Instellingen: locaties, coaches, boekingspagina en Academy
Wie kan bij Instellingen?
Alleen de rol Clubbeheerder kan Instellingen openen. Ga je als Planner naar Instellingen, dan zie je de melding "Alleen voor clubbeheerders": "Je kunt de planning gebruiken, maar hebt geen beheerrechten voor een club." Meer over de rollen staat in Inloggen en je team.
De zes onderdelen
Instellingen is opgedeeld in zes onderdelen, te bereiken via een menu aan de linkerkant (op mobiel via een keuzelijst):
- Overzicht: wat staat goed en wat mist nog?
- Locaties en bays: namen, status en openingstijden.
- Coaches en team: toegang en publieke zichtbaarheid.
- Boekingspagina (ook wel Clubstijl genoemd): logo, kleur en boekingspagina.
- Academy: opvolglijst en uitnodigingstekst.
- Koppelingen: Mollie voor betalingen van de club, en TeeControl voor de bays van je hal.
Overzicht
Bovenaan staan vier tegels: het aantal operationele locaties, het aantal actieve bays, het aantal gekoppelde coaches en de status van je boekingspagina (Live of Concept). Klik op een tegel om direct naar dat onderdeel te gaan.
Daaronder staat de checklist "Klaar voor dagelijks gebruik", met per punt of het al in orde is en anders een link naar het bijbehorende onderdeel:
- Operationele locatie
- Indoorcapaciteit
- Bayplanning
- Coaches
- Boekingspagina
Locaties en bays
Een nieuwe vestiging richt Golfly voor je in. Dit onderdeel is voor het configureren van een bestaande locatie, niet voor het toevoegen van een compleet nieuwe.
Heeft een indoorlocatie nog geen bays, dan staat er "Nog geen bays op deze locatie" met de knop Bays inrichten. Klik erop en de locatie is klaar voor bays: je ziet meteen "Nog geen bays ingesteld" en voegt ze toe zoals hieronder. Heeft de club daarmee één locatie met bays, dan hangt ClubDesk ook de clublocatie van je pro's in dienst en van zelfstandige pro's die de club beheert aan die bays. Een buitenlocatie heeft meestal geen bays nodig; daar staat "Geen baybeheer nodig". Heeft hij toch bays, zoals afslagplaatsen op de driving range of simulators, dan staat daaronder ook de knop Bays inrichten.
Per locatie beheer je de bays:
- Voeg bays één voor één toe, of gebruik "Bays in één keer instellen" om er meteen meerdere te configureren.
- Geef een bay een naam of hernoem hem.
- Stel per bay de openingstijden per weekdag in (start- en eindtijd).
- Stel een uurtarief in voor bayverhuur, inclusief btw. Dit is het bedrag dat aan de balie wordt afgerekend voor het huren van een bay, los van een eventuele lesprijs.
- Activeer of deactiveer een bay.
Coaches en team
Als eigenaar zie je bovenaan het blok Pro's van de club. Daar voeg je een pro toe, in dienst of zelfstandig. Hoe dat werkt staat in Een pro toevoegen.
Bij elke gekoppelde coach zie je twee statussen: receptietoegang (actief of geen toegang) en publieke zichtbaarheid (Publiek zichtbaar, Wacht op coach, of Niet openbaar).
Wie publieke zichtbaarheid goedkeurt, hangt af van de coach:
- De eigen clubomgeving en pro's in dienst van de club zet je zelf publiek met de knop Publiek zetten. Een tweede akkoord is niet nodig: de club is daar zelf de partij die goedkeurt.
- Een zelfstandige pro vraag je met Publiek aanvragen. De status wordt dan "Wacht op coach" tot de coach het zelf goedkeurt. Met Intrekken trek je het verzoek weer in.
Met Verbergen haal je een coach weer van de publieke pagina. Maakt de eigenaar een publieke pro in dienst later zelfstandig, dan gaat die pro terug naar "Wacht op coach": het akkoord van de club gold alleen zolang hij in dienst was.
Er staat ook een schakelaar "Clubseat-intentie aanbieden" of "intrekken" per coach. Dit is voorlopig alleen een statusmarkering: het start geen licentie en wijzigt geen facturatie. Dat blijft een aparte handeling die Golfly zelf doet.
Met de knop "Receptieteam beheren" open je hetzelfde teampaneel als in Inloggen en je team, waar je een Planner uitnodigt of iemands toegang intrekt. In dat paneel staat bij je eigen rij een knop Naam invullen of Naam wijzigen: die naam staat later in de lijsten bij wat jij afvinkte.
Je boekingspagina publiceren
Je clubpagina kan op twee manieren live, via cursussen of via lessen. Eén van de twee is genoeg.
- Cursussen: de club heeft een eigen Golfly-omgeving met een actieve locatie op deze club, en golfers kunnen betalen. Dat kan online via Mollie (zie Koppelingen) of aan de balie, waarna je de betaling afvinkt in Openstaand. Betalen aan de balie zet Golfly voor je aan.
- Lessen: minstens één coach is publiek zichtbaar (zie Coaches en team), zijn abonnement laat publieke boekingen toe en hij heeft een actieve locatie op deze club.
In Boekingspagina (Clubstijl) doe je het volgende:
- Upload een logo (PNG, JPEG of WEBP), of vul in plaats daarvan een URL in naar een elders gehost logo.
- Kies een clubkleur.
- Kijk bij Cursussen en Lessen of minstens één van de twee op Klaar staat. Mist er iets, dan staat er per punt wat er nog nodig is, met een knop Naar koppelingen of Naar coaches en team.
- Vul onder "Toegestane websites" minstens één exacte origin in, bijvoorbeeld
https://www.golfclub.nl, zonder pad en zonder afsluitende slash. Is het veld nog leeg en kent Golfly het adres van je clubwebsite al, dan staat er een knop Gebruik met dat adres erachter: één klik vult het in. Controleer het voor je opslaat. - Zet de schakelaar "Publieke boekingspagina" aan en sla op.
Voldoet je live pagina later niet meer aan de voorwaarden, dan waarschuwt Golfly met "De live pagina voldoet niet meer aan de voorwaarden": herstel dan de gemarkeerde voorwaarde, of zet de publieke pagina eerst uit, voordat je weer kunt opslaan.
De insluitcode
Onder "Clubwebsite en insluiten" staat het blok Insluitcode voor met de naam van je club. Kies eerst bij "Wat komt er op je site?" wat je wilt tonen:
- Cursussen: het cursusaanbod met inschrijven.
- Lessen: een les boeken bij een coach.
- Cursussen en lessen: twee blokken onder elkaar.
Je kunt alleen kiezen wat klaar is. Kopiëren kan zodra de pagina live staat en je wijzigingen zijn opgeslagen. Je kopieert de boekingslink of de insluitcode: een paar regels HTML op basis van het Golfly-script, die een webmaster in de clubwebsite plakt. De code hoort bij deze vestiging. Heeft de club meer vestigingen, dan heeft elke vestiging een eigen code.
Onder Zo plak je de code staat per websitebouwer (WordPress, Wix, Squarespace of een andere site) waar de code hoort. Kan je site geen code aan, zet dan de boekingslink achter een knop.
Academy
Dit onderdeel heet in het scherm Opvolglijst en uitnodigingstekst en bevat twee instellingen: hoe lang een golfer van de opvolglijst weg blijft na Later, en de tekst die klaarstaat als je iemand uitnodigt.
- Ga naar Instellingen en klik links op Academy.
- Vul bij Later komt terug na het aantal dagen in. Dat mag 1 tot en met 365 zijn; standaard staat er 90. Vul je iets anders in, dan meldt het scherm "Kies een aantal tussen 1 en 365 dagen."
- Pas eventueel de Uitnodigingstekst aan (zie hieronder). Laat je het veld leeg, dan gebruikt Golfly zijn eigen tekst; het veld zegt dat ook: "Laat leeg voor de standaardtekst".
- Klik op Opslaan. Zolang je niet hebt opgeslagen staat er "Niet opgeslagen" naast de knop.
Beide instellingen gelden voor de hele club, dus voor alle gekoppelde coaches. Het scherm zegt dat er ook bij: "Geldt voor alle coaches van deze club."
De leerlijn zelf beheer je niet hier. Dat doe je met de knop Leerlijn op de Academy-pagina; zie de leerlijn en programma's.
De uitnodigingstekst
De uitnodigingstekst is het bericht dat klaarstaat in WhatsApp of in de mail zodra je een golfer uitnodigt voor een cursus. Golfly verstuurt hem niet zelf: het gesprek of de mail opent met de tekst erin en jij drukt op verzenden.
De standaardtekst is:
Hoi {voornaam}, de vervolgcursus {programma}[ start op {startdatum}] bij {locatie} ({duur}, {lesdata}, {prijs}).[ Je bent als eerste aan de beurt tot {voorrang_tot}.] Zullen we je inschrijven?
Op de uitnodigingslijst kies je de Berichttaal: Nederlands (standaard) of Engels. Kies je Engels, dan is dit de standaardtekst:
Hi {voornaam}, the follow-up course {programma}[ starts on {startdatum}] at {locatie} ({duur}, {lesdata}, {prijs}).[ You are first in line until {voorrang_tot}.] Shall we sign you up?
Een eigen tekst van de club gaat ongewijzigd mee, in welke taal je ook kiest.
Onder het veld staat welke stukjes tussen accolades je kunt gebruiken: {voornaam}, {programma}, {cursus}, {startdatum}, {duur}, {lesdata}, {prijs}, {locatie} en {voorrang_tot}. Golfly vult ze in met de gegevens van de cursus.
Tekst tussen blokhaken verdwijnt in zijn geheel zodra één waarde daarbinnen leeg is. Het scherm zegt dat zo: "Tekst tussen verdwijnt als een waarde erin leeg is, bijvoorbeeld zonder voorrang." Zo staat er bij een cursus zonder voorrangsvenster geen halve zin over "aan de beurt tot".
Daaronder staat een blok Voorbeeld met twee versies van jouw tekst, Met voorrang en Zonder voorrang, ingevuld met verzonnen gegevens. Zo zie je het verschil voor je opslaat. Typ je een placeholder verkeerd, dan blijft die letterlijk staan in het voorbeeld; dat is met opzet, zodat je de typefout ziet voordat een golfer hem krijgt.
Een tekst mag hoogstens 1000 tekens hebben. De teller staat rechtsonder het veld. Ga je eroverheen, dan meldt het scherm "Een uitnodigingstekst heeft hoogstens 1000 tekens." en blijft Opslaan uit staan.
Hoe je die tekst daarna gebruikt staat in uitnodigen, voorrang en de wachtlijst.
Koppelingen
Betalingen van de club, zoals cursusinschrijvingen en betaallinken, lopen via het Mollie-account van de clubomgeving (de Golfly-omgeving van de club zelf, niet die van een pro). Onder Koppelingen zie je of dat account gekoppeld is: de badge Gekoppeld met het profielnummer en de datum, of Niet gekoppeld. Staat er Testmodus bij, dan is het een Mollie-testaccount: betalingen zijn dan niet echt.
Klik op Mollie koppelen om te koppelen. Je verlaat ClubDesk even: je logt in bij Mollie, geeft Golfly toestemming en komt automatisch terug op deze pagina met de melding "Mollie is gekoppeld". Nog geen Mollie-account? Maak er een aan op mollie.com; de club heeft een eigen account nodig, los van de accounts van de pro's.
Ontkoppelen of de betaalmethoden nakijken doe je in het beheer van de clubomgeving; de link Koppelingen openen brengt je daar.
Onder Mollie staat de kaart TeeControl. Verhuurt de club de bays van haar hal in TeeControl, dan koppel je die hier. Golfly boekt de bays van de hal dan eerst in TeeControl en pas daarna in Golfly, en de boekpagina toont alleen tijden die TeeControl vrij heeft. Is TeeControl vol of niet bereikbaar, dan is een les met bay niet te boeken. Wat je vooraf in TeeControl regelt, de stappen op de kaart en wat er daarna gebeurt, staan in TeeControl: de bays van je hal koppelen.
Gerelateerd
Academy: een deelnemer inschrijven aan de balie
Iemand aan de balie inschrijven voor een cursus, het verschil tussen betalen aan de balie en een betaallink, en wanneer de link verloopt.
Academy: de inzichten en wat elk cijfer betekent
De vier kerngetallen, de leerlijntabel met doorstroom, deelnemers per maand, cijfers per coach en locatie, en de cursussen onder hun minimum.