Academy: een deelnemer inschrijven aan de balie
Iemand inschrijven aan de balie
Staat er iemand aan de balie of belt hij, dan schrijf je hem rechtstreeks in voor een cursus. Dit kan zowel een planner als een clubbeheerder doen.
- Ga naar Academy en zoek de cursus op, of open hem via de cursuslijst.
- Klik op Inschrijven, in de uitklaprij van de lijst of bovenaan de cursuspagina. De knop staat er alleen zolang de cursus open, bevestigd of vol is; op een geannuleerde of afgeronde cursus is inschrijven niet meer mogelijk.
- Vul Naam (voor- en achternaam), E-mail en optioneel Telefoon in.
- Kies de betaling: Aan de balie betaald of Betaallink mailen.
- Klik op Inschrijven om te bevestigen.
Bestaat er al een klant met dat e-mailadres bij deze coach, dan herkent Golfly hem daaraan en komt er geen dubbel profiel.
Anders dan bij een boeking in de coach-omgeving zelf is e-mail hier verplicht: het is het adres waar de bevestiging en, bij een betaallink, de link zelf naartoe gaan.
Als de cursus in voorrang staat
Heeft een clubbeheerder de cursus een voorrangsvenster gegeven, dan kan er in het inschrijfformulier een waarschuwing staan: "Deze cursus staat tot 16 sep in voorrang voor golfers die klaar zijn voor Van GVB naar HCP 54: het vorige niveau afgerond, of op de wachtlijst. Anouk hoort daar niet bij."
Dat is een melding, geen slot. Je kunt gewoon op Inschrijven klikken en de server weigert niets: jij ziet wie er voor je staat, ClubDesk niet. De waarschuwing blijft weg bij iemand die wel op de uitnodigingslijst staat; ClubDesk herkent dat aan het e-mailadres dat je invult. Ook zonder programma of na de einddatum van het venster blijft hij weg.
Als de cursus vol zit
Zit een cursus vol, dan heet de knop bovenaan de cursuspagina Op de wachtlijst zetten in plaats van Inschrijven. Vol betekent hier: de status is vol, of het aantal bevestigde inschrijvingen plus de inschrijvingen die nog op betaling wachten is gelijk aan het maximum.
- Klik op Op de wachtlijst zetten.
- Klik op Golfer zoeken en kies de golfer. Staat hij nog niet in ClubDesk, kies dan Nieuwe golfer en vul hem zelf in: naam en e-mail zijn verplicht, een telefoonnummer mag. Hij krijgt daarmee een profiel bij deze coach, net als wanneer je hem inschrijft.
- Vul optioneel een notitie in, hoogstens 300 tekens.
- Bevestig met Op de wachtlijst zetten.
De golfer wacht daarmee op het programma van deze cursus, niet op deze ene reeks. Hij staat dus ook klaar bij een volgende cursus van hetzelfde niveau. Hangt de cursus niet aan een programma, dan blijft Inschrijven staan met de uitleg "Koppel de cursus eerst aan een programma om een wachtlijst te gebruiken." Meer hierover staat in uitnodigen, voorrang en de wachtlijst.
Schrijf je een wachtende golfer later alsnog in aan de balie, dan sluit ClubDesk zijn wachtlijstrij meteen. Boekt hij zelf online, dan gebeurt dat zodra de betaling binnen is.
Inschrijven vanaf de klantpagina of de opvolglijst
Werkt de coach met een leerlijn, dan kun je ook vanaf de golfer beginnen in plaats van vanaf de cursus. Dat scheelt zoeken en tikwerk: naam, e-mail en telefoon staan al ingevuld zodra het formulier opent.
- Op de klantpagina staat de kaart Volgende stap met de open cursussen van het niveau dat aan de beurt is. Klik daar op Inschrijven.
- Op het tabblad Opvolgen staat bij elke golfer een knop Inschrijven. Zijn er meerdere open cursussen, kies er dan eerst een in de keuzelijst ernaast.
- Op de uitnodigingslijst van een cursus staat bij elke golfer dezelfde knop Inschrijven, en die schrijft altijd in op die ene cursus.
Vanaf hier gelden dezelfde regels als aan de balie: je kiest Aan de balie betaald of Betaallink mailen, en de deelnemer krijgt dezelfde mails. Controleer wel even het e-mailadres in het formulier, want daar gaat de bevestiging naartoe.
Aan de balie betaald of een betaallink
De optie Betaallink mailen bestaat alleen als deze coach-omgeving Mollie gekoppeld heeft. Zonder Mollie is Aan de balie betaald de enige keuze en zegt het formulier dat er zo.
Aan de balie betaald: de inschrijving staat direct op betaald, op dezelfde manier als een geslaagde onlinebetaling. De deelnemer krijgt één bevestigingsmail met een agendabestand (.ics) voor alle sessies in één keer, en daarna voor elke sessie apart een herinnering een dag van tevoren.
Betaallink mailen: de deelnemer krijgt de link per e-mail en betaalt zelf. Golfly mailt de link meteen en de melding vertelt je wat er gebeurde:
- Betaallink gemaild naar ...: de mail is verstuurd.
- Deelnemer heeft geen e-mailadres: er kon niet gemaild worden. Kopieer de link vanaf de cursuspagina en deel hem zelf.
- Betaallink aangemaakt, maar mailen lukte niet: de link bestaat en werkt, alleen het mailen zelf ging technisch mis.
Zodra de deelnemer betaalt, krijgt hij dezelfde bevestigingsmail met .ics als iemand die aan de balie betaalde.
De vervalregel van de betaallink
Een verse betaallink is normaal gesproken ongeveer 30 dagen geldig, met een maximum van 36 dagen. Maar de link reikt nooit voorbij het startmoment van de eerste les van de cursus. Alleen bij een inschrijving vlak voor de start krijgt de link altijd minstens 24 uur, ook als de eerste les sneller begint dan dat.
Kort gezegd: hoe eerder de eerste les, hoe eerder de betaallink verloopt, met een ondergrens van 24 uur.
Een betaallink beheren
Bij elke aanmelding die nog op een betaallink wacht staat een knop Betaallink, alleen zichtbaar voor een clubbeheerder. Die opent een venster dat de actuele status bij Mollie ophaalt:
- Open: je ziet de link zelf, met een kopieerknop en het exacte vervalmoment in woorden.
- Betaald: de link is al betaald, ververs de pagina voor de nieuwe status.
- Verlopen of vervangen: de link is niet meer geldig, een nieuwe link vervangt hem.
Met Opnieuw mailen vervangt Golfly een dode link (verlopen of vervangen) door een verse op hetzelfde bedrag en mailt die opnieuw. Is er al eens gemaild, dan vraagt het venster eerst Nogmaals sturen?, zodat niemand per ongeluk dubbel gemaild wordt. Heeft de deelnemer een telefoonnummer, dan verschijnt na het versturen een knop Deel via WhatsApp met een kant-en-klaar berichtje.
Heeft de deelnemer geen e-mailadres, dan heet de knop Nieuwe link maken: je krijgt een verse link om zelf te kopiëren en delen.
Aan de balie betaald zetten
Rekent iemand met een openstaande betaallink alsnog aan de balie af, klik dan bij die aanmelding op Markeer als betaald en bevestig. Deze knop is, net als de betaallinkbeheer hierboven, alleen zichtbaar voor een clubbeheerder. Golfly sluit de openstaande onlinebetaling waar dat nog kan.
Betaalt de deelnemer hem thuis toch nog, dan komt er een tweede betaling binnen die je zelf via Mollie moet terugstorten. Op een geannuleerde cursus staat deze knop niet meer.
Gerelateerd
Inloggen en je team: rollen en rechten
Inloggen met een code per mail, teamleden uitnodigen, je eigen naam invullen en het verschil tussen de rollen Planner, Clubbeheerder en Eigenaar.
Instellingen: locaties, coaches, boekingspagina en Academy
De vijf onderdelen van Instellingen: overzicht, locaties en bays, coaches en team, je publieke boekingspagina en de Academy-instellingen met de uitnodigingstekst.