Vaste les: abonnementen voor terugkerende lessen

Wat is Vaste les?

Vaste les is een terugkerende les op een vast moment: elke week, om de week of elke 4 weken, steeds op dezelfde dag en tijd. De klant betaalt vooraf in blokken tegen een blokprijs die voordeliger is dan losse lessen. Je vindt dit onder Admin → Vaste lessen.

Een plan aanmaken

Een plan is het aanbod waaruit je kiest zodra je een klant op Vaste les zet. Je maakt eerst een plan aan, voordat je abonnementen kunt starten.

1. Ga naar tab Plannen en klik op Nieuw plan.
2. Kies het Lestype waarvoor het plan geldt en geef het een Naam.
3. Kies het Ritme: Elke week, Om de week of Elke 4 weken. Dit bepaalt hoeveel dagen er tussen twee lessen in het blok zitten.
4. Vul Lessen per blok (1 tot 24) en de Prijs per blok (€) in. Golfly rekent meteen de prijs per les uit en toont die naast de prijs van een losse les van hetzelfde lestype, zodat je in één oogopslag ziet hoeveel korting je geeft.
5. Klik op Plan toevoegen.

Bestaande plannen bewerk je vanuit dezelfde tab. Heeft een plan ooit een abonnement gehad, ook een dat inmiddels gestopt is, dan kun je het niet meer verwijderen: Golfly biedt dan alleen Deactiveren aan, zodat de klantgeschiedenis intact blijft. Een inactief plan verschijnt niet meer in de lijst waaruit je bij een nieuwe vaste les kiest.

Kandidaten voor een vaste les

Op tab Abonnementen verschijnt de kaart Kandidaten voor een vaste les zodra er klanten zijn die de afgelopen 8 weken al 3 keer of vaker een losse les boekten, zonder dat ze al een actief of wachtend abonnement hebben. Klik bij een kandidaat op Maak vaste les aan om meteen een abonnement voor die klant te starten, met zijn gegevens al ingevuld.

Pauzeerde of stopte een klant zijn vaste les eerder, dan kan hij later opnieuw als kandidaat verschijnen zodra hij weer losse lessen boekt.

Een abonnement aanmaken

1. Klik op Nieuwe vaste les (of Maak vaste les aan vanuit de Kandidaten-kaart).
2. Kies de Klant, het Plan, de Startdatum, Starttijd en, als je meerdere locaties hebt, de Locatie.
   Staat de klant nog niet in je systeem, kies dan Nieuwe klant en vul naam en telefoonnummer in. Onder het telefoonveld zie je hoe het nummer wordt opgeslagen, bijvoorbeeld +31612345678. Een e-mailadres is optioneel: vul je het niet in, dan verstuurt Golfly geen bevestigingsmail en deel je de betaallink zelf via WhatsApp. Herkent Golfly het nummer of het e-mailadres van een klant die je al hebt, dan verschijnt daar meteen een melding met Deze gebruiken, zodat je met één klik verdergaat op het bestaande profiel in plaats van een tweede aan te maken.
3. Golfly toont een live preview van de eerste reeks datums. Past een datum niet, dan staat hij doorgestreept met de reden erbij: buiten beschikbaarheid, geblokkeerd, al bezet of groepsles. Golfly kijkt dan automatisch verder vooruit (tot maximaal 52 weken) om toch genoeg geldige data voor het blok te vinden. Lukt dat voor geen enkele datum, dan wordt het abonnement niet aangemaakt en zie je een foutmelding.
4. Kies hoe er betaald wordt: iDEAL via betaallink (de klant krijgt een betaallink voor het eerste blok) of, als je contant of pin bij de les hebt aanstaan, Contant of pin bij de les (de vaste les is meteen actief, de klant rekent het blok ter plaatse af).
5. Klik op Vaste les aanmaken.

Koos je voor een betaallink, dan kun je die daarna kopiëren of, als er geen e-mailadres bekend is, direct via WhatsApp versturen. Heeft de klant wel een echt e-mailadres, dan krijgt hij automatisch ook een bevestigingsmail met de eerste lesdata.

Een kaart met dezelfde status verschijnt ook op de klantpagina zelf (Admin → Klanten → klant), met een snelkoppeling naar het abonnement. Het betaalde blok staat daar bovendien tussen de pakketten van de klant, herkenbaar aan de badge Vaste les.

De detailpagina van een abonnement

Open een abonnement vanuit tab Abonnementen om:

• de status (Wacht op betaling, Actief, Gepauzeerd, Gestopt) en de vaste tijd te zien. Stopte de klant zelf de verlenging vanuit Mijn Account, dan zie je hier ook de badge Verlenging gestopt door klant, met zijn opgegeven reden eronder
• de betaallink opnieuw te kopiëren, zolang er nog een blok op betaling wacht
• een enkele les te verzetten naar een andere datum of tijd. Dit is dezelfde actie als in Admin → Boekingen; de publieke 24-uurs cutoff geldt hier niet, jij bepaalt de nieuwe tijd
• het abonnement te pauzeren: toekomstige geplande lessen in het lopende blok worden geannuleerd, de credits blijven behouden op het blok
• het abonnement te hervatten als het al gepauzeerd is, met een nieuwe startdatum, eventueel een nieuwe tijd en een nieuwe betaalmethode
• het abonnement definitief te stoppen

Een reden invullen bij pauzeren of stoppen is optioneel, handig voor je eigen administratie.

Let op het verschil met een klant die zelf stopt: stopt de klant vanuit Mijn Account, dan loopt het huidige blok gewoon af en vervalt alleen de volgende verlenging. Kies jij hier Definitief stoppen, dan annuleert Golfly meteen alle nog geplande lessen in het lopende blok en krijgt de klant zijn credits voor die lessen terug. Gebruik dit dus alleen als de vaste les echt per direct moet stoppen, niet als alternatief voor pauzeren.

Hoe verlenging werkt

Verlenging gaat automatisch, zodra er van het huidige blok nog precies 1 bevestigde les over is. Golfly zet dan het volgende blok klaar en stuurt de klant een betaallink. Die reservering staat 7 dagen vast na de laatste les van het huidige blok, zodat de klant zijn vaste tijdstip niet kwijtraakt terwijl hij aan het betalen is.

Betaalt de klant niet binnen die 7 dagen:

• Is de laatste les van het huidige blok al geweest zonder dat er betaald is, dan krijgt hij een herinneringsmail.
• Vanaf 2 dagen voor de reservering vrijkomt, krijgt hij een laatste melding met de uiterste datum.
• Blijft betaling dan alsnog uit, dan pauzeert Golfly het abonnement automatisch, vervalt de betaallink en krijg jij daar een melding van. Je kunt het abonnement daarna zelf hervatten, en de klant kan dat sinds kort ook zelf vanuit Mijn Account. Zodra hij dat doet en betaalt, krijg jij daar een melding van.

Een klant die zijn vaste les zelf heeft stopgezet, krijgt nooit een volgend blok aangeboden: dat wordt overgeslagen zolang die keuze staat.

Klanten terughalen die niet verlengd hebben

Wordt een blok niet betaald, dan pauzeert de vaste les automatisch en komt de vaste tijd weer vrij. Je kunt Golfly die klant daarna twee keer laten aanschrijven: 7 dagen en 30 dagen na de pauze. In het bericht staat dat zijn oude tijd weer open is en dat hij zelf een nieuw moment kan kiezen. Daarna wordt er niets meer gestuurd.

Dit staat standaard uit. Je zet het aan bij Admin → Vaste lessen, in de kaart Klanten terughalen. De tekst van beide berichten pas je aan bij Admin → E-mails, net als bij je andere klantmails.

Wat er bewust niet onder valt:

• klanten die zelf hebben aangegeven te stoppen;
• pauzes die jij zelf inzet, bijvoorbeeld bij ziekte of een betalingsafspraak;
• plannen die je op inactief hebt gezet;
• klanten die inmiddels al een ander abonnement bij je hebben.

Onderaan elk bericht staat een afmeldlink. Meldt een klant zich af, dan krijgt hij hierover niets meer, ook niet na een volgende pauze. Bevestigingen van lessen en betalingen blijven altijd gewoon komen.

Een geannuleerde les

Annuleert de klant een les, of annuleer jij die namens hem, dan schuift Golfly automatisch een les achteraan het blok bij, betaald met de credit die daardoor vrijkomt. De klant houdt zo het aantal lessen dat hij voor het blok heeft betaald, zonder dat jij dat handmatig hoeft te corrigeren. Geef je in plaats daarvan een refund voor die les, dan is er geen credit meer om de extra les mee te betalen en blijft het blok een les korter.

Zelf-verkoop via /boeken

Een klant hoeft niet op jou te wachten. Heb je voor een lestype een actief plan, dan ziet hij bij het boeken via /boeken de keuze tussen Eenmalig en Vast. Kiest hij Vast, dan doorloopt hij dezelfde blokopbouw als wanneer jij het voor hem aanmaakt: hij kiest een startdatum en -tijd, ziet dezelfde datumpreview, en rekent altijd af via iDEAL (contant of pin bij de les is bij zelf-verkoop niet mogelijk, dat kun je alleen zelf aanbieden). Heeft hij al een wachtend of actief abonnement op zijn e-mailadres, dan wijst Golfly een tweede zelf-verkochte vaste les af; hij moet dan inloggen op Mijn Account of contact met je opnemen.

Vanuit Mijn Account leiden zowel de lege-staat-knop als de kaart voor veelboekers (3 keer of vaker in 8 weken) naar dezelfde /boeken-flow met Vast al geselecteerd.

Veelgestelde vragen

Kan een klant twee abonnementen tegelijk hebben?

Via /boeken zelf niet: heeft een klant al een wachtend of actief abonnement, dan wijst Golfly een tweede zelf-verkochte poging af. Jij kunt als coach wel zelf een tweede abonnement voor dezelfde klant aanmaken, bijvoorbeeld voor een ander lestype naast een bestaand plan.

Wat als mijn agenda vol zit?

Golfly kijkt automatisch verder vooruit (tot maximaal 52 weken) om genoeg beschikbare data voor het blok te vinden en slaat drukke of gesloten momenten over, met de reden erbij in de preview. Is er voor geen enkele datum ruimte, dan wordt het abonnement niet aangemaakt en zie je een foutmelding.

Wat ziet de klant?

Status, komende lessen, blokvoortgang en een verlengknop in het tabblad Vaste les binnen Mijn Account. Zie Wat ziet je klant bij Vaste les? voor de volledige rondleiding.

Wat als een betaling mislukt?

Bij het allereerste blok: is er na 48 uur nog niet betaald, dan annuleert Golfly het abonnement automatisch, er is dan immers nog geen les geweest. Bij een verlenging loopt het bestaande blok gewoon door tot de laatste les; pas als de 7 dagen daarna verstrijken zonder betaling pauzeert het abonnement (zie Hoe verlenging werkt hierboven).

Kan een klant zijn vaste les zelf pauzeren of stoppen?

Ja, vanuit Mijn Account. Stoppen is daar een lichtere actie dan jouw Definitief stoppen: de klant zet alleen de volgende verlenging stop, het lopende blok loopt gewoon af. Zie Wat ziet je klant bij Vaste les? voor de volledige uitleg.

Kan een klant een gepauzeerde vaste les zelf hervatten?

Ja. Op het tabblad Vaste les in Mijn Account kiest hij een nieuwe startdatum en tijd, ziet hij welke lesdata dat oplevert en rekent hij het blok af via iDEAL. Het plan en de locatie liggen daarbij vast, dit hervat het abonnement dat er al was. Zodra de betaling binnen is krijg jij een melding. Wil je klant iets anders, bijvoorbeeld een ander lestype, dan boekt hij een nieuwe vaste les via /boeken.

Gerelateerd

• Lespakketten opzetten
• Boek voor klant
• Klanten beheren
• Wat ziet je klant bij Vaste les?
• Beschikbaarheid instellen