Planning: boeken, blokkeren, verplaatsen en sneltoetsen

De planning

Boven de dagplanning kies je tussen Coaches en, als je club bays heeft, Bays. Met Hele dag zie je het volledige rooster in plaats van alleen de drukke uren. Boeken, blokkeren, verplaatsen en annuleren kunnen zowel een planner als een clubbeheerder; alleen de geldhandelingen en instellingen zijn aan de clubbeheerder voorbehouden (zie Inloggen en je team).

In het rooster is vrije tijd wit. Grijs is niet te boeken, ook de tijd die vandaag al voorbij is. Gearceerd betekent bezet elders, buiten werktijd of afwezig. De rode lijn is het huidige tijdstip.

Op een breed scherm staat links een maandkalender: klik een dag aan en de planning springt ernaartoe. Met Kalender in de werkbalk klap je hem in of uit. Onder de kalender staat de schakelaar Bediening onder de kalender: zet je die aan, dan verhuizen Wie kan?, Coaches in beeld en de legenda naar de zijbalk en wordt de agenda zelf hoger. Beide keuzes worden per gebruiker onthouden.

Met Coaches in beeld in de werkbalk kies je hoeveel coachkolommen er naast elkaar staan. Standaard zijn dat alle coaches: de kolommen worden smaller en past het rooster dan nog niet, dan scrolt het zijwaarts met de tijdkolom vast. Wil je liever een vaste groep, kies dan 8, 12 of 16; met Volgende groep blader je dan door de rest. Sleep je een les naar een coach die net buiten beeld staat, dan schuift het rooster mee zodra je bij de rand komt.

De tijdlijn

Wil je de coaches liever onder elkaar en de uren van links naar rechts, zet dan in de werkbalk Tijdlijn aan. Op een laptopscherm is dat een knop met alleen een icoon van drie liggende balken. Elke coach krijgt een eigen rij. Rechts staan twee kolommen: onder Les hoeveel lessen de coach die dag heeft, onder Open hoeveel daarvan nog betaald moeten worden. Wijs een getal onder Open aan en je ziet het bedrag. Open telt met dezelfde regel als Openstaand, dus alleen lessen van vandaag of eerder.

Onderaan staat per uur hoeveel lessen er in dat uur beginnen, met rechts de totalen van de dag. Boeken, blokkeren, slepen en de sneltoetsen werken zoals in de gewone agenda; alleen de pijltjes liggen gedraaid (zie Sneltoetsen). Hele dag laat alle uren in de breedte van het scherm passen, Ruim geeft bredere uren en hogere rijen. Is een les te smal voor een naam, dan staan de initialen van de klant erin; wijs het blok aan voor de hele naam en tijd.

De tijdlijn werkt vanaf een schermbreedte van 1024 pixels. Je keuze hoort bij je account: log je op een andere computer in, dan staat de planning daar ook zo. Een collega die op dezelfde computer inlogt, houdt zijn eigen keuze. Op een kleiner scherm zie je gewoon de agenda.

Zien of een les betaald is

In de agenda staat rechts in het lesblok een klein teken zodra de betaalstatus vaststaat:

• Een eurokaartje betekent dat er nog geld op deze les staat. Dat is een les van vandaag of eerder die nog niet is afgevinkt.
• Een vinkje betekent afgevinkt of online betaald.
• Geen teken betekent dat er niets af te vinken valt: een les in de toekomst, of een les die met een strippenkaart, abonnement of cadeaubon is voldaan, of die een kortingscode op €0 zette. Bij een pro in dienst met een eigen omgeving krijgt een les met een kortingscode die nog aan de balie betaald moet worden wel een eurokaartje, vanaf de dag van de les tot je hem afvinkt.

Alleen het eurokaartje springt eruit; betaald bevestigt stil. Je scant de dag dus op de kaartjes.

Bij een zelfstandige pro en op de clubomgeving zelf zeggen deze tekens niets over lessen die niet via de balie zijn geboekt. Die staan in de agenda als "Les via coach", zonder naam en zonder betaalstatus. Een les die een golfer zelf op de clubomgeving boekte, staat vanaf de lesdag wel in Openstaand, met het bedrag na een eventuele korting, en daar kun je hem afvinken.

De hele lijst met openstaande posten staat onder Openstaand, inclusief de knop om af te vinken.

Een les inboeken

1. Klik op Les inboeken, of klik een vrij vak in het rooster aan.
2. Zoek een bestaande klant op naam, telefoon of e-mail, of vul een nieuwe klant in. Naam en telefoon zijn verplicht, e-mail is optioneel.
3. Kies een lestype. Alleen types die in het gekozen tijdvak passen staan aan; ontbreekt er capaciteit of een vrije bay, dan blijft de optie zichtbaar maar uitgeschakeld, met de reden erbij ("geen bay vrij" of "geen capaciteit").
4. Controleer start- en eindtijd. De eindtijd volgt automatisch uit de duur van het lestype.
5. Sla op. De les staat direct in de agenda.

Een vrije coach zoeken op een tijd

Weet je de tijd wel, maar de coach nog niet? Open Coaches & vrij zoeken boven het rooster, vul bij Wie kan? de starttijd en lesduur in en kies Vind vrije coach. De planning toont dan alleen de coaches die op dat moment vrij zijn, met het vrije vak groen gemarkeerd. Klik erop om meteen in te boeken.

Sneller zonder muis: druk op W, typ de tijd en druk op Enter. Het filter blijft staan tot je het weghaalt: met Esc, of met het kruisje naast Filters actief.

Tijd blokkeren

Klik op Blokkeren (alleen in de Coaches-weergave) om een stuk van de agenda onbeschikbaar te maken.

1. Geef het blok een naam, bijvoorbeeld "Overleg" of "opruimen".
2. Stel start- en eindtijd in.
3. Kies Eenmalig of Elke week op de weekdag van die dag, bijvoorbeeld elke dinsdag voor een vaste lunch.
4. Sla op.

Een weekblok staat op elke week op die weekdag, ook als je terugbladert, en heeft in de agenda een herhaalteken. Heeft de coach op een van de komende weken al een les of groepsles in dat tijdvak, of staat er al een ander weekblok, dan wordt het blok niet gezet en noemt Golfly de eerste datum waarop het botst. Verplaats die les dan eerst, of kies een andere tijd. Wijzig of verwijder je een weekblok, dan geldt dat voor elke week. Een andere weekdag, of eenmalig in plaats van elke week, kan niet via wijzigen: verwijder het weekblok en zet een nieuw blok. Een clinic komt niet elke week terug: die zet je per dag.

Een blok maakt dat tijdvak ook online onboekbaar voor golfers. Werken meerdere coaches in de clubomgeving zelf in plaats van elk in een eigen omgeving, dan sluit een blok online dat tijdvak voor al die coaches, niet alleen voor de coach bij wie je het zet. In de planning staat het blok alleen bij die ene coach. Bij een weekblok geldt dat elke week.

De naam van een blok is alleen zichtbaar voor de coach en het personeel van je eigen club, nooit voor golfers. Er bestaat ook een clinicvariant: dezelfde blokkeermodus, maar met een extra veld Max. deelnemers. Een clinic is een interne clubactiviteit zonder openbare inschrijving en zonder betaling; hij staat alleen op de agenda van de coach.

Een les verplaatsen, overzetten of annuleren

Klik een bestaande les aan om Lesdetails te openen. Daar staan tot vier acties:

• Verplaatsen: kies een nieuwe starttijd. De lesduur blijft gelijk. Golfly controleert het nieuwe tijdvak tegen de werktijden van de coach, bestaande afspraken en eventuele bayscapaciteit, en blokkeert opslaan als het tijdstip niet past of al voorbij is.
• Andere coach: zet de les over naar een andere coach op precies dezelfde datum, tijd en duur. Alleen coaches die dat hele tijdvak vrij zijn worden getoond. Een collega van dezelfde club neemt de les over inclusief de bay. Gaat de les naar een coach van een andere organisatie en heeft hij een bay nodig, of kan Golfly niet veilig vaststellen of dat zo is, dan is overzetten geblokkeerd; de les blijft dan bij de huidige coach. Slepen werkt ook: trek de les zijwaarts naar de kolom van de andere coach, of in de tijdlijn omhoog of omlaag naar zijn rij.
• No-show: kan pas vanaf de starttijd van de les. Is de les nog niet begonnen, dan meldt het scherm "No-show kan na aanvang". Zet je de status nogmaals aan, dan herstelt de les naar "Bevestigd".
• Annuleren: verwijdert de les en maakt het tijdvak weer vrij.

Een andere bay kiezen doe je in de weergave Bays: sleep de les met de muis naar een andere vrije bay van dezelfde locatie. Tijd, coach en klant blijven gelijk, en de klant krijgt geen bericht, want de bay staat niet in zijn bevestiging. Dit kan bij lessen van vandaag of later van de club zelf, van een pro die de club beheert, of die de balie heeft ingeboekt. Een les die de klant samen met een zelfgekozen bay heeft geboekt, kun je niet verslepen.

Lessen met bay in een hal met TeeControl

Heeft de club de bays van de hal aan TeeControl gekoppeld (zie TeeControl), dan kijkt ClubDesk bij een les met Bay nodig ook naar TeeControl.

• TeeControl heeft de tijd niet vrij. Achter het lestype staat "geen bay vrij", en boven het formulier "Geen bay vrij in dit tijdvak". Kies een andere starttijd.
• ClubDesk kan het niet controleren. Bijvoorbeeld omdat er voor die dag geen actuele tijden van TeeControl zijn, of omdat de dag verder vooruit ligt dan TeeControl laat boeken. Achter het lestype staat dan "capaciteit niet bereikbaar", en boven het formulier "Baybeschikbaarheid tijdelijk niet bereikbaar". Een les zonder bay kun je gewoon boeken.

Bij opslaan boekt Golfly de bay eerst in TeeControl. Zegt TeeControl dan nee, dan komt de les niet in de planning en zie je een van deze meldingen:

• "Geen vrije bay meer op dit tijdstip." Bij een les met meer bays: "Er zijn op dit moment geen 2 bays vrij."
• "De bays van de hal zijn even niet te controleren. Probeer het zo nog eens." TeeControl antwoordt niet. Golfly boekt dan liever niet dan dubbel.
• "Bays zijn bij deze hal tot … dagen vooruit te boeken." Op de puntjes staat de boekhorizon van TeeControl.
• "De hal staat voor deze speler geen extra boekingen toe." De klant zit aan het maximum aantal open reserveringen in TeeControl.

Verplaatsen in Lesdetails werkt hetzelfde. Vooraf zie je "Geen bay vrij op deze tijd" of "Baybeschikbaarheid niet bereikbaar", en bij opslaan dezelfde meldingen. Lukt het niet, dan blijft de les op de oude tijd. Verzet je een les naar een tijd die de oude tijd overlapt, dan telt TeeControl de oude reservering nog mee. Op een volle dag kan dat "Geen vrije bay meer op dit tijdstip." geven.

Annuleer en verzet lessen in ClubDesk; Golfly past TeeControl dan zelf aan. Een les naar een andere bay slepen in de weergave Bays verandert in TeeControl niets.

In Lesdetails kan bij een les een label staan:

• "TeeControl: wordt bijgewerkt": Golfly zet of wijzigt de reservering in TeeControl. Dat gaat vanzelf.
• "TeeControl: geen bay": TeeControl had geen bay voor deze les. Verzet hem naar een tijd met een vrije bay, of annuleer hem.

Sneltoetsen

Sneltoetsen staan uit zolang je in een tekstveld typt of een venster openstaat. Druk op ? in de planning voor dit overzicht in de app zelf.

Overal in de planning

In het kalenderrooster

In de Tijdlijn liggen de pijlen gedraaid: ← / → is 30 minuten eerder of later, ↑ / ↓ een andere coach, en Shift + ← / → verkort of verlengt de selectie.

Heeft je club bays, dan blijven bayreserveringen op hele uren staan; een tussenstap van 30 minuten is daar niet boekbaar.

Gerelateerd

• Inloggen en je team: rollen en rechten
• Academy: cursussen aanmaken en bewerken
• Instellingen: locaties, coaches en je boekingspagina