Vaste les: abonnementen voor terugkerende lessen

Wat is Vaste les?

Vaste les is een terugkerende les op een vast moment: elke week, om de week of met een ander ritme, steeds op dezelfde dag en tijd. De klant betaalt vooraf, per blok lessen of per kalendermaand, voordeliger dan losse lessen. Er is ook een maandtegoed zonder vaste plek. Je vindt dit onder Admin → Vaste lessen.

Vaste les in blokken, doorlopend of als maandtegoed

Bij het aanmaken van een sjabloon kies je de vorm. Kies je Vaste les in blokken, dan koopt de klant lessen per blok vooruit tegen een blokprijs, en vul je Lessen per blok en Prijs per blok (€) in. Kies je Doorlopende vaste les, dan staat de plek een aantal weken vooruit vast (standaard 26, bij je staffel altijd 26) en betaalt de klant per kalendermaand vooruit, alleen voor de lessen die in die maand vallen; daarbij vul je Prijs per les (€) en Hoe ver vooruit vastzetten (weken) in. Kies je Maandtegoed, dan koopt de klant elke maand een vast aantal credits en boekt hij zijn lessen zelf, zonder vaste plek; daarbij vul je Credits per maand en Prijs per maand (€) in. De twee laatste vormen verschijnen alleen als de schakelaar Doorlopende vaste les op Admin → Vaste lessen aan staat.

De staffel: je vaste prijzen per lestype

Op Admin → Vaste lessen, tab Staffel, leg je per lestype vast wat een vaste les kost. Elk lestype heeft twee blokken. Bij Vast moment (zelfde dag en tijd) heeft je klant om de week of elke week een vaste dag en tijd. Bij Flexibel (zelf inplannen) kiest je klant zelf hoeveel lessen per maand hij wil, tussen je laagste staffelstap en je maximum, en plant hij die lessen zelf in met zijn credits. Wat geen prijs heeft, bied je niet aan.

1. Open de tab Staffel en klap het lestype open. In de kop staat de naam, de prijs van een losse les en, als het aan staat, Op boekingspagina.
2. Vul bij Vast moment de prijs per les in euro's in bij Om de week (2 lessen per maand), Elke week (4 lessen per maand) of allebei. Onder een ingevulde prijs zie je wat het wordt, bijvoorbeeld "€65 per les i.p.v. €75, 4 of 5 lessen per maand". Geef een regel als je wilt een eigen naam, bijvoorbeeld "Locked in Player". Laat je het veld leeg, dan heet hij zoals in het grijs staat: "Privéles om de week" of "Privéles elke week".
3. Vul bij Flexibel per staffelstap de prijs per les in. Een stap geldt vanaf een aantal lessen per maand, bijvoorbeeld vanaf 2 lessen €67,50, vanaf 4 lessen €65 en vanaf 8 lessen €60. Je klant betaalt de prijs per les van de stap waar zijn aantal in valt: bij 5 lessen €65 per les, dus €325 per maand. Elke volgende stap moet per les goedkoper zijn dan de stap ervoor. Onder elke stap zie je wat hij betekent, bijvoorbeeld "4 t/m 7 lessen: €65 per les i.p.v. €75, €260 tot €455 per maand". Laat je bij een stap de prijs leeg terwijl een andere stap wel een prijs heeft, dan vraagt Golfly je die in te vullen of de stap weg te halen.
4. Vul het maximum in bij "Je klant kiest tussen ... en maximaal ... lessen per maand". Je klant kiest een aantal tussen je laagste stap en dit maximum; meer dan 31 kan niet. Het maximum moet minstens zo hoog zijn als je hoogste stap, anders kan niemand die stap kiezen en zegt de editor dat. Een nieuwe staffel begint met twee lege stappen, vanaf 2 en vanaf 4, en maximaal 8 lessen per maand. Het maximum en het naamveld verschijnen zodra een stap een prijs heeft.
5. Een stap toevoegen doe je bij Staffelstap toevoegen: vanaf hoeveel lessen per maand? met een aantal van 1 tot 31 en Toevoegen. Met het kruisje haal je een stap weg; de aantallen van die stap krijgen dan de prijs van de stap eronder. Haal je je laagste stap weg, dan begint Flexibel bij de stap daarna. Wil je een stap bij een ander aantal laten beginnen, haal hem dan weg en voeg hem opnieuw toe.
6. Geef Flexibel als je wilt één eigen naam bij Naam voor Flexibel (optioneel). Je klant ziet daar zijn eigen aantal achter, bijvoorbeeld "Player Flex 5x per maand". Zonder eigen naam heet het "Privéles 5x per maand". Onder het veld zie je hoe de naam eruitziet bij je laagste stap.
7. Klik op Staffel opslaan.

Deze namen zien je klanten op hun factuur en in hun mail, en bij Flexibel ook bij hun credits.

Een nieuwe prijs geldt alleen voor nieuwe klanten. Lopende klanten houden hun les en hun prijs. Maak je bij Vast moment een prijs leeg, dan bied je die regel niet meer aan; wie er al op zit, merkt daar niets van. Vul je hem later weer, dan gaat het verder op dezelfde regel. Verlaag je bij Flexibel het maximum of haal je je laagste stap weg, dan kan een nieuwe klant de aantallen die daarbuiten vallen niet meer kiezen. Haal je een andere stap weg, dan betaalt een nieuwe klant voor die aantallen de prijs van de stap eronder. Wie er al op zit, betaalt door wat hij had. Maak je bij Flexibel alle prijzen leeg, dan bied je Flexibel niet meer aan. Een nieuwe naam voor Flexibel zien ook lopende klanten op hun volgende factuur en mail, met hun eigen aantal.

De schakelaar Vaste les aanbieden op de boekingspagina staat uit zolang er geen prijs is ingevuld, en gaat vanzelf aan bij de eerste prijs.

Sla je de eerste prijs op, dan zet Golfly de schakelaar Doorlopende vaste les voor je aan. Zet je die later zelf uit, dan wordt er niets meer verkocht en niets gefactureerd, ook niet voor klanten op je staffel. De tab Staffel waarschuwt je daarvoor.

Bovenaan de tab staat Credits blijven na opzeggen ... maanden geldig: zo lang kan een klant met Flexibel zijn resterende credits nog gebruiken nadat zijn abonnement gestopt is. Standaard 12, kies 1 tot 24. De termijn ligt vast bij de start van het abonnement, dus een wijziging geldt voor nieuwe klanten.

Vraagt een lestype op een locatie een bay, dan kan Vast daar niet: Golfly reserveert voor een vaste les op een vast moment nog geen bay. Flexibel kan wel, want je klant boekt dan via je boekingspagina en krijgt daar gewoon een bay.

Een sjabloon aanmaken

Een sjabloon gebruik je zelf, bij Nieuwe vaste les, bijvoorbeeld voor een blok of voor een afspraak die buiten je staffel valt. Klanten zien sjablonen niet.

1. Ga naar de tab Sjablonen en klik op Nieuw sjabloon.
2. Kies het Lestype waarvoor het sjabloon geldt en geef het een Naam.
3. Kies het Ritme: Elke week, Om de week, of elke 3 tot 8 weken.
4. Vul Lessen per blok (1 tot 24) en de Prijs per blok (€) in. Golfly toont meteen wat dat per les is, naast de prijs van een losse les van hetzelfde lestype. Een blok mag maximaal 52 weken beslaan; loopt het langer, dan zegt het formulier dat.
5. Laat Actief aan staan en klik op Sjabloon toevoegen.

Bestaande sjablonen bewerk je vanuit dezelfde tab. Verwijderen lukt alleen als er nog nooit een vaste les op het sjabloon heeft gestaan. Anders krijg je de melding dat het sjabloon in gebruik is en zet je het bij Bewerken op inactief. Een inactief sjabloon verschijnt niet meer in de lijst waaruit je bij een nieuwe vaste les kiest. Een cel van je staffel bewerk of verwijder je hier niet: die beheer je op de tab Staffel.

De doorlopende vorm in de praktijk

1. Je maakt het abonnement aan zoals hierboven. Golfly zet meteen alle lessen tot het einde van het venster in de agenda, en stuurt de eerste factuur, van de startdatum tot het einde van die maand.
2. Elke nacht schuift het venster een stukje op, zodat de plek altijd even ver vooruit vaststaat.
3. Zeven dagen voor een nieuwe maand gaat de factuur van die maand eruit, met alleen de lessen die er werkelijk in staan, tegen de prijs per les die gold toen de vaste les begon. Pas je later de prijs van het plan aan, dan geldt die alleen voor klanten die je daarna op dit plan zet.
4. Blijft de betaling uit, dan krijgt de klant een herinnering, gaat het abonnement daarna op achterstand, en worden na vijf dagen de nog niet gegeven lessen vrijgegeven en de factuur verlaagd. Na 30 dagen stopt het abonnement; in je melding staat dan dat de vaste les gestopt is na 30 dagen betaalachterstand.
5. Een les die niet doorgaat wordt niet terugbetaald maar verrekend: hij komt als negatieve regel op de volgende factuur.

Op de detailpagina staat onder Facturen bij elke openstaande maand ook de knop Markeer betaald, voor een klant die buiten Golfly om betaalde. Die werkt hetzelfde als bij het maandtegoed, hieronder beschreven. Bij een maand die door een stop niet meer begint staat de knop er niet (zie Wat er gebeurt als een doorlopende vaste les stopt).

Een klant die een periode weg is geeft dat op als afwezigheid, met een begin- en einddatum. Die weken vervallen en komen vrij in jouw agenda, de weken erna blijven van hem. Je kunt zo'n periode ook zelf toevoegen op de detailpagina van het abonnement.

Wat er gebeurt als een doorlopende vaste les stopt

Je klant zegt op wanneer hij wil, vanuit Mijn Account met de knop Stop en een reden. Jij stopt met Stop definitief. Voor de einddatum en het geld maakt het niet uit wie er stopt.

De vaste les loopt door tot het einde van de laatste betaalde maand die al begonnen is, en is die er niet, tot het einde van de lopende kalendermaand. Zo is de opzegtermijn nooit langer dan een maand, en dat hoort ook zo bij een abonnement voor onbepaalde tijd met een consument. Na de einddatum vervallen de lessen en komt de tijd vrij, ook in een maand die je klant al vooruit betaalde. Betaalde hij eind oktober zijn novemberfactuur al en zegt hij daarna op, dan is 31 oktober de einddatum, vervallen zijn novemberlessen, en betaal jij hem het bedrag van die lessen terug. Een factuur van een maand die hij nog niet betaald heeft vervalt, met de betaallink erbij. Staat hij op Betaalachterstand (een maand is begonnen zonder dat die betaald is), dan ziet hij de knop Stop niet; jij kunt hem dan wel stoppen.

Je klant kan jouw stop niet terugdraaien. In Mijn Account leest hij dat jij de vaste les hebt gestopt, en ziet hij ook de reden die je bij het stoppen invulde.

Staat je klant op Betaalachterstand als jij stopt, dan hangt de einddatum af van wat hij eerder betaalde:

• Betaalde hij eerder een maand, dan is de einddatum het einde van de laatste betaalde maand die al begonnen is, en die ligt meestal al achter je. De lessen die nog niet gegeven zijn vervallen dan meteen, ook die van de maand die openstaat en die van een maand die hij al vooruit betaalde. De factuur van de openstaande maand gaat omlaag naar de lessen die al gegeven zijn (zijn dat er geen, dan vervalt hij).
• Betaalde hij nog nooit een maand, bijvoorbeeld omdat de eerste factuur openstaat, dan loopt de vaste les tot het einde van de lopende kalendermaand. De lessen tot die datum blijven staan, ook die nog gegeven moeten worden, en blijven op de factuur. Alleen lessen na die datum vervallen en gaan eraf.

Is de factuur van de openstaande maand niet vervallen, dan blijft hij daarna openstaan. Die handel je af onder Facturen, met Betaallink opnieuw sturen of Markeer betaald.

Op de einddatum rekent Golfly af. Openstaand tegoed zijn lessen die op een betaalde factuur stonden, niet doorgingen en nog niet met een volgende factuur verrekend zijn. Dat zijn lessen die je klant op tijd afzegde, lessen die jij afzegde, weken van een afwezigheid die al op de factuur stonden, en lessen in een maand die hij vooruit betaalde maar die door het stoppen vervallen. Een korting die niet meer op zijn laatste factuur paste telt ook mee. Een les die hij te laat afzegde telt niet mee. Golfly zet tegoed bij een stop niet om in extra lessen en betaalt het ook niet automatisch terug. Dat betaal je zelf aan je klant terug, buiten Golfly om.

Bij het stoppen krijg je een aankondiging met de einddatum, zonder bedrag. Op de einddatum krijg je één melding met het bedrag dat je je klant nog moet terugbetalen, of dat je hem niets hoeft terug te betalen. Die komt in de app, als pushmelding en per e-mail, met per kanaal een eigen kop:

• in de app en als pushmelding: Doorlopende vaste les gestopt, of Vaste les is nu gestopt als jij zelf stopte (bij een maandtegoed Maandtegoed gestopt);
• per e-mail: een onderwerp met de naam van je klant, bijvoorbeeld "Vaste les gestopt: Jan de Vries", of "Je hebt de vaste les van Jan de Vries gestopt" als jij zelf stopte. Moet je nog iets terugbetalen, dan staat het bedrag erachter, bijvoorbeeld "Vaste les gestopt: Jan de Vries, nog €520,00 terug te betalen". Bij een maandtegoed staat er "Maandtegoed gestopt: Jan de Vries", of "Je hebt het maandtegoed van Jan de Vries gestopt" als jij zelf stopte, zonder bedrag: daar valt niets terug te betalen.

Bleef er bij het stoppen een factuur openstaan van een maand die al begonnen was, bijvoorbeeld bij een stop tijdens een betaalachterstand, dan noemt de mail ook wat daar nog op openstaat en dat je hem onder Facturen vindt. Had je klant al een deel betaald van de factuur van een maand die door het stoppen niet meer begint, dan zit dat deel in het bedrag dat je terugbetaalt. Die factuur blijft ook openstaan, maar de rest hoeft je klant niet meer te betalen; de mail zegt dan dat je er geen betaallink meer voor stuurt. Onder Facturen staat die factuur dan op Vervalt, zonder Betaallink opnieuw sturen (bij een factuur via Mollie Factuur opnieuw mailen) en Markeer betaald. Ligt de einddatum op de dag van het stoppen zelf of al daarvoor, dan krijg je meteen die melding met het bedrag. Dat gebeurt bijvoorbeeld als je klant op de laatste dag van de maand opzegt terwijl hij de volgende maand al betaald heeft. Het bedrag staat alleen in die ene melding, als totaal, ook als er meer dan één maand vooruit betaald was. De reden die je klant bij het opzeggen opgaf, staat in geen van beide meldingen.

Je klant krijgt bij het stoppen een mail met de einddatum en zijn laatste les. Staat er op dat moment geld van hem open, bijvoorbeeld omdat hij de volgende maand al betaald had, dan staat dat bedrag erin, met de zin dat jij het hem zelf terugbetaalt. Komt er tussen het stoppen en de einddatum nog tegoed bij, bijvoorbeeld omdat hij nog een les op tijd afzegt, dan staat dat alleen in jouw melding op de einddatum; je klant krijgt daar geen tweede mail over. In de voorwaarden van je klant staat dat hij opzegt wanneer hij wil, dat de les doorloopt tot het einde van de lopende maand, en dat jij terugbetaalt wat hij al betaalde voor een maand daarna. Ook voor ander tegoed dat bij het stoppen overblijft staat er dat jij het terugbetaalt.

Tot de einddatum kan je klant zijn eigen opzegging intrekken met Toch doorgaan; jij krijgt dan de melding Opzegging ingetrokken. Dat lukt niet meer als bij het opzeggen al een openstaande factuur van een volgende maand is vervallen, of als de afrekening al gedaan is. Dan leest hij dat hij daarvoor contact met jou opneemt. Jouw eigen stop kan hij nooit intrekken. En omgekeerd kun jij de opzegging van je klant niet intrekken of vervangen: zolang die loopt, staat Stop definitief er niet.

Zolang een opzegging loopt, kunnen jij en je klant een afwezigheid niet meer wijzigen of intrekken: de knop Intrekken staat er dan niet, op de detailpagina en in Mijn Account. Een nieuwe afwezigheid opgeven kan wel. Lessen die terugkomen zouden na de einddatum op geen factuur meer komen. Je klant ziet in die tijd ook de knop Stop niet.

Maandtegoed: credits per maand zonder vaste plek

Bij het maandtegoed betaalt je klant elke maand een vast bedrag voor een vast aantal credits. Er is geen vaste plek in je agenda: hij boekt zijn lessen zelf met die credits, wanneer het hem uitkomt. Deze vorm kun je pas kiezen als de schakelaar Doorlopende vaste les aan staat.

Een maandtegoedsjabloon aanmaken

1. Ga naar de tab Sjablonen, klik op Nieuw sjabloon en kies bij Planvorm de optie Maandtegoed.
2. Kies het Lestype en geef het sjabloon een Naam. Een ritme kies je niet: deze vorm heeft geen vaste lescadans.
3. Vul Credits per maand (1 tot 31) en Prijs per maand (€) (minimaal € 1) in. Golfly toont meteen wat dat per les is, naast de prijs van een losse les van hetzelfde lestype.
4. Laat Actief aan staan en klik op Sjabloon toevoegen.

De planvorm ligt vast zodra het sjabloon bestaat. Bij Bewerken staat die keuze op slot; de naam, het aantal credits, de prijs en het lestype pas je wel aan. Een ander aantal credits of een andere prijs geldt alleen voor klanten die je daarna op dit sjabloon zet. Wie al een maandtegoed heeft, houdt wat er gold toen het begon.

Een maandtegoed voor een klant starten

Een maandtegoed op een sjabloon maak alleen jij aan. Staat een lestype in je staffel met een prijs bij Flexibel, dan kan een klant die vorm ook zelf kopen op je boekingspagina; zie Zelf-verkoop via de boekingspagina hieronder.

1. Klik op Nieuwe vaste les en kies de klant zoals bij elke andere vaste les.
2. Kies het maandtegoedplan. In plaats van de momentkeuze verschijnt een Startdatum: vanaf die dag loopt het tegoed. Een locatie kies je niet, want er wordt niets ingepland.
3. Kies de Betaalmethode: iDEAL via betaallink (de klant krijgt een betaallink voor de eerste maand) of, als je contant of pin bij de les hebt aanstaan, Contant of pin bij de les (de credits staan direct klaar).

Bij het maandtegoed staat er soms een derde optie: Factuur via Mollie (BTW-factuur). Mollie maakt dan elke maand een factuur met factuurnummer en BTW en mailt die zelf naar je klant; de credits staan klaar zodra de factuur betaald is. Die optie verschijnt alleen als je bij Admin → Koppelingen de schakelaar BTW-facturen via Mollie aan hebt staan (zie Mollie Connect instellen) en je een bestaande klant hebt gekozen bij wie de Factuurgegevens (zakelijk) zijn ingevuld (zie Je klanten beheren). Bij een nieuwe klant kun je hem dus niet kiezen: vul eerst de factuurgegevens op de klantkaart in. De keuze ligt vast voor dit abonnement, elke maand gaat daarna op dezelfde manier de deur uit.

Een klant kan maar één maandtegoed tegelijk hebben. Probeer je er een tweede aan te maken, dan zegt Golfly "Deze klant heeft al een maandtegoed". Een vaste plek naast een maandtegoed kan wel.

De eerste factuur loopt van de startdatum tot het einde van die kalendermaand, tegen het volle maandbedrag en met het volle aantal credits. Er wordt niet naar rato gerekend: je klant koopt credits en geen agendaweken, en die credits blijven staan.

Bij contant of pin staat de factuur meteen op betaald, komen de credits meteen op zijn naam en krijgt hij de mail dat ze klaarstaan. Bij een betaallink krijgt hij de factuurmail met die link, en komen de credits er pas op zodra de betaling binnen is. Bij Factuur via Mollie stuurt Mollie de factuurmail in plaats van Golfly, met de betaallink op de factuur zelf; ook dan komen de credits er pas op na de betaling. Een aparte bevestigingsmail met lesdata gaat bij deze vorm niet de deur uit, want die data zijn er niet.

Elke maand daarna

• Zeven dagen voor de nieuwe maand maakt Golfly de factuur van die maand aan en mailt hem met een betaallink. Koos je Factuur via Mollie, dan maakt Mollie op dat moment de BTW-factuur en mailt Mollie hem. Het bedrag en het aantal credits zijn elke maand hetzelfde.
• Drie dagen voor de maand begint krijgt je klant een herinnering als er nog niet betaald is.
• Is de maand begonnen en staat de factuur nog open, dan komt het abonnement op Betaalachterstand. Er vervalt niets: er staat immers geen les in je agenda die je zou moeten vrijgeven.
• Blijft de betaling 30 dagen uit, dan stopt het abonnement. Je klant krijgt een mail dat zijn maandtegoed is gestopt, jij krijgt een melding, en de credits die hij nog heeft krijgen een vervaldatum.

Elke betaalde maand komt als apart tegoed op naam van je klant te staan. Zolang het abonnement loopt hebben die tegoeden geen vervaldatum en stapelen ze: wie een maand weinig boekt, neemt de rest mee naar de maand erna.

Boeken met het tegoed

Je klant boekt gewoon via je boekingspagina en rekent af met zijn credits, net als met elk ander lespakket. De credits gelden voor het lestype van het plan.

Zo'n boeking staat los van het abonnement: je ziet hem in je agenda en bij de boekingen van de klant, niet in een lessenlijst onder de vaste les. Op de detailpagina van een maandtegoed staat daarom geen lessenlijst.

De detailpagina van een maandtegoed

Bovenaan staat "Geen vaste tijd" in plaats van een weekdag en een tijd. Verder zie je:

• Maandtegoed: per betaalde maand een tegoed met het resterende en het gekochte aantal credits, het bedrag en de aankoopdatum. Zodra er een vervaldatum op staat, komt die erbij; die krijgen credits pas als het abonnement stopt.
• Facturen: per maand de periode, de omschrijving ("4 credits voor september 2026"), het bedrag en de status: Openstaand, Betaald of Vervallen. Is die maand via Mollie gefactureerd, dan staat eronder Factuur met het factuurnummer, en verschijnt de knop Factuur (PDF) die de factuur in een nieuw tabblad opent.
• De knoppen Maand overslaan en Stop definitief.

Staat een factuur nog open, dan staan er twee knoppen bij: Betaallink opnieuw sturen, die bij een factuur via Mollie Factuur opnieuw mailen heet, en Markeer betaald.

Markeer betaald is voor een klant die buiten Golfly om heeft betaald, bijvoorbeeld per overschrijving. Golfly vraagt eerst om bevestiging en zegt erbij dat de credits dan direct klaarstaan en je klant een betaalbevestiging krijgt. Gaat het om een factuur via Mollie, dan zet Golfly hem daar ook op betaald; lukt dat niet, dan lees je "Factuur betaald; Mollie kon niet bijgewerkt worden, zet hem daar zelf op betaald" en doe je dat laatste stukje zelf in je Mollie-dashboard.

Pauzeren en afwezigheid doorgeven bestaan hier niet, voor jou noch voor je klant. Wil je een maand niet in rekening brengen, gebruik dan Maand overslaan.

Een maand overslaan

Wil je een klant een maand niet laten betalen, bijvoorbeeld omdat hij een tijd weg is of omdat je iets goed te maken hebt, klik dan op Maand overslaan. Het venster noemt welke maand het is.

Wat er gebeurt: die maand krijgt een factuur van € 0,00 met de omschrijving Overgeslagen maand, er gaat geen betaallink en geen factuurmail de deur uit, en er komen geen credits bij. Stond er al een betaallink voor die maand open, dan wordt die ingetrokken; was de maand al via Mollie gefactureerd, dan annuleert Golfly die factuur bij Mollie, zodat er geen betaalbaar factuurnummer blijft staan. De maand daarna loopt alles gewoon door.

De regels eromheen:

• Je slaat altijd de eerstvolgende maand over die nog niet betaald is. Een maand die al voorbij is of al betaald, kun je niet meer overslaan.
• Dezelfde maand een tweede keer overslaan lukt niet: Golfly zegt dan dat die maand al overgeslagen staat.
• Stond je klant op Betaalachterstand door precies die maand, dan staat hij daarna weer op Actief.
• Een overgeslagen maand telt niet mee als betaalde maand. Zegt je klant later op, dan rekt zo'n gratis maand de einddatum dus niet op.

Wat er gebeurt als een maandtegoed stopt

Stop jij het abonnement met Stop definitief, of zegt je klant zelf op vanuit Mijn Account, dan loopt het maandtegoed door tot het einde van de laatste maand waarvoor betaald is. Is er nooit een maand betaald, dan is vandaag de einddatum. Facturen die nog openstonden vervallen, de betaallink erbij wordt ingetrokken, en een factuur die al via Mollie was uitgegeven wordt daar geannuleerd.

Dat annuleren bij Mollie gebeurt op elke manier waarop zo'n factuur vervalt: bij opzeggen, of je dat nu zelf doet of je klant, bij Maand overslaan, en als Golfly de vaste les zelf beëindigt omdat er 30 dagen niet betaald is of omdat de allereerste factuur nooit betaald werd. Zo blijft er nergens een betaalbaar factuurnummer achter in je BTW-administratie. Lukt het annuleren niet, bijvoorbeeld omdat de factuur bij Mollie intussen betaald is, dan merk je dat: bij Maand overslaan stopt Golfly meteen met de melding dat je het in Mollie moet nakijken, en in de andere gevallen loopt het stoppen door en blijft de factuur bij Mollie staan tot je hem daar zelf afhandelt.

Bij zo'n annulering maakt Mollie er zelf een creditnota bij en mailt die naar de klant. Dat is normaal en hoort zo: een uitgegeven factuurnummer mag niet zomaar verdwijnen, dus wordt hij met een creditnota teruggedraaid. Je klant hoeft er niets mee te doen, en jouw BTW-administratie klopt er juist door.

Geld terug komt er niet aan te pas: wat je klant betaald heeft, heeft hij als credits gekregen. Op de einddatum krijgen zijn resterende credits een vervaldatum: zo lang als gold toen zijn maandtegoed begon (bij een maandtegoed van vóór deze update de waarde van het plan, daarna de instelling Credits blijven na opzeggen ... maanden geldig op de tab Staffel), standaard 12 maanden, net als bij een pakket. In jouw melding staat dan "De klant houdt 3 credits, geldig tot ..." en in zijn mail "Je resterende 3 credits blijven geldig tot ...", zodat jullie die lessen samen nog kunnen inplannen. Ook de aankondiging die je bij het opzeggen krijgt, noemt al hoeveel credits hij op dat moment heeft.

Zegde je klant zelf op, dan kan hij dat tot de einddatum terugdraaien met Toch doorgaan, behalve als bij het opzeggen een openstaande factuur van een volgende maand is vervallen. Stopte jij het maandtegoed, dan kan hij dat niet terugdraaien; in Mijn Account leest hij dat jij het hebt gestopt, met de reden die je invulde.

Kandidaten voor een vaste les

Op de tab Abonnementen verschijnt de kaart Kandidaten voor een vaste les zodra er klanten zijn die de afgelopen 8 weken al 3 keer of vaker een losse les boekten en nog geen actief of wachtend abonnement hebben. Klik bij een kandidaat op Maak vaste les aan om meteen een abonnement voor die klant te starten, met zijn gegevens al ingevuld.

Een abonnement aanmaken

1. Klik op Nieuwe vaste les (of Maak vaste les aan vanuit de kandidatenkaart).
2. Kies de Klant. Kies Bestaande klant en zoek op naam, e-mail of telefoon, of kies Nieuwe klant en vul naam en telefoonnummer in. Onder het telefoonveld zie je hoe het nummer wordt opgeslagen. Een e-mailadres is optioneel; zonder e-mail krijgt de klant geen bevestigingsmail en deel je de betaallink zelf via WhatsApp. Lijkt het nummer of e-mailadres op een klant die je al hebt, dan verschijnt een melding met Deze gebruiken.
3. Kies het Plan: je staffel staat per lestype, met eerst Vast moment en dan Flexibel, oplopend in aantal lessen per maand. Onder Sjablonen staan je sjablonen. Kies, als je meer dan één locatie hebt, de Locatie. Bij een doorlopende vaste les of een maandtegoed kun je een Afwijkende prijs voor deze klant (optioneel) invullen: bij Vast een prijs per les, bij Flexibel een prijs per maand (onder het veld zie je wat dat per les is). Die prijs ligt vast voor dit abonnement en is later niet te wijzigen; wil je een klant anders laten betalen, zet dan een nieuw abonnement op.
4. Kies onder Kies je vaste moment een weekdag en een tijd. Golfly toont alleen momenten waarop een heel blok past in je beschikbaarheid. Bij elke tijd staat vanaf welke datum het blok begint; ligt die start meer dan drie weken vooruit, dan kleurt hij oranje. Onder de keuze staat de lijst Jouw lesdata. Wil je later beginnen, klik dan op Ik wil later starten en kies een datum. Is er de komende weken geen enkel moment vrij, dan zegt het scherm dat.
5. Kies de Betaalmethode: iDEAL via betaallink (de klant krijgt een betaallink voor het eerste blok, of bij een doorlopende vaste les voor de eerste maand) of, als je contant of pin bij de les hebt aanstaan, Contant of pin bij de les (de vaste les is meteen actief).
6. Voeg optioneel een Notitie voor jezelf toe en klik op Vaste les aanmaken.

Daarna zie je "Vaste les aangemaakt" met het aantal ingeplande lessen. Is er tussen het kiezen en het opslaan nog een datum bezet geraakt, dan staat erbij hoeveel datums zijn overgeslagen en waarom. Bij een betaallink kun je die kopiëren. Heeft de klant een e-mailadres, dan staat er "Bevestiging verstuurd naar de klant"; anders "Geen e-mailadres bekend, gebruik WhatsApp" met een knop Stuur via WhatsApp die een kant-en-klaar bericht opent.

Koos je voor een betaallink, dan staat het abonnement op Wacht op betaling en zijn de lessen als reservering ingepland. Betaalt de klant niet binnen 48 uur, dan annuleert Golfly het abonnement en komen die tijden weer vrij. Bij een doorlopende vaste les of een maandtegoed gaat het anders; zie Wat als een betaling mislukt? hieronder. Op de klantpagina (Admin → Klanten → klant) staat het abonnement met een snelkoppeling, en het blok staat tussen de pakketten met de badge Vaste les.

De detailpagina van een abonnement

Open een abonnement vanuit de tab Abonnementen. Bovenaan staan de klant, het plan, het ritme, de vaste tijd en de status: Wacht op betaling, Actief, Betaalachterstand, Gepauzeerd of Gestopt, of Afgebroken aankoop voor een aankoop die nooit betaald is: een aankoop op je boekingspagina, een eerste blok dat je met een betaallink aanmaakte en dat nooit betaald werd, of een doorlopende vaste les of maandtegoed dat Golfly annuleerde omdat de eerste factuur nooit betaald werd. Bij een vaste les in blokken: stopte de klant zelf de verlenging vanuit Mijn Account, dan staat er ook de badge Verlenging gestopt door klant met zijn reden eronder. Die badge staat ook in de lijst op de tab Abonnementen, naast de status. Na de laatste les van het blok staat het abonnement op Gestopt en is de badge weg; de reden van je klant blijft eronder staan. Bij een pauze of stopzetting die jij hebt ingevoerd staat jouw reden eronder. Loopt er bij een doorlopende vaste les of een maandtegoed een opzegging, dan blijft de status tot de einddatum staan zoals hij was. Onder de kop staat dan een melding met de einddatum, bijvoorbeeld "Stopt per 31 oktober 2026", wie er opzegde en op welke dag, en de reden als die is ingevuld. In de lijst op de tab Abonnementen staat naast de status "Stopt per 31 okt". Vanaf de einddatum staat de status op Gestopt, met eronder hoe het stopte, bijvoorbeeld "Reden stopzetting: Opgezegd door de klant" of "Reden stopzetting: Door jou gestopt". Vulde jij of je klant bij het stoppen een reden in, dan staat die er ook onder.

Bij een doorlopende vaste les en een maandtegoed staat onder de kop de prijs die bij de start is vastgelegd, bijvoorbeeld "€65 per les, vastgelegd bij de start". Een latere wijziging in je staffel verandert die niet.

De knoppen bij een vaste les in blokken:

• Stuur betaallink opnieuw staat er zolang een blok op betaling wacht. Ondanks de naam verstuurt de knop niets: hij kopieert de betaallink naar je klembord, zodat je hem zelf kunt delen.
• Pauzeer: de toekomstige lessen van het lopende blok worden geannuleerd, de credits blijven op het blok staan. Een reden invullen is optioneel.
• Hervat: alleen bij een gepauzeerd abonnement. Je kiest een Nieuwe startdatum, eventueel een andere Starttijd (leeg is de bestaande tijd) en een betaalmethode. Staat er al een blok op betaling te wachten, dan zegt het venster dat je eerst moet wachten of dat blok moet annuleren.
• Stop definitief: annuleert meteen alle nog geplande lessen. De credits van die lessen komen terug op het blok van de klant, zodat hij ze als losse credits kan gebruiken. Dit kan niet ongedaan worden gemaakt.

Bij een doorlopende vaste les staan Pauzeer en Hervat er niet, want pauzeren bestaat bij die vorm niet. In plaats daarvan staat er Afwezigheid inplannen. Stop definitief annuleert daar niet alles meteen: de lessen lopen door tot de einddatum, zoals beschreven onder Wat er gebeurt als een doorlopende vaste les stopt. Bij een maandtegoed staan Maand overslaan en Stop definitief. Bij allebei kan niemand jouw stop ongedaan maken, jij niet en je klant niet, en ziet je klant de reden die je invult tot de einddatum in Mijn Account. Loopt er al een opzegging, van je klant of van jou, dan staat Stop definitief er niet.

Onder Lessen staat elke les met nummer, datum, tijd en status (Bevestigd, Wacht op betaling, Geannuleerd, Voltooid of Niet verschenen). Bij een toekomstige bevestigde les staat een knop Verzet les: je kiest een nieuwe datum en starttijd. De publieke opzegtermijn geldt hier niet; wel weigert Golfly een tijd in het verleden of een tijd die botst met een andere boeking, en dat zie je meteen in het venster. Onder Blokken zie je per blok de credits, de prijs, de aankoopdatum en de status.

Let op het verschil met een klant die zelf stopt. Bij een vaste les in blokken: stopt de klant vanuit Mijn Account, dan loopt het huidige blok gewoon af en vervalt alleen de volgende verlenging. Kies jij Stop definitief, dan stoppen de geplande lessen per direct. Gebruik dat dus alleen als de vaste les echt nu moet stoppen, niet als alternatief voor pauzeren.

Bij een doorlopende vaste les en een maandtegoed maakt het voor de einddatum niet uit wie stopt. Een doorlopende vaste les eindigt aan het einde van de lopende maand, en de lessen van een maand die al vooruit betaald is vervallen; dat bedrag betaal jij je klant terug. Een maandtegoed loopt door tot het einde van de laatste betaalde maand, want de credits van die maand staan al op zijn naam. Het verschil tussen je klant en jou: zijn eigen opzegging kan hij tot de einddatum intrekken, jouw stop niet.

Hoe verlenging werkt

Verlenging gaat automatisch. Zodra er van het huidige blok nog precies één bevestigde les over is, zet Golfly 's nachts het volgende blok klaar op dezelfde dag en tijd en mailt de klant een betaallink. De plek blijft gereserveerd tot 7 dagen na de laatste les van het huidige blok.

Betaalt de klant niet:

• Is zijn laatste les geweest en heeft hij nog niet betaald, dan krijgt hij een herinneringsmail.
• In de laatste 2 dagen voordat de reservering vrijkomt, krijgt hij een laatste mail met de uiterste datum.
• Blijft betaling uit, dan zet Golfly het abonnement op Gepauzeerd, vervalt de betaallink en krijgen de klant een mail en jij een melding. Jij kunt daarna hervatten, en de klant kan dat ook zelf vanuit Mijn Account. Betaalt hij daar, dan krijg jij een melding.

Een klant die zijn vaste les zelf heeft stopgezet, krijgt geen volgend blok aangeboden. Loopt zijn blok af, dan zet Golfly het abonnement op Gestopt.

Klanten terughalen die niet verlengd hebben

Pauzeert een vaste les omdat een verlenging niet betaald is, dan kun je Golfly die klant twee keer laten aanschrijven: 7 dagen en 30 dagen na de pauze. In de mail staat dat zijn oude tijd weer vrij is en dat hij zelf een nieuw moment kan kiezen. Daarna wordt er niets meer gestuurd.

Dit staat standaard uit. Je zet het aan met de schakelaar in de kaart Klanten terughalen op Admin → Vaste lessen. De tekst van beide mails pas je aan bij Admin → Meldingen & e-mails, tab E-mails aan klanten.

Wat er bewust buiten valt: klanten die zelf hebben gestopt, pauzes die jij of de klant zelf inzet, plannen die je op inactief hebt gezet, klanten die inmiddels een ander abonnement bij je hebben, en klanten die al met een hervatting bezig zijn. Onderaan elke mail staat een afmeldlink. Meldt een klant zich af, dan krijgt hij hierover niets meer, ook niet na een volgende pauze.

Een geannuleerde les

Annuleert de klant een les van zijn blok, of annuleer jij die namens hem, dan plant Golfly automatisch een les achteraan het blok bij, betaald met de credit die daardoor vrijkomt. De klant houdt zo het aantal lessen dat hij voor het blok betaalde. In de annuleringsmail staat dan meteen de nieuwe datum. Is er op dat moment geen vrije datum te vinden, dan blijft de credit op het blok staan.

Zelf-verkoop via de boekingspagina

Een klant hoeft niet op jou te wachten. Staat een lestype in je staffel en staat Vaste les aanbieden op de boekingspagina aan, dan ziet hij op je boekingspagina bij dat lestype de keuze tussen Eenmalig en Vaste les, met de laagste prijs per les erbij, bijvoorbeeld "vanaf €62,50 per les". Wat hij kan kopen, komt alleen uit je staffel: sjablonen staan nooit op je boekingspagina. Mollie moet gekoppeld zijn en de schakelaar Doorlopende vaste les moet aan staan; anders ziet hij geen vaste les.

Kiest hij Vaste les, dan stelt hij hem in drie stappen samen:

1. Vast moment of Flexibel. Staat bij een lestype maar één vorm in je staffel, dan ziet hij alleen die.
2. Het aantal lessen per maand. Bij Vast moment kiest hij om de week of elke week, met de naam uit je staffel en de prijs per les. Bij Flexibel kiest hij met min en plus een aantal tussen je laagste stap en je maximum; het laagste aantal staat al klaar, met de maandprijs ernaast. Bij twee of meer stappen staan die eronder als kaartjes met de prijs per les: de stap die geldt is gemarkeerd, een tik op een ander kaartje zet het laagste aantal van die stap klaar, en op de eerstvolgende goedkopere stap staat hoeveel lessen hij daarvoor nog nodig heeft, bijvoorbeeld "Nog 2 lessen tot €65 per les". Heb je Flexibel een eigen naam gegeven, dan staat die boven de kiezer. Is er maar één aantal, dan ziet hij alleen dat aantal met de prijs.
3. Bij Vast moment een weekdag en tijd, met dezelfde momentkeuze als in jouw scherm. Bij Flexibel kiest hij geen moment: hij plant zijn lessen zelf in.

Naast de keuze (op een telefoon eronder) ziet hij wat hij nu betaalt. Bij Vast moment is dat de prijs per les maal het aantal lessen in de eerste maand, met die data erbij. Bij Flexibel is het altijd de volle maandprijs. Flexibel start op de dag van aankoop; in de laatste zeven dagen van een maand start het op de 1e van de volgende maand. Onder de knop staat wanneer de factuur voor de volgende maand komt, zodat een klant die laat in de maand koopt weet dat er binnen een paar dagen een tweede betaling volgt.

Hij vult e-mail, naam en telefoonnummer in en betaalt de eerste maand direct via iDEAL. Contant of pin kan bij zelf-verkoop niet. Tot hij betaald heeft, houdt Golfly de momenten een uur voor hem vast; in Admin → Vaste lessen staat de aankoop dan op Wacht op betaling, zonder de knoppen Betaallink opnieuw sturen en Markeer betaald, want hij betaalt op de boekingspagina. Betaalt hij niet of mislukt de betaling, dan komen de momenten vanzelf weer vrij, meestal al binnen een kwartier, en vervalt de aankoop. Stop je hem zelf met Stop definitief, dan gebeurt hetzelfde meteen. Daar krijg je geen melding over: je deed het zelf, en je klant had nog geen les. Na de betaling staan de lessen vast in je agenda (bij Vast moment) of staan zijn credits klaar (bij Flexibel), krijgt je klant een bevestiging en krijg jij een melding.

Heb je facturen via Mollie aanstaan, dan kan een klant bij Flexibel kiezen voor Factuur op bedrijfsnaam en vult hij bedrijfsnaam, KvK- of BTW-nummer en adres in. Na zijn betaling stuurt Mollie hem een factuur voor de eerste maand die al op betaald staat, en daarna elke maand een factuur. Lukt die eerste factuur niet, bijvoorbeeld omdat Mollie het adres weigert, dan loopt de vaste les gewoon door en krijg jij een melding om de factuur zelf na te lopen. Bij Vast moment kan een factuur op bedrijfsnaam niet; je klant leest dan dat het bij Flexibel wel kan. Bestaat er al een account op zijn e-mailadres, dan logt hij eerst in voordat hij op bedrijfsnaam bestelt.

Heeft een klant al een vaste les die wacht op betaling, loopt of een openstaande maand heeft, dan kan hij geen tweede kopen: hij ziet "Je hebt al een vaste les" met een knop naar Mijn Account. Een gepauzeerde vaste les houdt een nieuwe aankoop niet tegen.

Vanuit Mijn Account leiden de lege staat van het tabblad Vaste les en de kaart voor veelboekers naar deze keuze, meteen bij het juiste lestype. Na een losse boeking kan de bevestiging een vaste les voorstellen, alleen als die per les echt goedkoper is dan de les die hij net boekte. Na de aankoop van Flexibel staat op de bevestiging de knop Plan je eerste les. Heb je meer locaties en geeft je primaire locatie dat lestype niet, dan openen al deze knoppen je boekingspagina op een locatie die het wel geeft.

Veelgestelde vragen

Kan een klant twee abonnementen tegelijk hebben?

Via de boekingspagina niet: heeft een klant al een vaste les die wacht op betaling, loopt of een openstaande maand heeft, dan kan hij geen tweede kopen en wijst Golfly hem naar Mijn Account. Jij kunt als coach wel een tweede abonnement voor dezelfde klant aanmaken, bijvoorbeeld voor een ander lestype. Eén uitzondering: van het maandtegoed kan een klant er maar één tegelijk hebben.

Wat als mijn agenda vol zit?

De momentkeuze toont alleen momenten waarop een heel blok past. Golfly slaat daarbij datums over die buiten je beschikbaarheid vallen, geblokkeerd zijn, al bezet zijn of op een groepsles vallen, en kijkt daarvoor tot maximaal 52 weken vooruit. Is er geen enkel moment vrij, dan zegt het scherm dat en kun je een latere startdatum proberen. Op je boekingspagina leest je klant dan dat er geen vast moment vrij is en, als je voor dat lestype ook Flexibel aanbiedt, ziet hij de knop Kies Flexibel.

Wat ziet de klant?

Bij een vaste les in blokken: status, komende lessen, blokvoortgang, een knop om te verlengen, en de mogelijkheid om te pauzeren, te stoppen of na een pauze zelf weer te starten. Bij een doorlopende vaste les: zijn lessen, zijn maandfacturen, het doorgeven van een afwezigheid en opzeggen. Bij een maandtegoed: zijn tegoed, zijn maandfacturen en opzeggen. Zie Wat ziet je klant bij Vaste les?.

Wat als een betaling mislukt?

Koopt een klant zelf op je boekingspagina, dan heeft hij een uur om te betalen. Betaalt hij niet of mislukt de betaling, dan komen de momenten vanzelf weer vrij, meestal al binnen een kwartier, en vervalt de aankoop.

Bij het allereerste blok: is er na 48 uur nog niet betaald, dan annuleert Golfly het abonnement en komen de gereserveerde tijden vrij. Het abonnement staat dan op Afgebroken aankoop, met eronder bijvoorbeeld "Reden stopzetting: Niet op tijd betaald". Bij een verlenging loopt het bestaande blok gewoon door tot de laatste les; pas als de 7 dagen daarna verstrijken zonder betaling pauzeert het abonnement.

Bij een doorlopende vaste les of een maandtegoed die jij aanmaakte met een betaallink kijkt Golfly elke nacht naar de eerste factuur. Is de startdatum bereikt en die factuur nog niet betaald, dan komt het abonnement op Betaalachterstand, ook als de factuur nog geen 7 dagen uit is. Vanaf dan gaat het zoals bij elke onbetaalde maand: bij een doorlopende vaste les vervallen na vijf dagen de lessen die nog niet gegeven zijn en gaat de factuur omlaag, en na 30 dagen stopt het abonnement. Alleen als de startdatum pas na die 7 dagen komt, annuleert Golfly het abonnement 7 dagen na het versturen van de eerste factuur, met de lessen en de factuur erbij. Het abonnement staat dan op Afgebroken aankoop, met eronder "Reden stopzetting: Eerste factuur niet betaald". Blijft een latere maand onbetaald, dan volgen herinnering, achterstand en na 30 dagen het einde, zoals hierboven beschreven.

Kan een klant zijn vaste les zelf pauzeren, stoppen of hervatten?

Ja, vanuit Mijn Account. Bij een vaste les in blokken: pauzeren kan bij een actief abonnement; stoppen zet alleen de volgende verlenging stop; hervatten kan na elke pauze, met een nieuw moment en betaling via iDEAL. Bij een doorlopende vaste les en een maandtegoed bestaat pauzeren niet. Opzeggen kan altijd. Een doorlopende vaste les loopt dan door tot het einde van de lopende maand, en wat hij al betaalde voor een maand daarna betaal jij hem terug. Een maandtegoed loopt door tot het einde van de laatste maand die hij al betaald heeft, ook als die nog moet beginnen. Tot de einddatum kan hij terug met Toch doorgaan. Bij een stop of een betaalde hervatting krijg jij een melding, en bij een doorlopende vaste les of een maandtegoed ook als hij zijn opzegging intrekt. Zie Wat ziet je klant bij Vaste les?.

Mijn klant heeft de volgende maand al betaald en zegt op. Wat gebeurt er met dat geld?

Bij een doorlopende vaste les betaal jij het hem terug. De vaste les eindigt aan het einde van de lopende maand en de lessen van die vooruitbetaalde maand vervallen. Op de einddatum krijg je één melding met het bedrag, samen met ander tegoed dat nog openstaat, en dat maak je zelf aan hem over; Golfly doet dat niet automatisch. Zo hoort het bij een abonnement voor onbepaalde tijd met een consument: hij kan altijd opzeggen, met hooguit een maand opzegtermijn, en wat hij voor de tijd daarna al betaalde krijgt hij terug. Stop jij zelf, dan gaat het net zo.

Bij een maandtegoed houdt hij die maand: de credits van een betaalde maand staan al op zijn naam, dus er valt niets terug te betalen.

Kan ik een lestype met een staffel verwijderen?

Ja, zolang er geen boekingen met dit lestype zijn (ook geen oude of geannuleerde), er geen vaste les op staat en er geen sjabloon bij hoort. De cellen van de staffel gaan dan mee. Zijn er boekingen, zet het lestype dan op inactief. Staat er een vaste les op, dan zegt Golfly "Kan niet verwijderen: er staan vaste lessen op dit lestype. Zet het op inactief." Hoort er een sjabloon bij, dan verwijder je eerst dat sjabloon.

Kan ik de prijs van één klant later nog aanpassen?

Nee, alleen bij het aanmaken via Afwijkende prijs voor deze klant (optioneel). Een latere wijziging zou lessen die al tegen de oude prijs gefactureerd zijn verrekenen tegen de nieuwe. Wil je een klant anders laten betalen, zet dan een nieuw abonnement op.

Gerelateerd

• Lespakketten opzetten
• Boek voor klant
• Klanten beheren
• Wat ziet je klant bij Vaste les?
• Beschikbaarheid instellen