Academy: uitnodigen, voorrang en de wachtlijst

Wat is de uitnodigingslijst?

De uitnodigingslijst is de pagina Uitnodigen bij één cursus: de golfers die klaar zijn voor die stap, met per golfer een knop voor WhatsApp, e-mail en inschrijven. Je opent hem vanuit de cursus zelf.

Waar de opvolglijst alle golfers per vervolgprogramma verzamelt, hoort deze lijst bij de cursus waarvandaan je hem opent. Je ziet er dus wie je voor deze reeks kunt bellen.

Wie mag uitnodigen?

Zowel een planner als een clubbeheerder. Uitnodigen, iemand op de wachtlijst zetten en de lijst afvinken is baliewerk.

Voorrang zetten hoort bij het aanmaken of bewerken van een cursus, en dat is werk voor een clubbeheerder. De uitnodigingstekst van de club staat in Instellingen en is ook alleen voor een clubbeheerder.

Wie er op de lijst staat

Een golfer staat op de uitnodigingslijst als hij aan één van deze twee voldoet, bij een cursus van deze club:

• Hij rondde het vorige niveau uit de leerlijn af, staat nog niet ingeschreven, en de coach zette bij zijn laatste lopende inschrijving geen advies dat hij extra aandacht nodig heeft.
• Hij staat op de wachtlijst van het programma van deze cursus.

De wachtlijst staat bovenaan, oudste inschrijving eerst. Daaronder staan de doorstromers. Wie je op Geen interesse of op Later zette, staat er niet: dat zijn dezelfde afvinkrijen als op de opvolglijst, dus wat je daar afvinkt telt hier ook.

Per golfer zie je de naam met een link naar zijn klantpagina, het telefoonnummer, waar hij vandaan komt ("Op de wachtlijst sinds 6 sep" of "cursus · afgerond datum"), de handicapcategorie als die bekend is, en de contactregel van een eerdere afvinkbeurt.

Iemand uitnodigen

1. Open de cursus en klik in de regel Voorrang tot datum · aantal gerechtigd op Uitnodigen. Loopt er geen voorrang, dan staat er op dezelfde plek de link Uitnodigingslijst. Net een cursus aangemaakt? Dan staat er in de melding meteen een knop "aantal golfers uitnodigen".
2. Zoek de golfer op in de lijst.
3. Klik op WhatsApp of op E-mail. Het gesprek of de mail opent met de uitnodigingstekst van je club erin, met de gegevens van deze cursus al ingevuld.
4. Verstuur het bericht zelf. Golfly stuurt niets uit zichzelf.
5. Wil je hem meteen inschrijven, klik dan op Inschrijven. Het formulier opent met naam, e-mail en telefoon al ingevuld; verder werkt het als inschrijven aan de balie.

De knop Inschrijven staat er alleen zolang er iets in te schrijven valt. Zit de cursus vol, dan staat hij bij niemand in de lijst en meldt de regel onder de titel: "Deze cursus zit vol (n/n); inschrijven kan pas als er een plek vrijkomt." Daar staan het aantal bezette plekken en het maximum. Is de cursus geannuleerd of afgerond, dan staat er "Deze cursus is geannuleerd." of "Deze cursus is afgerond.", en dat gaat voor op de melding over vol. Uitnodigen blijft in al die gevallen gewoon werken; alleen inschrijven kan niet.

De knop WhatsApp staat er alleen bij een bruikbaar telefoonnummer, E-mail alleen bij een bekend e-mailadres.

De knop Uitnodigen hangt aan de voorrangsregel. Loopt er geen voorrangsvenster, dan staat op dezelfde plek de link Uitnodigingslijst, zolang de cursus aan een programma is gekoppeld. Zonder programma is er geen leerlijn en dus ook geen lijst; dan kom je er alleen nog via de melding vlak na het aanmaken van de cursus, of via Naar de uitnodigingslijst in het venster dat verschijnt als er een plek vrijkomt.

Wat "uitgenodigd" betekent

Klik je op WhatsApp of E-mail, dan markeert ClubDesk de golfer meteen als uitgenodigd. Onder zijn naam komt een regel als "Uitgenodigd via WhatsApp op 6 sep 09:12 door Frederique". Wie de lijst later opent ziet die regel ook.

Dat is een aantekening dat jij het gesprek opende, geen verzendbewijs. Golfly kan niet zien of je het bericht daadwerkelijk verstuurde. Deed je het toch niet, klik dan op Toch niet verstuurd; dat kan zowel in de melding vlak na de klik als in de regel onder de naam. De golfer staat dan weer als niet uitgenodigd.

Je mag iemand meerdere keren uitnodigen. De lijst toont de laatste keer.

Benaderd, Later en Geen interesse

Dezelfde drie knoppen als op de opvolglijst, en ze schrijven ook dezelfde rijen weg:

• Benaderd: opent een klein venster voor een notitie van hoogstens 300 tekens. De golfer blijft staan.
• Later: de golfer verdwijnt van de lijst en komt na het ingestelde aantal dagen terug, standaard 90.
• Geen interesse: de golfer verdwijnt van de lijst. Stond hij op de wachtlijst van dit programma, dan sluit ClubDesk die rij er meteen bij, zodat hij bij een vrije plek niet alsnog gebeld wordt.

Bij een golfer die op de wachtlijst staat komt daar een vierde knop bij: Van de wachtlijst halen. Die haalt alleen zijn wachtlijstrij weg, zonder afvinkregel. Gebruik hem als iemand niet langer op een plek zit te wachten maar wel gewoon in beeld mag blijven; wil je hem ook van de opvolglijst af, kies dan Geen interesse.

Voorrang geven aan een cursus

Voorrang is een datum op de cursus: tot en met die dag waarschuwt het inschrijfscherm wanneer de balie iemand inschrijft die niet op de uitnodigingslijst staat. Meer doet het niet, en niemand wordt geweigerd.

1. Maak een cursus aan via Nieuwe cursus, of open een bestaande cursus en kies Meer → Bewerken.
2. Kies bij Programma het niveau uit de leerlijn. Bij een nieuwe cursus verschijnt daarna een regel als "Er staan 7 golfers klaar voor deze stap (5 doorgestroomd, 2 op de wachtlijst)." Staat er niemand klaar, dan zegt de regel dat: "Nog niemand staat klaar voor deze stap."
3. Zet Voorrang geven tot aan. Dat vinkje staat standaard uit.
4. Controleer de datum. Die staat voorgevuld op tien dagen vanaf vandaag en is pas te wijzigen als het vinkje aan staat. Zet je het vinkje aan zonder datum, dan meldt het formulier "Kies tot wanneer de voorrang loopt".
5. Sla de cursus op.

Het blok staat er alleen als de coachomgeving de leerlijn al kent. De voorstelregel zelf staat alleen bij een nieuwe cursus; bij bewerken zie je het vinkje en de datum, gevuld met wat er al stond. Voorrang kun je ook aanzetten of wijzigen als er al inschrijvingen zijn.

Op de cursuspagina staat zolang de voorrang loopt de regel "Voorrang tot 16 sep · 7 gerechtigd" met de knop Uitnodigen. Is de datum verstreken, dan verdwijnt die regel en staat er de link Uitnodigingslijst.

Wat de balie ziet tijdens de voorrang

Schrijft de balie tijdens het venster iemand in die niet op de uitnodigingslijst staat, dan verschijnt in het inschrijfformulier een waarschuwing: "Deze cursus staat tot 16 sep in voorrang voor golfers die klaar zijn voor Van GVB naar HCP 54: het vorige niveau afgerond, of op de wachtlijst. Anouk hoort daar niet bij."

Dit is alleen een waarschuwing. De knop Inschrijven blijft gewoon werken, en de server weigert niets. Je ziet hem niet bij iemand die wel op de lijst staat; ClubDesk herkent dat aan het e-mailadres in het formulier.

De wachtlijst per programma

De wachtlijst is een lijst golfers die op een plek wachten voor een programma, niet voor één cursus. Zet je iemand vanaf een volle cursus op de wachtlijst, dan wacht hij dus op het niveau, en komt hij ook op de uitnodigingslijst van een volgende cursus van datzelfde niveau.

1. Open een cursus die vol zit. De knop bovenaan heet dan Op de wachtlijst zetten in plaats van Inschrijven.
2. Klik op Golfer zoeken en kies de golfer. Het venster zegt erbij: "Hij zit vol, maar ik zet je erop, dan ben je de eerste die we bellen." Staat de golfer nog niet in ClubDesk, kies dan Nieuwe golfer en vul hem zelf in: naam en e-mail zijn verplicht, een telefoonnummer mag. Hij krijgt daarmee een profiel bij deze coach, net als bij inschrijven aan de balie.
3. Vul optioneel een notitie in, hoogstens 300 tekens.
4. Klik op Op de wachtlijst zetten.

Naast de bezetting op de cursuspagina staat dan "Wachtlijst: 2". Die teller blijft ook staan wanneer het programma in de leerlijn is uitgezet: wie wacht blijft wachten, en op de uitnodigingslijst blijven die mensen zichtbaar. Iemand nieuw op zo'n wachtlijst zetten kan pas weer als het programma aanstaat; tot die tijd meldt ClubDesk "Onbekend programma".

Een paar dingen om te weten:

• Hangt de cursus niet aan een programma, dan blijft de knop Inschrijven staan, met de uitleg "Koppel de cursus eerst aan een programma om een wachtlijst te gebruiken."
• Staat de golfer er al op, dan meldt het venster "Deze golfer staat al op de wachtlijst voor dit programma". Eén open rij per golfer per programma.
• Hoort de gekozen golfer bij een andere coachomgeving, dan zegt het venster dat je hem op de wachtlijst moet zetten vanaf een cursus van die coach.
• De rij sluit vanzelf zodra de golfer wordt ingeschreven voor een cursus van dat programma. Schrijf je hem aan de balie in, dan is dat meteen. Boekt hij zelf online, dan pas als de betaling binnen is.
• Geen interesse op de uitnodigingslijst sluit de rij ook.
• Van de wachtlijst halen op de uitnodigingslijst sluit alleen de wachtlijstrij; de golfer blijft op de opvolglijst staan.

Een plek die vrijkomt

Annuleer je één inschrijving op een cursus, dan blijft hetzelfde venster staan zodra er iemand op de wachtlijst van dat programma staat. De kop wordt Plek vrij en eronder staat "Plek vrij. Op de wachtlijst voor programma:" met hoogstens vijf namen en sinds wanneer ze wachten.

Per naam staat er een knop WhatsApp als het nummer bruikbaar is, en onderaan Naar de uitnodigingslijst. Dit werkt ook op een cursus zonder voorrang. Staat er niemand op de wachtlijst, dan sluit het venster gewoon zoals je gewend bent.

De uitnodigingstekst van je club

De uitnodigingstekst is het bericht dat klaarstaat in WhatsApp en e-mail zodra je iemand uitnodigt. Een clubbeheerder stelt hem in bij Instellingen → Academy, en hij geldt voor alle gekoppelde coaches van de club.

Laat je het veld leeg, dan gebruikt Golfly deze tekst:

Hoi {voornaam}, de vervolgcursus {programma}[ start op {startdatum}] bij {locatie} ({duur}, {lesdata}, {prijs}).[ Je bent als eerste aan de beurt tot {voorrang_tot}.] Zullen we je inschrijven?

De stukjes tussen accolades worden vervangen door de gegevens van de cursus. Beschikbaar zijn: {voornaam}, {programma}, {cursus}, {startdatum}, {duur}, {lesdata}, {prijs}, {locatie} en {voorrang_tot}.

Tekst tussen blokhaken verdwijnt in zijn geheel zodra één waarde erin leeg is. Zo staat er bij een cursus zonder voorrangsvenster geen halve zin over "aan de beurt tot", en bij een cursus zonder ingeplande eerste les geen lege startdatum. Onder het veld staan twee voorbeelden met verzonnen gegevens, Met voorrang en Zonder voorrang, zodat je het verschil ziet voor je opslaat.

Het onderwerp van de e-mail maakt Golfly zelf: "programma start op startdatum", of alleen de programmanaam als er nog geen eerste les gepland staat.

Een tekst mag hoogstens 1000 tekens lang zijn; daarboven meldt het scherm dat en blijft Opslaan uit staan. Typ je een placeholder verkeerd, dan blijft die letterlijk staan in het voorbeeld. Dat is met opzet: zo zie je de typefout voordat een golfer hem krijgt.

Als er niemand op de lijst staat

Dan zie je "Niemand staat klaar voor deze stap." Daaronder staat waarom dat kan:

• "Golfers verschijnen hier zodra ze het vorige niveau afronden of op de wachtlijst komen."
• Of, bij een cursus zonder programma: "Koppel de cursus eerst aan een programma; zonder leerlijn weet niemand wie hierna aan de beurt is." Als clubbeheerder staat er dan ook een knop Leerlijn.

Als een coachomgeving nog niet is bijgewerkt

Draait de gekoppelde coachomgeving nog een oudere versie, dan meldt de pagina "Uitnodigen is hier nog niet beschikbaar (oudere coachomgeving)." Er is dan niets stuk en opnieuw proberen helpt niet; die omgeving is nog niet bijgewerkt. Op de cursuspagina blijven de voorrangsregel en de wachtlijstteller in dat geval weg.

Gerelateerd

• Academy: de opvolglijst
• Academy: cursussen aanmaken en bewerken
• Academy: een deelnemer inschrijven aan de balie
• Instellingen: locaties, coaches, boekingspagina en Academy