Academy: een cursus annuleren

Wie mag annuleren

Alleen de rol Clubbeheerder kan een cursus of een losse inschrijving annuleren. Een Planner ziet de knoppen Cursus annuleren en Annuleren helemaal niet: Golfly weigert dit ook aan de serverkant, met de melding "Alleen een clubbeheerder annuleert een cursus" respectievelijk "Alleen een clubbeheerder annuleert een inschrijving".

Een hele cursus annuleren

1. Open de cursus en ga naar het menu Meer (op de cursuspagina) of klap de rij open in de lijst en klik op Cursus annuleren.
2. Bekijk de verrekenlijst die verschijnt: per deelnemer zie je in welke groep hij valt en welk bedrag erbij hoort.
3. Lees de waarschuwing "Alle lessen vervallen en deelnemers krijgen een mail. Dit is niet terug te draaien." en bevestig.

Golfly deelt de deelnemers vooraf in vier mogelijke groepen in, en toont alleen de groepen die daadwerkelijk deelnemers bevatten:

• "Online betaald of betaallink: online betalingen worden teruggestort"
• "Aan de balie betaald, verreken je zelf"
• "Betaallink open, vervalt"
• "Nog niet aan de balie betaald, vervalt"

Staat er niemand ingeschreven, dan zegt de dialoog gewoon "Er zijn geen inschrijvingen; alleen de lessen vervallen."

Na het bevestigen annuleert Golfly alle lessen en mailt elke deelnemer. Onlinebetalingen via Mollie worden automatisch teruggestort. Baliebetalingen niet, die verreken je zelf met de deelnemer. Bij succes zie je de melding "Cursus geannuleerd" met de toelichting "Deelnemers krijgen bericht. Onlinebetalingen worden automatisch terugbetaald; baliebetalingen verreken je zelf." Lukt niet elke terugbetaling automatisch, dan krijg je in plaats daarvan een waarschuwing dat niet alles kon worden teruggestort en dat de coach de openstaande gevallen in zijn eigen omgeving ziet.

Eén inschrijving annuleren

Wil je niet de hele cursus stopzetten maar alleen één deelnemer eraf halen, gebruik dan de knop Annuleren bij die deelnemer op de cursuspagina.

1. Klik bij de deelnemer op Annuleren.
2. Lees de toelichting: die verschilt per situatie (zie hieronder).
3. Bevestig.

Wat er gebeurt hangt af van de status van de inschrijving:

• Nog niet betaald: "Er staat nog geen betaling open. De betaallink vervalt."
• Al betaald, vóór de annuleringstermijn, online of via betaallink: "Liep de betaling via Mollie, dan wordt het bedrag teruggestort; is er aan de balie betaald, dan verreken je het zelf."
• Al betaald, vóór de annuleringstermijn, aan de balie: "De deelnemer heeft aan de balie betaald. Verreken het bedrag zelf; er loopt geen terugbetaling via Mollie."
• Al betaald, ná de annuleringstermijn: de cursus is al onderweg, dus krijgt de deelnemer geen terugbetaling maar een tegoed per e-mail. Het bedrag heet vooraf "ongeveer"; de definitieve uitkomst zie je pas na het bevestigen.

Na het bevestigen zie je één van deze uitkomsten:

• Succesvol teruggestort: "Inschrijving geannuleerd", "De terugbetaling loopt via Mollie."
• Terugbetaling mislukt: "Inschrijving geannuleerd, maar de terugbetaling is NIET gelukt", "Regel de terugbetaling handmatig via Mollie."
• Tegoed toegekend: "Inschrijving geannuleerd", "De deelnemer ontvangt €X tegoed per e-mail."
• Tegoed mislukt: "Inschrijving geannuleerd, maar het tegoed kon niet worden aangemaakt", "Maak handmatig een cadeaubon aan."
• Balieverrekening: "Geannuleerd. Verreken €X aan de balie; er loopt geen terugbetaling via Mollie."

Er komt een plek vrij

Staat er iemand op de wachtlijst van het programma van deze cursus, dan sluit het venster niet meteen na een geslaagde annulering. De kop wordt Plek vrij en eronder staat "Plek vrij. Op de wachtlijst voor programma:" met hoogstens vijf golfers, met sinds wanneer ze wachten.

Per golfer staat er een knop WhatsApp zodra het telefoonnummer bruikbaar is. Die opent het gesprek met de uitnodigingstekst van je club erin, dezelfde tekst als op de uitnodigingslijst, met de gegevens van deze cursus al ingevuld. Stelde je club geen tekst in, dan staat de standaardtekst van Golfly klaar. Versturen doe je zelf. Onderaan staat Naar de uitnodigingslijst, en met Sluiten ga je gewoon terug naar de cursus.

De lijst wordt pas na de annulering opgehaald: bij het openen van het venster weet niemand of er een plek vrijkomt. Je ziet dit blok ook bij een cursus zonder voorrangsvenster. Staat er niemand op de wachtlijst, dan sluit het venster zoals je gewend bent. Meer over de wachtlijst staat in uitnodigen, voorrang en de wachtlijst.

De verrekenlijst vooraf

De verrekenlijst bij het annuleren van een hele cursus is er niet voor de sier: hij vertelt je vooraf precies wie geld terugkrijgt via Mollie, wie jij zelf nog moet terugbetalen, en welke betaallinks gewoon vervallen zonder dat er geld in omloop was. Zo weet je bij het klikken op de knop al wat er na afloop op je bord ligt, in plaats van dat achteraf uit te moeten zoeken.

Wat een geannuleerde rij wel en niet bewijst

Elke geannuleerde inschrijving blijft zichtbaar in een tabel Geannuleerd onderaan de cursuspagina, met wie annuleerde (coach, personeel of de deelnemer zelf) en een kolom Afwikkeling. Lees die kolom als een spoor, niet als een bewijs:

• Online betaling gestart; controleer in Mollie of er is betaald en teruggestort. Dit bewijst alleen dat er een Mollie-betaling is GESTART, niet dat die is gelukt of teruggestort. Ook een afgebroken checkout laat precies dit spoor achter. Controleer dit zelf in Mollie.
• Balie: verreken €X als het bedrag is ontvangen. Dit bewijst alleen dat de balie dit bedrag ZOU innen, niet dat het bedrag ook echt is ontvangen. Een baliebetaling die vóór het afrekenen alweer werd geannuleerd ziet er identiek uit.
• Betaallink verstuurd, geen betaling geregistreerd. Er is een link gestuurd, maar er kwam niets binnen.

Op een geannuleerde cursus staat bovenaan de tabel ook een totaalregel, bewust geformuleerd als een bovengrens: "Baliebetalingen in deze cursus: tot €X (N deelnemers), controleer wat er is ontvangen." Dat woordje "tot" is met opzet gekozen, geen slordigheid.

Onthoud dus: geen van deze rijen bewijst dat er geld is ontvangen of teruggestort. Ze laten alleen zien welk betaalspoor een inschrijving volgde. De echte uitkomst controleer je zelf, in Mollie of aan de kassa, voordat je iets als afgehandeld beschouwt.

Gerelateerd

• Academy: cursussen aanmaken en bewerken
• Academy: een deelnemer inschrijven aan de balie
• Academy: uitnodigen, voorrang en de wachtlijst
• Inloggen en je team: rollen en rechten