Openstaand: zien wie nog moet betalen en afvinken
Waar de lijst voor is
Openstaand is de werklijst voor de balie: alle lessen op jullie vestigingen die nog niet zijn afgerekend, oudste bovenaan. Je werkt hem van boven naar beneden af.
Elke actieve balierol komt hierbij, ook een planner. De balie neemt het geld aan, dus er zit geen beheerdersslot op.
Bovenaan staat het totaalbedrag met het aantal lessen eronder, en daarnaast twee cijfers: het aantal lessen en hoe oud de langst openstaande post is. De balk daaronder verdeelt het bedrag over drie vakken: tot 7 dagen, 8 tot 30 dagen, en 31 dagen en ouder.
Met het zoekveld filter je op klantnaam of coachnaam.
Een les afvinken
- Zoek de regel op en klik op Betaald.
- De regel verdwijnt meteen uit de lijst en de bedragen bovenaan gaan omlaag.
- In de melding rechtsonder staat Ongedaan maken. Klik je daarop, dan komt de regel terug op zijn oude plek.
Vinkt de balie een les af waar nog een openstaande Mollie-betaling of betaallink aan hangt, dan wordt die betaling geannuleerd en de link gearchiveerd. Zo kan dezelfde link niet later alsnog worden gebruikt.
Wanneer afvinken niet lukt
Drie gevallen geven een melding in plaats van een vinkje:
- De les is niet bevestigd of afgerond. Bijvoorbeeld een les die nog op een onlinebetaling wacht, of die inmiddels is geannuleerd. Ververs de pagina.
- Het bedrag is al verrekend via de strippenkaart. Dat geld woont in de strippenkaart, niet op de les.
- Het bedrag loopt via de maandfactuur van een doorlopende vaste les.
Wat er bewust niet in staat
De lijst gaat alleen over geld dat de balie kan aannemen. Daarom ontbreken:
- Geannuleerde lessen en no-shows.
- Lessen die met een strippenkaart, een abonnement, een waardebon of een cadeaubon zijn voldaan.
- Lessen die al online betaald zijn.
- Lessen in de toekomst die aan de les contant worden afgerekend. Die zijn nog niet verschuldigd.
Een toekomstige les met een openstaande betaallink staat er wel in, want daar is de betaling al in gang gezet.
Een WhatsApp sturen
Achter elke regel staat een knop WhatsApp, zolang er een telefoonnummer van de klant bekend is. Is dat er niet, dan blijft de knop weg in plaats van dat je op een dood gesprek uitkomt.
De knop opent WhatsApp met het bericht al ingevuld: de naam van de klant, welke les het was, de dag en het tijdstip, het openstaande bedrag, en dat er aan de balie kan worden afgerekend. Je kunt het bericht nog aanpassen voordat je het verstuurt.
Er zit geen betaallink in het bericht. De club int aan de balie, en een link zou een betaalweg beloven die er niet is.
Om dit te kunnen gebruiken heb je WhatsApp op het apparaat achter de balie nodig, of WhatsApp Web.
Als de lijst is afgekapt
Boven de 500 openstaande posten kapt de lijst af en verschijnt de melding "De lijst toont de eerste 500 boekingen". Werk die eerst weg; daarna komt de rest tevoorschijn.
Staat er een coach tussen die we niet konden bereiken, dan zie je dat als aparte melding met de naam erbij. Het totaalbedrag is dan te laag, niet nul.
Gerelateerd
Academy: de leerlijn en programma's
Wat een programma is, hoe je de leerlijn ordent met een vervolg per niveau, en hoe je een cursus aan een programma koppelt.
Academy: de opvolglijst
De opvolglijst gebruiken, contact vastleggen en als beheerder één automatische vervolgmail na cursusafronding instellen.