Starttijden: rondes boeken en de baanplanning beheren
De startlijst bekijken
Open Starttijden en kies je club en datum. Op een breed scherm staan de lussen en korte baan naast elkaar. Op mobiel kies je bovenaan een startlijst. Elke starttijd heeft één compacte regel in de Nederlandse tijdzone. Klik op een gezelschap om de complete ronde in het zijpaneel te openen; de startlijsten blijven staan.
Een ronde van 18 holes heeft een eerste start én een doorstart. Beide openen dezelfde reservering. Het dagoverzicht telt de reservering eenmaal. Bij meerdere gezelschappen op dezelfde start toont de regel hun aantal. Open de regel en kies in het zijpaneel het gezelschap dat je wilt bekijken of wijzigen.
Snel naar een datum of persoon
Open de kalenderknop naast de datum of typ rechtstreeks een datum in het veld. Met Vandaag spring je terug. Zoek op persoon vindt contactpersonen én medespelers over alle datums, ook geannuleerde reserveringen. Typ ten minste twee tekens; bij elk resultaat zie je de speeldatum, starttijd en ronde. Selecteer het resultaat om de juiste dag en reservering te openen.
De baan zelf instellen
Ga als eigenaar of clubbeheerder naar Instellingen → Baan en starttijden, of kies Baaninstellingen boven de startlijst.
Kies eerst Golfly als boekingssysteem en bevestig dat de club deze starttijden uitsluitend via Golfly uitgeeft. Zonder deze keuze staat nieuw boeken uit. Deze instap blijft bereikbaar via Beheer → Instellingen → Baan en starttijden, ook voordat Starttijden in het menu verschijnt. Een club zonder eigen clubomgeving ziet hier uitleg; neem dan contact op met Golfly.
- Voeg de lussen toe en geef ze een eigen naam en speelduur. Een reguliere lus telt 9 holes; een zelfstandige korte baan kan 1 tot en met 18 holes tellen.
- Voeg boekbare rondes toe: een losse lus, een combinatie van twee lussen of de korte baan. Stel het tarief per speler in. Bij 18 holes kies je ook na hoeveel minuten de tweede lus begint.
- Plan per lus maximaal 31 dagen aan starttijden in, met een eerste en laatste start, interval en spelerscapaciteit. Dagen waarop al starts staan worden overgeslagen. Voor een doorstart moet op de tweede lus precies op dat tijdstip ook een start bestaan.
Gebruik Ongeboekte starts intrekken om een fout rooster terug te nemen. Reeds geboekte starts en doorstarts blijven behouden. Daarna kun je het rooster opnieuw inplannen voor die dagen. Capaciteit aanpassen mag niet onder het aantal reeds gereserveerde spelers komen. Bij ontbrekende doorstarts verschijnt per ronde een melding. Bovenaan zie je wie de instellingen het laatst heeft gewijzigd.
De namen en rondes verschijnen in ClubDesk en in de boekingsmodule. Zet Boekbaar bij een ronde uit om nieuwe boekingen daarvoor te stoppen. Bestaande reserveringen blijven behouden. Een nieuwe prijs verandert reeds geboekte bedragen niet. Als er nog te spelen reserveringen aan een indeling hangen, kun je de speelduur of luscombinatie niet zomaar veranderen; pas die rondes eerst aan of maak een nieuwe lus of route.
Een ronde boeken
- Kies Ronde boeken, of open een vrij startvak.
- Kies een bestaande klant uit de clubomgeving of vul een nieuwe gast in. Een gastnaam maakt geen klantaccount aan.
- Kies 9 holes, 18 holes of de korte baan, de datum en het aantal spelers. Het aantal holes van de korte baan komt uit de baaninstellingen.
- De beschikbare tijden verversen vanzelf. Kies een tijd; de complete ronde blijft in beeld terwijl je de spelersnamen invult. Met Tijd wijzigen kun je terug zonder de namen opnieuw in te vullen.
- Bekijk het voorstel. Controleer de datum, beide starttijden, spelers en het totaal. Bevestig daarna de boeking.
Een voorstel houdt nog geen plaatsen vast. Bij het bevestigen controleert Golfly opnieuw of de hele ronde past. Deze eerste versie toont betalen aan de balie; online betalen en het afvinken van ontvangen starttijdengeld zijn nog niet aangesloten.
Wijzigen of annuleren
Open het gezelschap. Ronde wijzigen toont de huidige ronde en laat een nieuw voorstel maken. Beide starts veranderen samen. De bevestiging laat het nieuwe totaal en het prijsverschil zien. Met Annuleren annuleer je het geselecteerde gezelschap; andere boekers in dezelfde flight blijven staan.
Een begonnen ronde kan niet via deze knoppen worden gewijzigd. Als een collega de reservering al heeft aangepast, laad je eerst de actuele ronde opnieuw.
De baan blokkeren
Clubbeheerders en eigenaren kunnen Baan blokkeren gebruiken. Kies de baan, het tijdvak en een reden.
- Geen starts in dit tijdvak: blokkeert nieuwe starts in dat tijdvak.
- Onbespeelbaar tijdens dit tijdvak: houdt ook rekening met de speeltijd van rondes die eerder beginnen. Getroffen reserveringen blijven zichtbaar en krijgen Actie nodig.
Bespreek een andere ronde of annulering met de golfer. Deze actie verstuurt nog geen automatische berichten.
Slecht weer, onderhoud en beperkingen
Gebruik Baanmeldingen voor een tijdelijke situatie die spelers raakt. Kies één of meer lussen, het begin en einde en een korte uitleg voor spelers. De korte baan kan afzonderlijk worden gekozen.
| Situatie | Soort melding | Gevolg |
|---|---|---|
| Wateroverlast, onweer of onderhoud waardoor een lus niet bespeelbaar is | Lus gesloten | Nieuwe rondes worden geblokkeerd als hun speeltijd de sluiting raakt, ook op de tweede lus. |
| Vorst of een tijdelijke pauze van nieuwe starts | Startpauze | Starts binnen het tijdvak worden geblokkeerd. Reserveringen schuiven niet automatisch door. |
| Natte ondergrond, geen golfkarren toegestaan | Geen buggy’s | De baan blijft boekbaar. Spelers kunnen aangeven dat zij lopen of contact willen over verplaatsen of annuleren. |
| Trolleys verboden, alleen een draagtas toegestaan | Geen trolleys | De baan blijft boekbaar; dit is een andere beperking dan een buggyverbod. |
| Een omleiding of andere praktische aanwijzing | Informatie | Er verschijnt een melding zonder starttijden te blokkeren. |
Kies Bekijk betrokken reserveringen. Golfly controleert de complete ronde, ook als de golfer al aan de eerste lus is begonnen. Bij het opslaan wordt de actuele stand opnieuw gecontroleerd. De reserveringen blijven bestaan; een baanmelding annuleert of verplaatst niemand automatisch.
Schrijf uitsluitend openbare baaninformatie in de uitleg. Deze tekst is ook zichtbaar in de boekingsmodule op de clubwebsite. Golfly weet niet wie een buggy nodig heeft: alle boekers van geraakte rondes komen daarom in de opvolging, zonder aannames over leeftijd of mobiliteit.
Spelers informeren en reacties opvolgen
Open de melding om de betrokken reserveringen te bekijken. Een medewerker kan Telefonisch geïnformeerd vastleggen en de reactie noteren. Wil verplaatsen en Wil annuleren zijn verzoeken; open de reservering om de wijziging samen met de golfer af te handelen. Bij een al begonnen ronde blijft handmatige opvolging nodig.
De WhatsApp-opvolging gebruikt de contactpersoon van de boeking. Bekijk eerst de ontvanger, berichttekst en eventuele blokkade. Alleen een geverifieerd contact met geldige toestemming en een beschikbare verzendroute kan worden geselecteerd. Toestemming voor lesherinneringen geldt niet automatisch voor baanmeldingen. Een beheerder kan aantoonbaar verkregen toestemming vastleggen; ontbrekende of ongeldige contactgegevens vragen telefonische opvolging.
Een bericht in de wachtrij is nog niet afgeleverd. De status onderscheidt aanbieden, verzenden, aflevering, lezen en een reactie. Een leesbevestiging verandert de reservering niet. Bij een onzekere uitkomst controleer je dezelfde poging; maak geen nieuwe verzendbatch. Of WhatsApp daadwerkelijk beschikbaar is, hangt af van de aansluiting en de goedgekeurde berichten van de club.
De baan heropenen
Kies Opheffen zodra de situatie voorbij is. Alleen de blokkades van deze melding verdwijnen; andere sluitingen blijven gelden. Reeds genoteerde reacties blijven terug te vinden bij Ook opgeheven meldingen. Heropenen verstuurt geen automatisch bericht en herstelt geen geannuleerde reserveringen. Informeer spelers afzonderlijk als een eerdere afspraak daardoor verandert.
Als een antwoord uitblijft
Kies Controleer resultaat. Golfly zoekt dezelfde poging terug. Als die nog niet is gevonden, kun je dezelfde poging opnieuw bevestigen. Maak geen tweede reservering omdat het antwoord niet is aangekomen.
Starttijden op de clubwebsite
De bestaande boekingsmodule heeft een starttijdenview. Bij Instellingen → Clubstijl (boekingspagina) kun je daarvoor de link of insluitcode kiezen. Golfly moet het gekozen boekingssysteem zijn, met ingerichte rondes en toekomstige complete starts. Voeg ook de clubwebsite toe bij de toegestane websites. Starttijden kunnen zelfstandig gepubliceerd worden, zonder lessen of cursussen. De module kan rechtstreeks op de pagina staan of via de bestaande boekingsknop in een dialoog openen.
Een websitegast kan zijn reservering in hetzelfde browsertabblad terugzien, wijzigen en annuleren. Bij een tijdelijke laadfout blijft die toegang bewaard. Na annulering of na afloop kan de gast Nieuwe ronde boeken kiezen. Een poging waarvan het resultaat nog onzeker is moet eerst worden hersteld. Een gast die aan de balie is geboekt krijgt in deze versie geen zelfstandige beheertoegang; de balie beheert die reservering. Er worden nog geen beheerlinks of berichten verstuurd.
Een pro toevoegen: in dienst of zelfstandig
Als eigenaar een pro aan je club toevoegen vanuit Coaches en team: de pro zelf laten bevestigen of klaarzetten, in dienst of zelfstandig, en wat elke stand in de lijst betekent.
Academy: uitnodigen, voorrang en de wachtlijst
De uitnodigingslijst bij een cursus, het voorrangsvenster, de wachtlijst per programma en de uitnodigingstekst van je club.