Groepslessen en cursussen organiseren

Wat is een groepsles, en wat is een cursus?

Een groepsles is een gezamenlijke les voor meerdere leerlingen tegelijk op één moment. In Golfly heet dat een evenement.

Een cursus is een serie van twee tot twaalf groepslessen die je in één keer aanmaakt. Leerlingen schrijven zich in voor de hele cursus, betalen één keer, en krijgen voor elke sessie een aparte herinnering. Je beheert ze beide via Admin → Lessen, tab Groepslessen.

Eénmalige groepsles aanmaken

1. Ga naar Admin → Lessen, tab Groepslessen.
2. Klik op Nieuw evenement.
3. Vul Titel (NL), datum, starttijd en eindtijd in. Optioneel: voeg een omschrijving toe.
4. Laat de schakelaar Meerdere lessen (cursus) uit staan.
5. Vul Prijs per persoon (€) in.
6. Stel Min. deelnemers en Max. deelnemers in (1 tot 20).
7. Optioneel: vul een Annuleringstermijn (uren) in. Dit is hoe lang voor aanvang leerlingen zich nog gratis kunnen afmelden.
8. Optioneel: vul de EN-vertaling handmatig in of laat hem voorstellen via de vertaalknop.
9. Klik op Opslaan. Het evenement verschijnt direct op je publieke pagina.

Cursus (meerdaags) aanmaken

1. Ga naar Admin → Lessen, tab Groepslessen, en klik op Nieuw evenement.
2. Vul Titel (NL) in (bijvoorbeeld "Beginnerscursus mei").
3. Zet de schakelaar Meerdere lessen (cursus) aan.
4. Vul Eerste les op in en de standaard Starttijd en Eindtijd.
5. Kies Aantal lessen (2 tot 12) en Interval (wekelijks, tweewekelijks, etc.).
6. Golfly genereert een sessielijst op basis van die instellingen. In de lijst kun je per sessie de datum en tijd aanpassen voordat je opslaat. Handig als sessie 3 op een andere dag valt vanwege een feestdag.
7. Optioneel: geef elke sessie een Onderwerp (bijvoorbeeld "Chippen" of "Bunkerslag"), maximaal 200 tekens. Laat je het leeg, dan toont die sessie gewoon de cursustitel. Werk je tweetalig, dan staat er per sessie ook een EN-veld plus een knop Vertaal onderwerpen die alle ingevulde onderwerpen in één keer voorvertaalt.
8. Vul Prijs per persoon (€) in. Dit is de prijs voor de hele cursus, niet per sessie.
9. Stel Min. deelnemers en Max. deelnemers voor de cursus in.
10. Optioneel: zet een Annuleringstermijn (uren). Die geldt vanaf de eerste sessie.
11. Klik op Opslaan. De cursus verschijnt op je publieke pagina als één kaart, en op je booking-kalender als een serie tappable blokjes.

Een sessie verzetten of een onderwerp aanpassen

1. Ga naar Admin → Lessen, tab Groepslessen, en open de cursus.
2. Onder Sessies pas je per sessie de datum, starttijd, eindtijd of het Onderwerp aan. (Werk je tweetalig, dan staat hier ook het EN-veld.)
3. Klik op Opslaan.

Wat er bij opslaan gebeurt, hangt af van wat je veranderde:

• Datum of tijd gewijzigd: aangemelde leerlingen krijgen automatisch een mail met de verplaatste sessie.
• Alleen het onderwerp gewijzigd: dit wordt stil opgeslagen, er gaat geen mail uit. Het nieuwe onderwerp verschijnt vanzelf op de cursuspagina en in de eerstvolgende sessieherinnering.

Laat je een onderwerp leeg, dan valt die sessie terug op de cursustitel. Je kunt elke sessie los aanpassen zonder dat de rest van de cursus opnieuw moet worden ingericht.

Een hele cursus annuleren

1. Open de cursus via Admin → Lessen, tab Groepslessen.
2. Scroll naar Cursus annuleren en klik op de knop.
3. Bevestig met Ja, annuleer cursus.
4. Golfly annuleert alle sessies, mailt iedereen, en stort het volledige inschrijfgeld terug aan elke deelnemer die via Mollie betaald heeft. Open betaallinks vervallen.

Heeft iemand aan de balie betaald, dan kan Golfly dat geld niet terugstorten: die betaling loopt niet via Mollie. Je rekent dat zelf met de deelnemer af.

Een eenmalig evenement annuleer je op dezelfde manier vanuit zijn detailpagina.

Aanmeldingen bekijken

1. Ga naar Admin → Lessen, tab Groepslessen, en open een evenement of cursus.
2. Je ziet per aanmelding de status: Bevestigd, Betaling uitstaand, Geannuleerd of Terugbetaald, plus de betaalwijze en de inschrijfdatum.
3. Bij een cursus zie je ook hoeveel deelnemers er staan ten opzichte van het maximum, en of het minimum al gehaald is.

Een inschrijving annuleren als coach

Wil een deelnemer toch niet meedoen, dan annuleer jij de inschrijving op de cursuspagina.

1. Open de cursus en klik bij de deelnemer op Inschrijving annuleren.
2. Lees de bevestiging: "Onlinebetalingen worden teruggestort; aan de balie betaalde deelnemers verreken je zelf. Open betaallinks vervallen."
3. Klik op Ja, annuleren.

Golfly past dezelfde regels toe als wanneer de deelnemer zelf annuleert. Vóór de annuleringstermijn gaat het volledige inschrijfgeld terug via Mollie; je ziet "De terugbetaling loopt via Mollie." Ná de termijn krijgt de deelnemer per e-mail een tegoed naar rato van de resterende sessies. Betaalde de deelnemer aan de balie, dan staat er hoeveel je zelf verrekent. Mislukt de terugbetaling of het tegoed, dan zegt de melding dat direct: regel het dan handmatig via Mollie of maak zelf een cadeaubon aan.

De cursuscijfers bovenaan de pagina

Bovenaan de cursuspagina staat een cijferblok met vier tegels:

• Bezetting: actieve deelnemers ten opzichte van het maximum.
• Betaald: het bedrag dat binnen is. Betaalden deelnemers via meerdere wegen (bijvoorbeeld online en aan de balie), dan staat de uitsplitsing eronder.
• Openstaand: wat er nog open staat. Kleurt oranje zolang het niet nul is.
• Aanwezigheid: het percentage aanwezig over de lessen die je hebt afgetikt. Heb je nog geen les afgetikt, dan staat er "Nog niets geregistreerd" in plaats van een percentage.

Daaronder zie je per herkomst hoeveel inschrijvingen er zijn: zelf geboekt op je site, via een betaallink, aan de balie of via een vervolgmail.

In je eigen admin ziet iedereen die daar kan inloggen deze cijfers. Werkt je club met ClubDesk, dan ziet daar alleen de clubbeheerder de cijfers; een planner niet.

Zelf een deelnemer inschrijven

Je kunt iemand rechtstreeks op een cursus zetten, bijvoorbeeld als hij aan de balie staat of belt:

1. Open de cursus en klik op Deelnemer inschrijven.
2. Vul naam en e-mailadres in (telefoon mag erbij). Bestaat de klant al, dan herkent Golfly hem aan het e-mailadres en komt er geen dubbel profiel.
3. Kies de betaling: Aan de balie betaald (de inschrijving staat direct op betaald) of Betaallink sturen (de deelnemer krijgt de link per mail en betaalt zelf).

De optie Betaallink sturen bestaat alleen als je Mollie gekoppeld hebt. Lukt het mailen van de link niet, of heeft de deelnemer geen e-mailadres, dan zegt het scherm dat eerlijk en kun je de link kopiëren en zelf delen. Op een volle of afgeronde cursus verdwijnt de inschrijfknop.

Betaallinks per deelnemer

Bij elke aanmelding die nog op een betaallink wacht staat een knop Betaallink. Die opent een venster dat de actuele status bij Mollie ophaalt:

• Open: je ziet de link zelf, met een kopieerknop en de uiterste vervaldatum.
• Betaald: de link is inmiddels betaald; ververs de pagina voor de nieuwe status.
• Verlopen of vervangen: de link is niet meer geldig. Een nieuwe link vervangt hem.

Met Opnieuw mailen stuur je de link nog een keer. Is de link dood, dan maakt Golfly eerst een verse link op hetzelfde bedrag en mailt die. Is er al eens gemaild, dan vraagt het venster eerst of je het nogmaals wilt sturen, zodat je niemand dubbel lastigvalt. Heeft de deelnemer een telefoonnummer, dan verschijnt na het versturen ook een knop Deel via WhatsApp met een kant-en-klaar berichtje.

Heeft de deelnemer geen e-mailadres, dan heet de knop Betaallink maken, of Nieuwe link maken als de vorige link verlopen is. Je krijgt de verse link op het scherm en deelt hem zelf.

Een inschrijving als betaald markeren

Rekent iemand alsnog aan de balie af terwijl zijn inschrijving nog open staat, klik dan op Markeer als betaald bij die aanmelding en bevestig. De inschrijving gaat op betaald en de deelnemer krijgt de gewone bevestiging.

Let op bij een openstaande online betaling of betaallink: Golfly sluit die betaling als dat nog kan, maar betaalt de deelnemer hem thuis tóch nog, dan komt er een tweede betaling binnen. Die zie je in Mollie en bij je betalingen, en die moet je dan zelf terugstorten. Op een geannuleerde cursus is er niets meer te bevestigen; daar staat de knop niet.

Aanwezigheid bijhouden per les

Elke sessie op de cursuspagina heeft een uitklapbaar blok Aanwezigheid. Daarin tik je per deelnemer Aanwezig, Afwezig of No-show aan. Nogmaals tikken op dezelfde keuze wist de registratie weer, zodat "nog niet geregistreerd" een echte staat blijft. Achter de knop zie je per les hoeveel deelnemers je al hebt afgetikt, geteld over de deelnemers die nu nog in de cursus zitten.

Wat je hier aftikt voedt het aanwezigheidspercentage in het cijferblok en de aanwezigheid op de klantpagina.

Intake en advies per deelnemer

Vult een deelnemer na het boeken de intakevraag in, dan zie je in de kolom Intake zijn handicapband (met de invuldatum als je eroverheen beweegt) en zijn doel in eigen woorden.

In de kolom Advies zet je per deelnemer waar hij staat: Voltooid, Klaar voor vervolg of Extra aandacht. Het wordt per rij direct opgeslagen. Dit advies zie je terug op de klantpagina, en je kunt er bij Berichten op filteren als je een cursusgroep gericht wilt mailen.

De golfreis op de klantpagina

Open een klant via Admin → Klanten en je ziet, zodra hij ooit aan een cursus heeft meegedaan, zijn golfreis: het verloop van zijn handicapband, en per cursus de status, herkomst, aanwezigheid, zijn doel en jouw advies. Staat het laatste advies op een lopende inschrijving op Klaar voor vervolg, dan draagt de klantpagina de markering Klaar voor een vervolgaanbod. Handig om te zien wie je een vervolgcursus kunt aanbieden.

De wachtlijst

Staat er geen groepstraining gepland, dan is je groepslespagina niet leeg. Bezoekers zien daar een veld waarin ze hun e-mailadres kunnen achterlaten, plus een knop om jou te appen als ze met hun eigen groep willen komen.

Wie zich inschrijft krijgt meteen een bevestiging en verschijnt in je klantenlijst als lead. Schrijft iemand zich twee keer in, dan blijft het bij één inschrijving en één mail.

Plan je daarna een training in, dan gaat er niet automatisch een bericht uit. Ga naar Admin → Berichten, kies de doelgroep Wachtlijst groepslessen, schrijf je bericht en verstuur het. Zo zie je eerst hoeveel mensen het zijn en bepaal je zelf de woorden.

Veelgestelde vragen

Wat gebeurt er als de cursus het minimum niet haalt?

Dat regelt Golfly automatisch, jij hoeft niets handmatig te doen. Zodra de annuleringstermijn voor de eerste sessie verstrijkt en het minimum nog niet gehaald is, annuleert Golfly de hele cursus. Hetzelfde geldt voor een eenmalige groepsles die zijn minimum niet haalt.

Je hoort het vooraf. Sluit de inschrijving binnen drie dagen en staat de cursus dan nog onder het minimum, dan krijg je één keer een waarschuwing per mail en als melding: "Cursus onder het minimum, inschrijving sluit over 2 dagen", met de stand (bijvoorbeeld 1 van 3) en het moment waarop de inschrijving sluit. Je hebt dan nog tijd om mensen te bellen, het minimum te verlagen of de cursus zelf te annuleren. Die waarschuwing komt dagelijks rond 09:00 in beeld, alleen voor cursussen die nog niet gesloten zijn.

Bij die annulering gebeuren er drie dingen, vanzelf:

• Terugbetalen: elke deelnemer die via Mollie betaald heeft, krijgt het volledige inschrijfgeld teruggestort. Een baliebetaling loopt niet via Mollie; die reken je zelf af.
• Mailen: elke deelnemer krijgt een mail dat de cursus niet doorgaat, met het terugbetaalde bedrag erin.
• Melden: jij krijgt een melding dat de cursus is geannuleerd, met het aantal aanmeldingen ten opzichte van het minimum.

Je hoeft dus niet zelf op Cursus annuleren te klikken voor dit scenario. Die knop is er voor het geval je een cursus om een andere reden wil afblazen.

Wat krijgt een leerling terug als hij een cursus annuleert?

Hangt af van wanneer hij annuleert:

• Vóór de annuleringstermijn: volledige terugbetaling via Mollie, als hij via Mollie betaald heeft. Betaalde hij aan de balie, dan zegt de bevestiging dat eerlijk en rekenen jullie het onderling af.
• Ná de annuleringstermijn: een tegoed in de vorm van een cadeaubon, naar rato van de resterende sessies. Het tegoed is 12 maanden geldig en kan worden ingezet voor elke les of cursus op jouw site.

Dit voorkomt dat een no-show vlak voor de start je hele cursus omver gooit, terwijl de leerling toch fair behandeld wordt.

Wat ziet de leerling op zijn kant?

Bij een cursus ziet hij één kaart met alle sessies en de prijs voor de hele serie. Na inschrijving krijgt hij één bevestigingsmail met daarin een agenda-bestand (.ics) met alle sessies in één keer. Voor elke sessie krijgt hij apart een herinnering een dag van tevoren.

Heb je een sessie een onderwerp gegeven, dan zie je dat terug op drie plekken: op de publieke cursuskaart bij die sessie, in de sessielijst van de bevestigingsmail, en als regel Onderwerp in de bijbehorende sessieherinnering. Op je eigen agenda toont die sessie dan "Cursus: Onderwerp" in plaats van alleen de cursustitel. Sessies zonder onderwerp tonen overal gewoon de cursustitel.

Kan ik een bestaand evenement of cursus nog aanpassen?

Titel, omschrijving en vertalingen kun je altijd aanpassen. Datum, tijd en het onderwerp van een losse sessie pas je aan via de cursusdetailpagina. Bij een gewijzigde datum of tijd worden aangemelde leerlingen automatisch gemaild; een gewijzigd onderwerp wordt stil opgeslagen (geen mail). Laat je een onderwerp leeg, dan valt die sessie terug op de cursustitel. Zodra er inschrijvingen op een cursus staan, liggen prijs, capaciteit, annuleringstermijn en coach vast; titel, omschrijving, kleur en locatie kun je nog wijzigen. Bij een eenmalig evenement kun je de prijs wel aanpassen, die geldt dan alleen voor nieuwe aanmeldingen.

Coaches bij een cursus

Op de cursussenpagina staat de kaart Coaches: de namen van de mensen die bij jullie lesgeven. Een naam hier is alleen een vermelding bij een cursus, geen inlog en geen eigen agenda. Met de fotoknop naast een naam kies je een foto (JPEG, PNG of WEBP, maximaal 5 MB); die staat dan bij de cursus op de boekingspagina van de club, naast de naam. Zonder foto staan er initialen. Een coach die weggaat zet je op inactief: hij verdwijnt uit de keuzelijst, maar lopende cursussen houden de vermelding.

Kan ik per week een eigen onderwerp of thema geven?

Ja. Bij een cursus heeft elke sessie een optioneel veld Onderwerp (maximaal 200 tekens), bijvoorbeeld "Putten", "Chippen" of "Bunkerslag". Je vult het in bij het aanmaken van de cursus, en je kunt het later nog wijzigen op de cursusdetailpagina. Laat je het leeg, dan toont die sessie gewoon de cursustitel, dus bestaande cursussen veranderen niets tenzij je zelf een onderwerp invult.

Een ingevuld onderwerp verschijnt op de publieke cursuskaart, in de bevestigingsmail en in de sessieherinnering, en op je eigen agenda als "Cursus: Onderwerp". Werk je tweetalig (International Unlock), dan vul je per sessie ook een EN-onderwerp in, of laat je ze in één keer voorvertalen met de knop Vertaal onderwerpen.

Wat is het verschil tussen een cursus en losse evenementen?

Een cursus is één boeking voor meerdere lessen, met één prijs en een gegarandeerde plek voor de hele serie. Losse evenementen kun je apart aanbieden als open inloop. Voor een lessenreeks waar dezelfde groep iedere week terugkomt is een cursus altijd beter.

Wat is het verschil tussen een cursus en een single les?

Een single les is één-op-één tussen jou en een leerling, geboekt via Admin → Lessen, tab Lestypes. Een cursus en groepsles zijn met meerdere leerlingen op een vast moment. Single lessen worden geboekt op beschikbare momenten in je kalender; groepslessen en cursussen hebben een vaste datum die jij prikt.

Gerelateerd

• Beschikbaarheid instellen
• Lestypes aanmaken en beheren
• Klanten beheren
• Berichten sturen naar klantgroepen
• Cadeaubonnen beheren
• Tweetalige content met de AI-vertaalknop