Inloggen en je team: rollen en rechten
Inloggen bij ClubDesk
ClubDesk werkt zonder wachtwoord. Je logt in met een cijfercode die je per mail krijgt.
- Ga naar de inlogpagina van ClubDesk en vul je e-mailadres in.
- Golfly mailt je een cijfercode.
- Vul de code in. Je komt direct in de planning.
Er is geen Google-inlog en geen apart wachtwoord: dit is de enige manier om in te loggen.
De drie rollen
Elk teamlid krijgt bij ClubDesk één van twee rollen:
- Clubbeheerder: ziet en doet alles. Alleen een clubbeheerder kan Instellingen openen, een cursus aanmaken of bewerken (en daarmee voorrang zetten), een cursus of een losse inschrijving annuleren, een betaallink versturen, een inschrijving als betaald markeren, de leerlijn beheren, de uitnodigingstekst van de club instellen en de Academy-inzichten bekijken.
- Planner: werkt de dagelijkse planning en balie af, maar mist de geldhandelingen en de instellingen. Een planner kan wel inloggen, lessen inboeken, verplaatsen en blokkeren, deelnemers aan de balie inschrijven voor een cursus, aanwezigheid aftikken, een golfer opzoeken, de opvolglijst afwerken, de uitnodigingslijst van een cursus gebruiken en iemand op de wachtlijst zetten.
- Eigenaar: alles wat een clubbeheerder kan, plus het tabblad Overzicht met de clubcijfers. Dat tabblad is de enige plek waar de omzet van de club bij elkaar staat, en daarom de enige plek die aan deze rol hangt.
De rol Eigenaar wordt niet via ClubDesk toegekend. Neem contact op met Golfly als iemand die moet krijgen.
Golfly kent geen derde rol. Wil je iemand alleen laten meekijken zonder iets te kunnen wijzigen, dan bestaat die optie nu niet.
Wat elke rol wel en niet ziet
| Onderdeel | Planner | Clubbeheerder | Eigenaar |
|---|---|---|---|
| Planning: boeken, verplaatsen, blokkeren, no-show | Ja | Ja | Ja |
| Openstaand: lijst bekijken, afvinken, WhatsApp sturen | Ja | Ja | Ja |
| Overzicht: de clubcijfers | Nee | Nee | Ja |
| Academy: cursussen bekijken, deelnemer inschrijven aan de balie | Ja | Ja | Ja |
| Academy: aanwezigheid aftikken | Ja | Ja | Ja |
| Academy: golfer opzoeken met Zoek golfer | Ja | Ja | Ja |
| Academy: de opvolglijst (Opvolgen) bekijken en afvinken | Ja | Ja | Ja |
| Academy: automatische vervolgmail instellen en verzendhistorie bekijken | Nee | Ja | Ja |
| Academy: de uitnodigingslijst van een cursus gebruiken | Ja | Ja | Ja |
| Academy: iemand op de wachtlijst zetten | Ja | Ja | Ja |
| Academy: cijfers (bezetting, omzet, herkomst) | Nee | Ja | Ja |
| Academy: inzichten (leerlijn, per maand, per coach) | Nee | Ja | Ja |
| Academy: de leerlijn en programma's beheren | Nee | Ja | Ja |
| Academy: cursus aanmaken of bewerken, en voorrang zetten | Nee | Ja | Ja |
| Academy: de uitnodigingstekst van de club instellen | Nee | Ja | Ja |
| Academy: cursus annuleren | Nee | Ja | Ja |
| Academy: betaallink versturen, als betaald markeren, inschrijving annuleren | Nee | Ja | Ja |
| Klantpagina met de volgende stap en de leerlijn | Ja | Ja | Ja |
| Instellingen (locaties, coaches, boekingspagina, Academy) | Nee | Ja | Ja |
| Teamleden uitnodigen of hun toegang intrekken | Nee | Ja | Ja |
| Je eigen naam invullen of wijzigen | Ja | Ja | Ja |
Een teamlid uitnodigen
Alleen een clubbeheerder kan iemand uitnodigen, en elke uitnodiging levert de rol Planner op. Er is geen manier om via ClubDesk zelf een tweede clubbeheerder aan te maken; neem daarvoor contact op met Golfly.
- Open Instellingen → Coaches en klik op Receptieteam beheren.
- Vul het e-mailadres van je collega in en klik op Link maken.
- Kopieer de link en deel hem veilig, bijvoorbeeld via WhatsApp of intern chatkanaal.
De link werkt alleen als de ontvanger inlogt met exact dat e-mailadres, en vervalt na zeven dagen. Logt iemand met een ander adres in, dan wijst ClubDesk de uitnodiging af.
Je eigen naam
Je naam is wat je collega's zien bij wat jij hebt afgevinkt: "Benaderd op 5 sep door Frederique" op de opvolglijst, "Uitgenodigd via WhatsApp op 6 sep 09:12 door Frederique" op de uitnodigingslijst. Vul je niets in, dan staat je e-mailadres er.
Er zijn drie plekken om hem te zetten:
- Meteen na het accepteren van je uitnodiging vraagt ClubDesk "Hoe heet je?", met eronder "Zo zien collega's wie wat deed." Je kunt daar op Later klikken en gewoon doorgaan.
- Later kan het altijd nog via de knop rechtsboven in de balk. Die heet Naam invullen zolang je niets hebt ingevuld, en daarna toont hij je naam. Er opent een venster Mijn naam met hetzelfde veld.
- Ben je clubbeheerder, dan kan het ook via Instellingen → Coaches → Receptieteam beheren: bij je eigen rij staat Naam invullen of Naam wijzigen. Bij de rijen van je collega's staat die knop niet.
Een naam mag hoogstens 80 tekens hebben. Maak je het veld leeg en sla je op, dan staat je e-mailadres er weer. Je naam geldt bij alle clubs waar je toegang hebt, en je kunt alleen je eigen naam wijzigen, geen die van een collega.
Wisselen van gebruiker op een gedeelde tablet
De knop Wisselen rechtsboven toont de accounts die op deze tablet eerder hebben ingelogd, met naam en e-mailadres. Eén tik wisselt: ClubDesk laadt opnieuw met de club en de rechten van die collega. Andere gebruiker zet de tablet terug op de inlogpagina en houdt jouw account in de lijst, zodat je er met één tik weer in zit. Uitloggen haalt jou van dit apparaat af, waarbij de sessie op deze tablet wordt ingetrokken, en laat de accounts van je collega's staan. Er zit geen pincode op het wisselen: iedereen aan de balie kan het, dus log uit als je de tablet verlaat. Op de inlogpagina staat onder het e-mailveld ook Of ga verder als met dezelfde bewaarde accounts, zodat een collega die op Andere gebruiker tikte zonder in te loggen terug kan. Deze tablet onthoudt hoogstens vijf accounts; logt een zesde in, dan valt het oudste weg. Wordt een bewaarde sessie niet meer geaccepteerd, bijvoorbeeld omdat de toegang is ingetrokken of de sessie elders is beëindigd, dan vraagt ClubDesk bij het wisselen opnieuw een code per mail. Op een telefoon is de balk te smal voor al die knoppen: daar opent het menu-icoon rechtsboven een menu met de secties, en daaronder je naam (of Naam invullen), Donkere modus, de accounts die op dit apparaat bewaard zijn, Andere gebruiker en Uitloggen.
Toegang intrekken
Ga naar Instellingen → Coaches → Receptieteam beheren en klik bij het teamlid op Toegang intrekken. De persoon kan zich daarna niet meer aanmelden bij deze club. Je kunt je eigen toegang niet intrekken, en de laatste actieve beheerder kan niet worden verwijderd: er moet altijd minstens één clubbeheerder of eigenaar actief blijven.
Meerdere clubs
Werk je voor meerdere clubs, dan kies je bovenin de club waarmee je bezig bent. ClubDesk onthoudt die keuze niet automatisch tussen apparaten; wissel je van club, dan wisselt de hele planning, Academy en Instellingen mee.
Gerelateerd
Academy: cursussen aanmaken en bewerken
Een cursus aanmaken met een sessieplanning, hem koppelen aan een programma uit de leerlijn, en wat op slot gaat zodra er inschrijvingen zijn.
Academy: een deelnemer inschrijven aan de balie
Iemand aan de balie inschrijven voor een cursus, het verschil tussen betalen aan de balie en een betaallink, en wanneer de link verloopt.