Een boeking beheren vanuit het detailpaneel

Wat is het boeking-detailpaneel?

Het detailpaneel is het scherm waarin je alles met één boeking doet. Het schuift open aan de rechterkant op desktop en van onderen op mobiel. Je ziet de les, de betaling, de klant en de notities, en onderaan alleen de knoppen die nu zinvol zijn. Een betaalde les van morgen toont andere knoppen dan een onbetaalde les van vorige week.

Een boeking openen

1. Vanuit de kalender: ga naar Admin → Kalender en klik op de les. Heb je meer dan één locatie, dan kun je de week boven de kalender filteren op locatie en staat de locatie op elk blokje.
2. Vanuit Boekingen: ga naar Admin → Boekingen, zoek of filter, en klik op de rij.

Het paneel vanuit Boekingen mist drie dingen die het paneel vanuit de kalender wel heeft: de betaalregel die bij Mollie hoort (en daarmee de knop Terugbetalen), het blok Vorige les en de lijst met verstuurde e-mails. Wil je terugbetalen of zien welke mails er zijn gegaan, open de les dan vanuit de kalender.

Wat je in het paneel ziet

Bovenaan staat de naam van de klant met een euro-icoon: oranje is nog niet betaald, groen is betaald, rood is terugbetaald. Is de les niet gewoon bevestigd, dan staat er een statuslabel bij (Geannuleerd, No show, Verlopen). Is er een lesverslag verstuurd, dan staat er Verslag verstuurd; klik erop om het te openen.

Daaronder, van boven naar beneden:

• Een gele of blauwe melding als de les nog niet in ProAgenda of je Google Agenda staat, met een knop om hem als verwerkt te markeren. Zie ProAgenda koppelen en Google Agenda koppelen.
• Bij een geannuleerde boeking het blok Cancel-flow uitkomst (zie onderaan).
• Vorige les (alleen vanuit de kalender): de samenvatting van het laatste lesverslag van deze klant, of de melding dat het zijn eerste les is.
• Datum, tijd, locatie en eventueel de bay, met het lestype, de bron (Website, Extern of Portaal) en de focuspunten die de klant opgaf.
• Betaling: het label Betaald, Wacht op betaling, Terugbetaald of Geen betaling vereist, met bedrag en betaalwijze (iDEAL, Contant, Pakket-credit, Cadeaubon). Bij een pakket zie je "Gebruikt 3 van 10". Bij een contantboeking staat Ter plaatse met het te betalen bedrag; bij een off-peak tarief staat de normale prijs doorgestreept ernaast. Staat er een open betaallink, dan zie je Kopieer link, Open en, als de klant een telefoonnummer heeft, WhatsApp.
• Klant: e-mailadres (klikken kopieert het) en telefoonnummer (klikken belt).
• Medespelers, als de klant er bij het boeken heeft opgegeven, met of ze hun plek al bevestigd hebben.
• Notities en, vanuit de kalender, E-mails met per mail of hij is afgeleverd, geopend en geklikt.

Alle acties op een rij

Welke knoppen je ziet, hangt af van de status, de betaling en of de les al geweest is.

1. Wijzigen: voor een komende bevestigde les. Je past lestype, datum en tijd aan (zie hieronder).
2. Annuleer: annuleert de boeking en handelt het geld af (zie hieronder).
3. Stuur betaallink: bij een onbetaalde les die contant zou worden betaald, of een onbetaalde externe boeking met iDEAL. Golfly mailt de klant een Mollie-betaallink voor het openstaande bedrag. Heeft de klant geen e-mailadres, dan opent Golfly meteen WhatsApp met het bericht klaar. Is de les al geweest, dan is het bericht een vriendelijk verzoek om alsnog af te rekenen. Is er al een betaallink gemaild, dan vraagt Golfly eerst of je hem opnieuw wilt sturen, via e-mail of via WhatsApp.
4. Markeer betaald: bij een onbetaalde les, ook als hij al op Afgerond staat. Golfly vraagt "Markeer € X als contant ontvangen?". Zie Contant of pin bij de les afrekenen.
5. Markeer no-show: bij een les die al geweest is. Er wordt niets terugbetaald en de klant krijgt geen mail.
6. Terugbetalen: alleen vanuit de kalender, bij een les die al geweest is en online betaald was, of bij een komende les waarvoor te veel betaald is na een lestypewijziging. Zie Refunds uitvoeren.
7. Maak lesverslag, Verslag afmaken of Les vastleggen: vanaf de starttijd van de les. Zie Lesverslagen.

Een geannuleerde boeking heeft geen knoppen meer. Betalen met een pakket kies je niet hier maar bij het aanmaken van de boeking; een les die met een credit is betaald geldt hier als betaald.

Een les wijzigen

Klik op Wijzigen. Je kunt het Lestype, de Datum, de Start en de Eind aanpassen. Kies je een ander lestype, dan past Golfly de eindtijd aan op de duur van dat lestype en zie je een richtbedrag: Nieuwe prijs, Al voldaan en Openstaand of Te veel betaald. De definitieve prijs rekent Golfly zelf, inclusief een eventueel daltarief.

Moet de klant bijbetalen, dan kies je onder Verschil verrekenen voor Betaallink sturen, Afrekenen bij de les of Niets doen. Is er te veel betaald, dan blijft het paneel na de wijziging open met de knop Terugbetalen en het verschil alvast ingevuld. Met het vinkje Klant een mail sturen bepaal je of de klant bericht krijgt. Bevestig met Bevestig wijziging.

Wat Golfly weigert: een tijd in het verleden, een tijd die botst met een andere boeking, een lestypewijziging op een les uit een vaste-lesblok of op een boeking met voucher of cadeaubon, en een prijswijziging zolang er nog een open betaallink is. Je opzegtermijn en je beschikbaarheid gelden niet: jij bepaalt de nieuwe tijd. Lukt de betaallink na een wijziging niet, dan staat de wijziging wel, en zegt een melding dat je hem alsnog stuurt met Stuur betaallink.

Wat gebeurt er bij annuleren?

Klik op Annuleer. Het venster zegt vooraf wat er met het geld gebeurt en dat de klant een mail krijgt:

• Online betaald: "De betaling van € X wordt teruggestort." Golfly stort het via Mollie terug. Lukt dat niet meteen, dan probeert Golfly het elk uur opnieuw en leest de klant in zijn mail dat de terugbetaling wordt verwerkt.
• Betaald met een credit: "De credit gaat terug naar het pakket van de klant." Bij een les uit een vaste-lesblok plant Golfly bovendien een les achteraan het blok bij.
• Betaald met een cadeaubon: het saldo komt terug op de bon.
• Contant of niet betaald: er is niets te storten.

Staat er nog een Mollie-betaallink open, dan archiveert Golfly die. Zonder dat zou een late klik op de oude betaalmail alsnog een betaling doen en de geannuleerde boeking weer tot leven wekken.

De uitkomst van een annulering teruglezen

Bij een geannuleerde boeking toont het paneel het blok Cancel-flow uitkomst: Verzet, Tegoed bewaard, Geld teruggestort of Geannuleerd door coach, met erbij of de klant of jij het deed. Koos de klant voor geld terug, dan staat zijn reden erbij (stopt met golfen, te duur, geen passend moment, of een eigen tekst).

Veelgestelde vragen

Waarom zie ik de knop Terugbetalen niet?

Drie mogelijke redenen: je hebt het paneel vanuit Boekingen geopend (open de les vanuit de kalender), de les is nog niet geweest (annuleer dan; Golfly stort zelf terug), of de les is met een credit of cadeaubon betaald (daar valt niets te storten). Bij een les die op Afgerond of No-show staat, kun je alleen nog via Admin → Betalingen terugstorten.

Wat gebeurt er met de betaallink als ik een boeking markeer als betaald?

Staat er nog een betaallink of open iDEAL-betaling, dan sluit Golfly die, zodat dezelfde link niet nog een keer betaald kan worden. De boeking staat daarna op betaald met betaalwijze Contant.

Geldt mijn opzegtermijn bij wijzigen?

Nee. Jij wijzigt als coach, dus de termijn voor klanten telt niet. Wel moet de nieuwe tijd in de toekomst liggen en vrij zijn.

Kan ik een geannuleerde boeking nog bewerken?

Nee. Je ziet alleen nog de gegevens en de uitkomst. Wil je de klant opnieuw inplannen, maak dan een nieuwe boeking aan. Zie Boeken voor een klant.

Gerelateerd

• Boeken voor een klant
• Contant of pin bij de les afrekenen
• Refunds uitvoeren en disputes afhandelen
• Lesverslagen