Academy: de opvolglijst

Wat is de opvolglijst?

De opvolglijst is het tabblad Opvolgen in Academy: golfers die een programma afrondden en volgens de leerlijn klaar zijn voor het vervolg. Ze staan gegroepeerd per vervolgprogramma. Schrijft de balie iemand in op dat vervolg, dan verdwijnt hij vanzelf van de lijst.

Boven de lijst staat: "Deze golfers zijn klaar voor een volgende stap."

Wie ziet de opvolglijst?

Zowel een planner als een clubbeheerder. Nabellen is baliewerk. Je komt er via het tabblad Opvolgen, dat op elke Academy-pagina naast Cursussen staat. Het derde tabblad, Inzichten, is wel alleen voor de clubbeheerder.

De lijst vult zichzelf. Er is geen knop om iemand handmatig toe te voegen: golfers komen erop doordat ze een cursus afrondden van een programma dat een vervolg heeft in de leerlijn.

Wat er per golfer staat

Elke groep begint met de naam van het vervolgprogramma, het aantal golfers en een regel over de open cursussen van dat niveau: "Open: cursus start op datum", "Open: cursus, startdatum volgt" of "Nog geen open cursus".

Heeft die eerstvolgende open cursus een lopend voorrangsvenster, dan staat dat erachter: "Open: Van GVB naar HCP 54 start op 4 okt · in voorrang tot 16 sep". Dat betekent dat de cursus tot en met die dag bedoeld is voor de golfers die eraan toe zijn. Wie dat precies zijn en hoe je ze benadert staat in uitnodigen, voorrang en de wachtlijst.

Per golfer zie je:

• De naam, met een link naar zijn klantpagina.
• Het telefoonnummer, als dat bekend is.
• De cursus waarmee hij het vorige niveau afrondde, met de datum van de laatste les: "cursus · afgerond datum".
• De handicapcategorie, als de coach die ooit heeft vastgelegd.
• Een contactregel zodra iemand is afgevinkt, bijvoorbeeld "Benaderd op 5 sep door Frederique: wil in januari".

Golfers die nog niet zijn benaderd staan bovenaan; wie al benaderd is zakt naar onderen.

Iemand inschrijven vanaf de lijst

1. Zoek de golfer op in de groep van het vervolgprogramma.
2. Staan er meerdere open cursussen, kies er dan eerst een in de keuzelijst naast de naam. Kies je niets, dan staat de eerstvolgende voor.
3. Klik op Inschrijven. Het inschrijfformulier opent met naam, e-mail en telefoon al ingevuld.
4. Kies de betaling en bevestig, net als bij inschrijven aan de balie.

De knop Inschrijven staat er alleen als er een open cursus voor dat programma is. Na het inschrijven verdwijnt de golfer van de lijst, zonder dat je verder iets hoeft af te vinken.

Wat de knoppen doen

• WhatsApp: opent WhatsApp met een voorgesteld berichtje, met de naam van de golfer, de cursus die hij afrondde en de startdatum van de eerstvolgende cursus. Golfly verstuurt niets en legt niets vast: dit is alleen een doorgeefluik naar WhatsApp. Heb je geappt of gebeld, klik dan zelf op Benaderd. De knop staat er alleen bij een bruikbaar telefoonnummer.
• Benaderd: opent een klein venster waarin je optioneel een notitie kunt zetten, hoogstens 300 tekens. De golfer blijft op de lijst staan, met de contactregel eronder, en zakt naar onderen.
• Later: de golfer verdwijnt van de lijst en komt na het ingestelde aantal dagen terug, standaard 90. De clubbeheerder past die termijn aan bij Instellingen → Academy.
• Geen interesse: de golfer verdwijnt van de lijst.

Vink je iemand later opnieuw af, dan telt altijd de laatste keuze. Wie eerst "geen interesse" zei en daarna toch is benaderd, staat er dus weer op.

Automatisch een vervolgmail instellen

Een clubbeheerder of eigenaar kan via Automatisch opvolgen bovenaan de opvolglijst één automatische mail instellen. Dit staat standaard uit. De gekoppelde coachomgeving moet deze functie ondersteunen; ontbreekt die ondersteuning, dan meldt het venster welke omgeving moet worden bijgewerkt.

1. Kies de coachomgeving, als er meerdere zijn.
2. Kies bij Na deze cursus de broncursus.
3. Kies bij Bied dit vervolg aan een open cursus van het volgende niveau in de leerlijn. Beide cursussen horen bij deze club en coachomgeving.
4. Klik op Opvolging inschakelen. De regel verschijnt onder Ingestelde opvolging. Via Pauzeren zet je hem weer uit.

Golfly controleert dagelijks wie een mail kan krijgen, zodra de broncursus de status Afgerond heeft en de laatste lesdag voorbij is. De golfer moet volgens de leerlijn klaar zijn voor dit vervolg, toestemming voor marketing hebben gegeven en een bruikbaar e-mailadres hebben. Bij jeugd wordt alleen naar een bekende ouder/verzorger gemaild; ontbreekt dat adres, dan wordt geen automatische mail gestuurd. De oudermail vraagt te antwoorden zodat de academy het juiste kind inschrijft. Het openbare formulier schrijft namelijk de persoon bij het ingevulde e-mailadres in en biedt nog geen keuze tussen kinderen. De academy rondt een jeugdinschrijving daarom af via de klantkaart of de balie.

Een bestaande inschrijving voor het vervolg, ook als de betaling nog loopt, houdt de mail tegen. Dat geldt ook voor een afmelding, Benaderd, Geen interesse, een nog lopende termijn bij Later, onvoldoende plaatsen of een vervolg dat niet meer open is. Golfly controleert dit opnieuw vlak voor verzending. Een al verstuurde mail kun je niet terughalen door de regel later te pauzeren.

De mail noemt de vervolgcursus en bevat een link naar de data, prijs en inschrijving, plus een afmeldlink. Per broncursus krijgt een deelnemer hoogstens één automatische mail, ook als je de regel pauzeert, hervat of een andere vervolgcursus kiest. Is de termijn bij Later verstreken en is nog niets verstuurd, dan kan de golfer weer in aanmerking komen.

Onder Laatste 50 verzendingen zie je de deelnemer, het gebruikte contactadres en de status. Verstuurd betekent dat de mailprovider de mail heeft aangenomen; het bewijst niet dat iemand hem heeft ontvangen of gelezen. Verzending onzeker betekent dat Golfly geen betrouwbare bevestiging heeft. Onzekere en mislukte verzendingen worden niet automatisch herhaald. Controleer eerst de verzendhistorie voordat je handmatig contact opneemt.

Ingeschreven via deze mail verschijnt zodra diezelfde deelnemer zich via de persoonlijke link bevestigd heeft ingeschreven voor de aangeboden cursus. De bestaande WhatsApp-knop blijft een handmatige berichtoverdracht.

Als er niemand op de lijst staat

Dan zie je: "Niemand wacht op een vervolg." met daaronder "Golfers verschijnen hier zodra ze een cursus afronden die een vervolg heeft in de leerlijn."

Blijft de lijst leeg terwijl je wel cursussen afrondt, controleer dan twee dingen: hangen je cursussen aan een programma, en heeft dat programma een Vervolg in de leerlijn? Zonder die twee is er niets om op te volgen. Ook een coachadvies kan iemand tegenhouden: gaf de coach bij de laatste lopende inschrijving aan dat een golfer nog extra aandacht nodig heeft, dan stelt ClubDesk voor hem geen volgende stap voor en staat hij dus niet op deze lijst.

Als een coachomgeving nog niet is bijgewerkt

Draait een gekoppelde coachomgeving nog een oudere versie, dan meldt het scherm "Opvolgen is hier nog niet beschikbaar (oudere coachomgeving)" met de naam erbij. Er is dan niets stuk en opnieuw proberen helpt niet; de golfers van de andere coaches staan er gewoon.

Gerelateerd

• Academy: de leerlijn en programma's
• Academy: uitnodigen, voorrang en de wachtlijst
• Academy: een deelnemer inschrijven aan de balie
• Academy: aanwezigheid bijhouden en de klantpagina