Een boeking beheren vanuit het detailpaneel
Wat is het boeking-detailpaneel?
Het detailpaneel is het centrale scherm waar je alles met één boeking doet. Het schuift open vanaf de rechterkant op desktop en van onderen op mobiel. Je ziet de klantgegevens, de les, de betaling en de notities, en onderaan de knoppen voor alle acties die op dit moment mogelijk zijn.
De knoppen passen zich aan de situatie aan. Een betaalde les van morgen toont andere acties dan een onbetaalde les van vorige week. Je krijgt dus alleen te zien wat zinvol is.
Een boeking openen
Je opent het paneel vanaf twee plekken:
- Vanuit Boekingen: ga naar Admin → Boekingen, zoek of filter de boeking en klik op de rij.
- Vanuit de Kalender: ga naar Admin → Kalender en klik op de geboekte les.
In de Boekingen-lijst zie je een ingekorte versie van het paneel. De volledige betaalcontext en de knop Terugbetalen verschijnen in het paneel vanuit de Kalender. Wil je dus terugbetalen, open de boeking dan vanuit de kalender.
De betaalstatus in een oogopslag
Boven in het paneel staat een euro-icoon dat de betaalstatus met een kleur aangeeft:
- Groen: betaald.
- Amber (oranje): nog niet betaald, in afwachting van betaling.
- Rood: terugbetaald.
In het blok Betaling staat de status ook als label: Betaald, Wacht op betaling, Terugbetaald of Geen betaling vereist, met het bedrag en de betaalmethode (iDEAL, Contant, Pakket-credit of Cadeaubon). Staat er een openstaande betaallink, dan zie je daar de knoppen Kopieer link en Open.
Alle acties op een rij
Onderaan het paneel staan de knoppen. Welke je ziet, hangt af van de status, de betaling en of de les al geweest is.
- Stuur betaallink: stuurt de klant een Mollie-betaallink per mail en opent een kant-en-klaar WhatsApp-bericht. Verschijnt bij onbetaalde externe Mollie-boekingen en bij onbetaalde lessen met betaling ter plaatse. Is de les al geweest, dan past het bericht zich aan: de klant krijgt een vriendelijk verzoek om de openstaande betaling af te ronden in plaats van een herinnering aan een geplande les. Betaalt de klant via de link, dan verdwijnt de boeking automatisch uit het filter Niet-betaald (ter plaatse).
- Markeer betaald: zet de boeking op betaald, bijvoorbeeld na contant of pin afrekenen. Zie Contant of pin bij de les afrekenen.
- Verplaats: opent een formulier om datum en tijd aan te passen. De publieke 24-uurs cutoff geldt hier niet.
- Markeer no-show: legt vast dat de klant niet kwam opdagen. Verschijnt bij lessen die al geweest zijn.
- Annuleer: annuleert de boeking en handelt de terugbetaling automatisch af (zie hieronder).
- Terugbetalen: stort een bedrag terug via Mollie. Je vult het bedrag in euro's in (maximaal het betaalde bedrag) en bevestigt.
Betalen met een lespakket (credits) is geen knop in dit paneel. Dat kies je bij het aanmaken van een externe boeking. Zie Externe boeking toevoegen. Een les die met een credit is betaald, geldt hier al als betaald.
Wat gebeurt er bij annuleren van een onbetaalde boeking?
Annuleer je een externe boeking waar nog een Mollie-betaallink open staat, dan archiveert Golfly die betaallink automatisch. Dat is belangrijk: zonder archiveren zou een late klik op de oude betaalmail alsnog een betaling aanmaken en de geannuleerde boeking weer tot leven wekken. Door te archiveren kan dat niet gebeuren.
Bij annuleren regelt Golfly meteen de rest:
- Was de les met een credit betaald, dan krijgt de klant zijn credit terug.
- Was er via Mollie betaald, dan wordt het bedrag automatisch teruggestort.
- Was er met een cadeaubon betaald, dan komt het saldo terug op de bon.
- De klant krijgt een annuleringsmail.
De uitkomst van een annulering teruglezen
Is een boeking geannuleerd, dan toont het paneel een Cancel-flow uitkomst-blok met een label dat aangeeft wat er gebeurde: Verzet, Tegoed bewaard, Geld teruggestort of Geannuleerd door coach. Annuleerde de klant zelf met een reden, dan zie je die reden er ook bij. Zo weet je later precies hoe een afspraak is afgehandeld.
Veelgestelde vragen
Waarom zie ik de knop Terugbetalen niet?
Terugbetalen verschijnt alleen als er een betaling aan de boeking hangt en je het paneel vanuit de Kalender opent. In de Boekingen-lijst toont het paneel een ingekorte versie zonder terugbetalen. Open de les dus vanuit de kalender.
Wat gebeurt er met de betaallink als ik een boeking markeer als betaald?
Staat er nog een betaallink open, dan archiveert Golfly die automatisch, zodat dezelfde link niet nog een keer kan worden gebruikt. Dat geldt ook voor lessen met betaling ter plaatse waarvoor je een betaallink had gestuurd. De boeking staat daarna op betaald, met methode Contant.
Geldt de 24-uurs cutoff bij verzetten?
Nee. Het verzetten gebeurt door jou als coach, dus de publieke 24-uurs grens telt niet. Wel moet de nieuwe eindtijd na de starttijd liggen.
Kan ik een geannuleerde boeking nog bewerken?
Nee. Een geannuleerde boeking toont geen acties meer. Je ziet alleen nog de gegevens en de uitkomst van de annulering. Wil je de klant opnieuw inplannen, maak dan een nieuwe externe boeking aan.