Beschikbaarheid instellen

Wat is beschikbaarheid?

Beschikbaarheid is het weekrooster waarbinnen leerlingen lessen bij je kunnen boeken. Je stelt één keer een standaard schema in, maakt per dag een uitzondering voor een vakantie of een afwijkende dag, en blokkeert losse uren voor lunch of een vergadering. Leerlingen zien alleen tijden die daarna nog open zijn.

De pagina in één oogopslag

Op Admin → Beschikbaarheid staat bovenaan een rij met de zeven dagen van de week. Per dag zie je de openingstijden, Gesloten bij een afwijkende dichte dag, of Vrij als je die dag niet werkt. Een geel puntje betekent dat er een blokkering op die dag staat, een paars puntje dat de dag afwijkt van je schema. Daaronder staan vier tegels: Open dagen, Open uren, Blokkeringen en Afwijkend, voor de week die je bekijkt.

Links staat de geselecteerde dag met zijn blokkeringen en de knoppen Afwijkende tijden, Hele dag vrij en Blokkering toevoegen. Rechts staat het Standaard schema.

Hoe stel je je weekpatroon in?

1. Ga naar Admin → Beschikbaarheid en kijk rechts bij Standaard schema.
2. Heb je meer dan één locatie, kies dan eerst de locatie: boven het weekoverzicht of bij Schema voor locatie in de schemakaart. Elke locatie heeft een eigen weekschema en de kop noemt welke je bekijkt.
3. Zet de schakelaar aan voor elke dag dat je lesgeeft en vul een begin- en eindtijd in.
4. Klik op Schema opslaan.

Hoe maak je een uitzondering voor één datum?

1. Klik bovenaan op de dag.
2. Klik op Afwijkende tijden.
3. Zet Gesloten (hele dag) aan om die dag dicht te zetten, of vul afwijkende tijden in bij Van en Tot. Voeg eventueel een notitie toe.
4. Klik op Opslaan.

Een afwijking vervangt voor die datum je schema. Je kunt er ook mee openen buiten je schema: een dag die normaal dicht is, of uren buiten je gewone tijden. Met Afwijkende tijden bewerken pas je het aan; met Verwijderen in dat formulier haal je de afwijking weer weg. Tijden moeten op het hele of halve uur liggen; anders weigert Golfly het opslaan.

Hoe blokkeer je losse uren?

1. Klik bovenaan op de dag en dan op Blokkering toevoegen.
2. Geef de blokkering een Naam, bijvoorbeeld "Lunch".
3. Kies Eenmalig (met een datum) of Herhalend (met een weekdag).
4. Zet Hele dag aan, of vul Van en Tot in. Kies eventueel een kleur.
5. Klik op Toevoegen.

Ook hier moeten begin- en eindtijd op het hele of halve uur liggen. Met Hele dag vrij maak je in één klik een eenmalige blokkering voor de hele dag. Blokkeringen gelden voor al je locaties. Via het potlood pas je een blokkering aan of zet je hem tijdelijk uit met Actief; met de prullenbak verwijder je hem.

Uren intekenen in de kalender

Op een groter scherm kun je op Admin → Kalender ook direct in de week tekenen. Rechtsboven staat de schakelaar Open / Afwezig (sneltoetsen O en A). Sleep over een dag om uren in te tekenen: met Open maak je die uren beschikbaar als afwijking op je schema, met Afwezig blokkeer je ze. Een ingetekende strook kun je daarna oprekken of verwijderen. Met Vandaag dicht zet je vandaag in één klik dicht, en met Ongedaan draai je je laatste tekenacties terug.

Teken je Afwezig over een tijd waarop al een les staat, of klik je op Vandaag dicht terwijl er vandaag lessen staan, dan vraagt de kalender wat je wilt: niets doen, afwezig markeren en de boekingen laten staan, of afwezig markeren én de boekingen annuleren. Bij die laatste keuze kun je aanvinken of de klanten een annuleringsmail krijgen. Annuleer je, dan gaat het geld terug zoals bij elke annulering door jou; zie Een boeking beheren.

Veelgestelde vragen

Overschrijven uitzonderingen het weekpatroon?

Ja. Een afwijking voor 1 mei vervangt het schema voor die datum. Alleen als je dag gewoon volgens schema loopt, gebruikt Golfly het schema.

Wat gebeurt er met bestaande boekingen als ik een dag blokkeer?

Een bestaande boeking blijft staan als je Hele dag vrij klikt. Zet je een dag op Gesloten (hele dag) terwijl er lessen op staan, of maak je op de beschikbaarheidspagina een blokkering over een bestaande les heen, dan weigert Golfly dat en zie je alleen een korte foutmelding. Verzet of annuleer die les eerst, of gebruik de kalender: daar krijg je bij zo'n botsing de keuze om de boekingen te laten staan of te annuleren.

Kan ik een dag maar gedeeltelijk blokkeren?

Ja. Maak een blokkering met een begin- en eindtijd. Buiten dat blok kunnen leerlingen blijven boeken. Een blokkering kan eenmalig zijn of zich elke week herhalen.

Geldt dit ook voor Vaste les?

Ja. Bij het plannen van een vaste-lesblok slaat Golfly datums over die buiten je schema vallen, geblokkeerd zijn, al bezet zijn of op een groepsles vallen. Zie Vaste les.

Wat als ik op meerdere locaties lesgeef?

Elke locatie heeft een eigen weekschema; kies de locatie boven het weekoverzicht. Heeft een locatie nog geen schema, dan staat er een melding dat klanten daar nog niet kunnen boeken. Afwijkende dagen en blokkeringen gelden voor al je locaties, want jij bent er maar één keer. Zie Locaties.

Gerelateerd

• Locaties
• Vaste les: abonnementen voor terugkerende lessen
• Op de baan vandaag
• Boeken voor een klant