Je klanten beheren: lijst, klantkaart, toevoegen en verwijderen
Wat is de klantenlijst?
De klantenlijst staat onder Admin → Klanten en toont iedereen die bij je is binnengekomen: via een boeking, een swing check, een import of een handmatige toevoeging. Per klant zie je naam, bron, credits, verloopdatum, volgende les en aantal sessies. Onderaan staan de totalen.
Hoe zoek, sorteer en filter je?
- Typ in het zoekveld een naam, e-mailadres of telefoonnummer. De lijst filtert vanzelf.
- Kies een volgorde: Naam (A→Z), Verloopdatum, Credits of Volgende les.
- Kies bij Bron een herkomst. Alle bronnen toont iedereen.
- Zet de snelfilters Heeft credits en Verloopt ≤30d aan of uit. Ze werken ook samen.
Een credit-aantal van 3 of minder staat in een waarschuwingskleur, een verloopdatum binnen 14 dagen in rood. Vind je niemand, dan staat er Geen klanten matchen met een knop Reset filters.
De lijst exporteren
Klik rechtsboven op Exporteren. Je krijgt een CSV-bestand met de lijst zoals je hem op dat moment ziet, dus met je zoekterm en filters toegepast. Het bestand heet klanten-<datum>.csv en opent in Excel of Numbers.
De bron-labels lezen
Achter elke klant staat hoe die binnenkwam:
- Website: via je boekingspagina. Soms met het kanaal erachter, bijvoorbeeld een link die je zelf hebt gedeeld.
- Swing Check: via een ingediende swing check.
- ProAgenda: geïmporteerd uit ProAgenda.
- Bestaande klant: door jou zo gemarkeerd.
- Handmatig: door jou toegevoegd in de admin.
Je kunt de bron later aanpassen. Open de klantkaart en kies een andere bron in het menu naast de naam.
Een klant handmatig toevoegen
- Klik rechtsboven op Nieuwe Klant.
- Vul Naam en E-mail in. Deze twee zijn verplicht.
- Vul eventueel een Telefoonnummer in.
- Klik op Aanmaken.
De klant staat direct in de lijst met het label Handmatig. Golfly maakt meteen een inlogaccount aan op je site, zodat de klant later kan inloggen en zijn profiel kan aanvullen. Er gaat geen mail uit. Heeft de golfer al een Golfly-login, bijvoorbeeld omdat hij bij een andere coach klant is, dan wordt die login hergebruikt en krijgt hij gewoon een klantkaart bij jou. Staat hij al bij jou in de lijst, dan zie je de melding Deze klant bestaat al met een knop Open klant die naar zijn kaart springt.
Wat staat er op de klantkaart?
Klik op een rij om de klantkaart te openen. Bovenaan staan naam, bron, "Klant sinds", de handicap en knoppen om te mailen of te bellen. Daaronder vier tegels: Sessies, Credits, Report Cards en Volgende les. Klik op de tegel Credits om credits aan te passen (zie hieronder).
Verder op de kaart:
- Pakketten: de lestegoeden van deze klant, met resterende credits en verloopdatum.
- Vaste les: de lopende vaste les met status en tijd, of de knop Vaste les aanmaken. Bij een maandtegoed staat er "Geen vaste tijd", want die vorm heeft geen vaste plek in je agenda.
- Lesgeschiedenis: alle lessen met datum, lestype en status.
- Contactgegevens: klik op Bewerken om naam, e-mail, telefoon en handicap aan te passen.
- Factuurgegevens (zakelijk): staat onder de contactgegevens en werkt alleen als je bij Admin → Koppelingen de schakelaar BTW-facturen via Mollie aan hebt; anders staat er een verwijzing daarheen. Klik op Invullen en zet bedrijfsnaam, KvK-nummer of BTW-nummer (een van beide is genoeg, spaties en punten mogen) en het adres erin. Golfly bewaart ze voor de BTW-factuur via Mollie bij het maandtegoed van deze klant: met die gegevens kun je bij het aanmaken van een maandtegoed voor deze klant Factuur via Mollie (BTW-factuur) kiezen, zie Vaste lessen. Verwijderen vraagt eerst om bevestiging.
- Report Cards en Swing Checks: de lijst met doorklik.
- Golfprofiel: de zes vragen die je klant zelf heeft beantwoord. Staat er "Nog niet ingevuld", dan kun je het zelf invullen met het potloodje.
- E-mails: welke mails deze klant heeft gekregen.
- Notities: vrije tekst, alleen voor jou. Klap open, typ en klik op Notities opslaan.
Rechtsboven staan de knoppen Nieuwe Report Card en Verwijderen. Gebruik je de reactivatie-mails, dan staat er ook een belletje om deze klant daarvan uit te sluiten.
Credits handmatig aanpassen
- Open de klantkaart en klik op de tegel Credits.
- Wil je credits toevoegen: kies bij Geldig voor de lestypes (leeg is alle lestypes), vul het Aantal in en eventueel een Reden. Klik op Opslaan.
- Wil je credits weghalen uit een betaald pakket: klik op dat pakket onder Betaalde pakketten, vul het aantal en een Reden in (verplicht) en bevestig met Definitief verwijderen.
Credits weghalen kan alleen, niet toevoegen aan een bestaand betaald pakket. Voeg je credits toe, dan komen ze in een apart handmatig tegoed. Bij een vaste-lespakket kun je geen credits weghalen. Je klant krijgt een bericht over de aanpassing.
Een klant verwijderen
Verwijderen kan alleen vanaf de klantkaart.
- Open de klant.
- Klik rechtsboven op Verwijderen.
- Lees de bevestiging en klik nogmaals op Verwijderen.
Dit wist de klant definitief, inclusief het inlogaccount, alle boekingen, betalingen, pakketten met lestegoed, inschrijvingen voor groepslessen, swing checks met video's, report cards, toegewezen oefeningen, de e-mailhistorie en de WhatsApp-gesprekken. Er is geen prullenbak.
Heeft deze klant ooit een terugbetaling gehad of loopt er nog een, dan weigert Golfly het verwijderen. Je ziet dan alleen "Fout bij verwijderen". Laat de klant in dat geval staan.
Veelgestelde vragen
Kan ik een klant verwijderen vanuit de lijst?
Nee. Open eerst de klantkaart. Daar staat de knop Verwijderen, met een bevestiging ervoor.
Wat betekent het streepje bij Credits, Verloopt of Volgende les?
Dat er niets is om te tonen: geen tegoed, geen verloopdatum of geen geplande les.
Waarom zie ik een klant niet die ik verwacht?
Controleer of er nog een zoekterm, bron of filter actief is en klik op Reset filters. Staat de klant er dan nog niet, dan is er onder jouw account nog niets voor deze persoon vastgelegd.
Krijgt een klant bericht als ik hem handmatig toevoeg?
Nee. Wil je de klant uitnodigen, neem dan zelf contact op of plan een les voor hem in via Boek een les voor een klant.