Berichten: een update naar al je klanten sturen

Wat is Berichten?

Admin → Berichten stuurt in één keer een update naar een groep klanten, via e-mail, een app-melding en de meldingenfeed in Mijn Account. Handig voor nieuws dat niet één klant aangaat maar een hele groep, zoals een nieuwe lesvorm of een tijdelijke actie.

Reactivatie blijft de plek voor persoonlijke berichten aan losse klanten. Berichten is voor een update aan meerdere klanten tegelijk.

Zo verstuur je een bericht

1. Ga naar Admin → Berichten.
2. Vul een onderwerp en een bericht in. Voeg optioneel een knoptekst en een link toe, bijvoorbeeld een knop "Boek nu" naar /boeken. Onder de linkvelden staan knopjes voor veelgebruikte pagina's.
3. Rechts zie je terwijl je typt het voorbeeld van de e-mail, precies zoals je klant hem krijgt. Met het tweede tabblad bekijk je de pushmelding en de melding in Mijn Account. Op een smal scherm staat het voorbeeld achter de knop Bekijk voorbeeld.
4. Kies een doelgroep. Daaronder zie je hoeveel klanten erin zitten, hoeveel je per e-mail bereikt, hoeveel via een pushmelding, en hoeveel alleen een melding in de app krijgen. Er staat ook wie niet meetelt, bijvoorbeeld klanten die zich hebben afgemeld.
5. Klik eventueel op Stuur test naar jezelf om de mail ook echt in je eigen mailbox te ontvangen.
6. Klik op Versturen en bevestig in het venster dat verschijnt. Dit kan niet ongedaan worden.

De link is een pagina op je eigen site, bijvoorbeeld /boeken, of een volledige beveiligde link naar buiten die met https:// begint, bijvoorbeeld een WhatsApp-link zoals https://wa.me/31612345678. Plak je een adres dat niet aan die vormen voldoet, dan zie je dat meteen onder het veld en blijft de verstuurknop uit.

Tijdens het versturen zie je een voortgangsbalk. Je kunt de pagina sluiten, het versturen loopt op de achtergrond door.

De vijf doelgroepen

• Alle klanten: iedereen in je klantenbestand, behalve wie zich heeft afgemeld.
• Actieve klanten (laatste 6 maanden): klanten met een niet-geannuleerde boeking in de afgelopen 6 maanden.
• Klanten met tegoed: klanten met een pakket met openstaand, nog geldig lestegoed.
• Wachtlijst groepslessen: mensen die op je groepslespagina hun e-mailadres hebben achtergelaten omdat er op dat moment geen training gepland stond.
• Cursusdeelnemers: de deelnemers van een cursus die je kiest, eventueel gefilterd op voortgang (voltooid, klaar voor vervolg, extra aandacht) en handicapcategorie.

Die laatste is anders dan de andere drie. Het is geen selectie over je klantenbestand, maar een lijst van mensen die zelf hebben gevraagd om bericht zodra er een groepstraining staat. Er kunnen dus ook mensen in zitten die nog nooit bij je geboekt hebben.

Plan je een groepstraining in, dan gaat daar niet automatisch een mail over de deur uit. Kies deze doelgroep, schrijf je bericht en verstuur het zelf. Zo bepaal jij wanneer en met welke woorden ze het horen.

Cursusdeelnemers en de vervolgmail

Kies je Cursusdeelnemers, dan verschijnen er drie extra keuzes: de cursus, en optioneel een filter op voortgang en op handicapcategorie. Zo stuur je bijvoorbeeld alleen de deelnemers die klaar zijn voor een vervolg een uitnodiging voor de volgende cursus.

Twee dingen om te weten:

• Alleen deelnemers die bij hun inschrijving toestemming voor updates gaven, krijgen de mail. Wie geen toestemming gaf of zich later bedacht, telt niet mee; je ziet in de samenvatting hoeveel dat er zijn.
• Deelnemers die aan de balie zijn ingeschreven zonder e-mailadres staan bij naam onder Niet bereikbaar. Vul hun e-mailadres aan via de deelnemerslijst van de cursus, dan tellen ze de volgende keer mee.
• De toestemmingsvraag staat op de intakekaart na inschrijving. Aan de balie ingeschreven deelnemers hebben die vraag nog niet gehad en vallen dus buiten dit segment; de doelgroep Alle klanten bereikt wel iedereen die zich niet heeft afgemeld. De composer legt dit verschil ook ter plekke uit.

Zet je in de link een cursuspagina als bestemming, dan meet Golfly de herinschrijvingen: in de geschiedenis zie je bij dat bericht hoeveel mensen via jouw mail op de nieuwe cursus zijn ingeschreven. Bij een link naar een andere pagina of naar buiten is dat niet te meten, en zie je dus ook geen teller.

Verstuurlimieten

Om spam en blokkades te voorkomen mag je niet onbeperkt versturen.

• 1 bericht per dag standaard.
• 3 berichten per dag met een eigen e-maildomein gekoppeld aan je account.

Rechtsboven op de pagina zie je hoeveel berichten je vandaag nog kunt sturen. Zit je aan je limiet, dan staat er tot hoe laat je moet wachten.

Afmelden

Elke e-mail bevat een afmeldlink. Klanten kunnen zich afmelden. Wie zich afmeldt, valt daarna buiten elke doelgroep, ook bij toekomstige berichten en bij Reactivatie.

Geschiedenis en mislukte verzendingen

Onder Geschiedenis staan je eerdere berichten. Klik op een regel om te zien wat je precies verstuurde, naar hoeveel klanten, hoeveel er zijn aangekomen en bij hoeveel het niet lukte. Ging er iets mis, dan staan daar de e-mailadressen met de reden erbij.

Wil je een eerder bericht opnieuw gebruiken, klik dan in dat scherm op Opnieuw gebruiken. De tekst, de knop en de doelgroep worden overgenomen in het opstelvenster, zodat je ze kunt aanpassen voor je opnieuw verstuurt.

Klanten exporteren als CSV

Onderaan de pagina staat Exporteer klanten (CSV). Deze exporteert de klanten uit de doelgroep die je op dat moment hebt gekozen, met naam, e-mail, telefoon en laatste boeking. Voor de doelgroep Cursusdeelnemers is er nog geen export; gebruik daarvoor de deelnemerslijst van de cursus zelf.