vul eventueel een reden in.
4. Klik op Bevestig terugbetaling en daarna in het venster op Ja, terugbetalen. De betaalstatus wijzigt naar teruggestort (het euro-icoon in het paneel wordt rood). Mollie schrijft het bedrag binnen enkele werkdagen bij op de rekening van de leerling.

Bij een volledige terugbetaling wordt de boeking automatisch geannuleerd. Bij een gedeeltelijke terugbetaling blijft de boeking bevestigd staan.

Betaalde de leerling een pakket via iDEAL en stort je dat terug, dan beperkt Golfly het bedrag tot het deel dat nog niet is opgebruikt (al gebruikte credits zijn niet terugvorderbaar). Het pakket wordt daarbij gesloten en de resterende credits komen op nul te staan.

Wat doe je bij een dispute of chargeback?

Disputes worden in je Mollie-dashboard afgehandeld, niet in Golfly. Mollie stuurt je een e-mail zodra er een is en vraagt om bewijs (boekingsbevestiging, communicatie met de leerling, WhatsApp-berichten). Log in op dashboard.mollie.com en upload daar je onderbouwing. Reageer binnen de termijn die Mollie noemt, meestal 7 tot 14 dagen. Reageer je niet, dan wordt het bedrag teruggedraaid in het voordeel van de leerling.

Veelgestelde vragen

Kan ik een gedeeltelijk refund doen?

Ja. In het terugbetaalscherm staat het volledige bedrag standaard ingevuld, maar je mag een lager bedrag invullen. Het maximum is altijd het oorspronkelijk betaalde bedrag.

Wat gebeurt er met de boeking na een refund?

Bij een volledige terugbetaling wordt de boeking automatisch geannuleerd, je hoeft dat niet apart te doen. Bij een gedeeltelijke terugbetaling blijft de boeking bevestigd staan. In het detailpaneel van een geannuleerde boeking zie je het blokje Cancel-flow uitkomst met de uitkomst (Verzet, Tegoed bewaard, Geld teruggestort of Geannuleerd door coach), zodat je achteraf ziet wat er met de betaling is gebeurd.

Hoe lang duurt het voor de leerling zijn geld terug heeft?

Mollie zegt toe binnen 5 werkdagen bij te schrijven op de rekening van de leerling. De exacte tijd hangt af van de bank van de leerling.

Krijg ik de Mollie-transactiekosten terug bij een refund?

Nee. Mollie houdt de transactiekosten van de oorspronkelijke betaling in, ook bij een volledige refund. Dat zie je terug op je Mollie-uitbetaling.

Wat als een leerling niet komt opdagen, moet ik dan een refund doen?

Dat is jouw keuze. Golfly stuurt geen automatische refund bij een no-show. Veel coaches kiezen ervoor om bij een eerste no-show coulant te zijn en bij een herhaling niet meer terug te storten.

Wanneer krijgt een leerling een tegoed in plaats van een refund?

Alleen bij annulering van een cursus (meerdaagse groepsles) ná de annuleringstermijn. Voor losse lessen en eenmalige groepslessen is dit niet van toepassing: daar geldt alleen de standaard refund-regel hierboven. De automatisch aangemaakte tegoedbon vind je terug onder Admin → Cadeaubonnen met de bron "Cursus-annulering".

Gerelateerd

• Mollie Connect instellen
• Uitbetalingen en Mollie-kosten
• Groepslessen en cursussen organiseren
• Cadeaubonnen beheren