Instellingen: locaties, coaches, boekingspagina en Academy
Wie kan bij Instellingen?
Alleen de rol Clubbeheerder kan Instellingen openen. Ga je als Planner naar Instellingen, dan zie je de melding "Alleen voor clubbeheerders": "Je kunt de planning gebruiken, maar hebt geen beheerrechten voor een club." Meer over de rollen staat in Inloggen en je team.
De zes onderdelen
Instellingen is opgedeeld in zes onderdelen, te bereiken via een menu aan de linkerkant (op mobiel via een keuzelijst):
- Overzicht: wat staat goed en wat mist nog?
- Locaties en bays: namen, status en openingstijden.
- Coaches en team: toegang en publieke zichtbaarheid.
- Boekingspagina (ook wel Clubstijl genoemd): logo, kleur en boekingspagina.
- Academy: opvolglijst en uitnodigingstekst.
- Koppelingen: Mollie voor betalingen van de club.
Overzicht
Bovenaan staan vier tegels: het aantal operationele locaties, het aantal actieve bays, het aantal gekoppelde coaches en de status van je boekingspagina (Live of Concept). Klik op een tegel om direct naar dat onderdeel te gaan.
Daaronder staat de checklist "Klaar voor dagelijks gebruik", met per punt of het al in orde is en anders een link naar het bijbehorende onderdeel:
- Operationele locatie
- Indoorcapaciteit
- Bayplanning
- Coaches
- Boekingspagina
Locaties en bays
De locaties zelf richt Golfly voor je in: locatiekoppelingen blijven onder platformbeheer. Dit onderdeel is voor het configureren van een bestaande locatie, niet voor het toevoegen van een compleet nieuwe.
Per locatie beheer je de bays:
- Voeg bays één voor één toe, of gebruik "Bays in één keer instellen" om er meteen meerdere te configureren.
- Geef een bay een naam of hernoem hem.
- Stel per bay de openingstijden per weekdag in (start- en eindtijd).
- Stel een uurtarief in voor bayverhuur, inclusief btw. Dit is het bedrag dat aan de balie wordt afgerekend voor het huren van een bay, los van een eventuele lesprijs.
- Activeer of deactiveer een bay.
Coaches en team
Bij elke gekoppelde coach zie je twee statussen: receptietoegang (actief of geen toegang) en publieke zichtbaarheid (Publiek zichtbaar, Wacht op coach, of Niet openbaar).
Je kunt met een knop publieke zichtbaarheid aanvragen of verbergen, maar dat werkt twee kanten op: de coach moet dit zelf nog goedkeuren aan zijn kant. De club kan het niet eenzijdig afdwingen.
Er staat ook een schakelaar "Clubseat-intentie aanbieden" of "intrekken" per coach. Dit is voorlopig alleen een statusmarkering: het start geen licentie en wijzigt geen facturatie. Dat blijft een aparte handeling die Golfly zelf doet.
Met de knop "Receptieteam beheren" open je hetzelfde teampaneel als in Inloggen en je team, waar je een Planner uitnodigt of iemands toegang intrekt. In dat paneel staat bij je eigen rij een knop Naam invullen of Naam wijzigen: die naam staat later in de lijsten bij wat jij afvinkte.
Je boekingspagina publiceren
In Boekingspagina (Clubstijl) stel je het volgende in:
- Upload een logo (PNG, JPEG of WEBP), of vul in plaats daarvan een URL in naar een elders gehost logo.
- Kies een clubkleur.
- Zorg dat minstens één coach publieke boekingen aan heeft staan.
- Vul onder "Toegestane websites" minstens één exacte origin in, bijvoorbeeld
https://www.golfclub.nl, zonder pad en zonder afsluitende slash. - Zet de schakelaar "Publieke boekingspagina" aan.
Ontbreekt er nog een coach met publieke boeking, of een toegestane website, dan laat het scherm precies zien wat er nog mist, met een snelkoppeling ernaartoe. Voldoet je live pagina later niet meer aan de voorwaarden, dan waarschuwt Golfly met "De live pagina voldoet niet meer aan de voorwaarden": herstel dan de gemarkeerde voorwaarde, of zet de publieke pagina eerst uit, voordat je weer kunt opslaan.
Eenmaal ingericht verschijnt er een blok "Delen en insluiten" met een deelbare link naar je boekingspagina en een insluitcode: twee regels HTML op basis van het bestaande Golfly-script, die een webmaster in de eigen clubwebsite kan plakken om boeken direct in te sluiten.
Academy
Dit onderdeel heet in het scherm Opvolglijst en uitnodigingstekst en bevat twee instellingen: hoe lang een golfer van de opvolglijst weg blijft na Later, en de tekst die klaarstaat als je iemand uitnodigt.
- Ga naar Instellingen en klik links op Academy.
- Vul bij Later komt terug na het aantal dagen in. Dat mag 1 tot en met 365 zijn; standaard staat er 90. Vul je iets anders in, dan meldt het scherm "Kies een aantal tussen 1 en 365 dagen."
- Pas eventueel de Uitnodigingstekst aan (zie hieronder). Laat je het veld leeg, dan gebruikt Golfly zijn eigen tekst; het veld zegt dat ook: "Laat leeg voor de standaardtekst".
- Klik op Opslaan. Zolang je niet hebt opgeslagen staat er "Niet opgeslagen" naast de knop.
Beide instellingen gelden voor de hele club, dus voor alle gekoppelde coaches. Het scherm zegt dat er ook bij: "Geldt voor alle coaches van deze club."
De leerlijn zelf beheer je niet hier. Dat doe je met de knop Leerlijn op de Academy-pagina; zie de leerlijn en programma's.
De uitnodigingstekst
De uitnodigingstekst is het bericht dat klaarstaat in WhatsApp of in de mail zodra je een golfer uitnodigt voor een cursus. Golfly verstuurt hem niet zelf: het gesprek of de mail opent met de tekst erin en jij drukt op verzenden.
De standaardtekst is:
Hoi {voornaam}, de vervolgcursus {programma}[ start op {startdatum}] bij {locatie} ({duur}, {lesdata}, {prijs}).[ Je bent als eerste aan de beurt tot {voorrang_tot}.] Zullen we je inschrijven?
Onder het veld staat welke stukjes tussen accolades je kunt gebruiken: {voornaam}, {programma}, {cursus}, {startdatum}, {duur}, {lesdata}, {prijs}, {locatie} en {voorrang_tot}. Golfly vult ze in met de gegevens van de cursus.
Tekst tussen blokhaken verdwijnt in zijn geheel zodra één waarde daarbinnen leeg is. Het scherm zegt dat zo: "Tekst tussen verdwijnt als een waarde erin leeg is, bijvoorbeeld zonder voorrang." Zo staat er bij een cursus zonder voorrangsvenster geen halve zin over "aan de beurt tot".
Daaronder staat een blok Voorbeeld met twee versies van jouw tekst, Met voorrang en Zonder voorrang, ingevuld met verzonnen gegevens. Zo zie je het verschil voor je opslaat. Typ je een placeholder verkeerd, dan blijft die letterlijk staan in het voorbeeld; dat is met opzet, zodat je de typefout ziet voordat een golfer hem krijgt.
Een tekst mag hoogstens 1000 tekens hebben. De teller staat rechtsonder het veld. Ga je eroverheen, dan meldt het scherm "Een uitnodigingstekst heeft hoogstens 1000 tekens." en blijft Opslaan uit staan.
Hoe je die tekst daarna gebruikt staat in uitnodigen, voorrang en de wachtlijst.
Koppelingen
Betalingen van de club, zoals cursusinschrijvingen en betaallinken, lopen via het Mollie-account van de clubomgeving (de Golfly-omgeving van de club zelf, niet die van een pro). Onder Koppelingen zie je of dat account gekoppeld is: de badge Gekoppeld met het profielnummer en de datum, of Niet gekoppeld. Staat er Testmodus bij, dan is het een Mollie-testaccount: betalingen zijn dan niet echt.
Klik op Mollie koppelen om te koppelen. Je verlaat ClubDesk even: je logt in bij Mollie, geeft Golfly toestemming en komt automatisch terug op deze pagina met de melding "Mollie is gekoppeld". Nog geen Mollie-account? Maak er een aan op mollie.com; de club heeft een eigen account nodig, los van de accounts van de pro's.
Ontkoppelen of de betaalmethoden nakijken doe je in het beheer van de clubomgeving; de link Koppelingen openen brengt je daar.
Gerelateerd
Academy: een deelnemer inschrijven aan de balie
Iemand aan de balie inschrijven voor een cursus, het verschil tussen betalen aan de balie en een betaallink, en wanneer de link verloopt.
Academy: de inzichten en wat elk cijfer betekent
De vier kerngetallen, de leerlijntabel met doorstroom, deelnemers per maand, cijfers per coach en locatie, en de cursussen onder hun minimum.