Academy: cursussen aanmaken en bewerken

Wat is een Academy-cursus in ClubDesk?

Een cursus is een serie lessen die je in één keer aanmaakt: één titel, één prijs voor de hele reeks, en Golfly genereert de sessiedata automatisch. Er bestaat in ClubDesk geen losse "eenmalige les"; elke cursus is een sessiereeks.

Aanmaken, bewerken en de cijfers zien kan alleen als clubbeheerder; als planner kun je de cursuslijst wel bekijken en openen. Zie Inloggen en je team voor het volledige overzicht van wat elke rol mag.

Een cursus aanmaken

1. Ga naar Academy en klik op Nieuwe cursus. De knop staat er alleen als er minstens één coachomgeving aan je club gekoppeld is.
2. Vul de Titel in. De Omschrijving is optioneel en verschijnt op de cursuspagina en in de bevestigingsmail.
3. Kies de Locatie (staat er maar één, dan vult Golfly hem automatisch in) en optioneel een Coach. Kies je "Geen coach vermelden", dan heeft dat verder geen gevolgen: het bepaalt alleen welke naam op de cursuspagina staat.
4. Kies bij Programma het niveau uit de leerlijn waarvan deze cursus een uitvoering is, of Geen programma. Dit veld staat er alleen als de coachomgeving de leerlijn al kent.
5. Kies je een programma, dan verschijnt eronder een regel met wie er klaarstaat: "Er staan 7 golfers klaar voor deze stap (5 doorgestroomd, 2 op de wachtlijst)." Zet eventueel Voorrang geven tot aan (zie hieronder).
6. Vul de Prijs per deelnemer in (€1 tot €5000). Dit is de prijs voor de hele cursus, niet per les.
7. Stel Minimaal en Maximaal aantal deelnemers in (1 tot 99 elk; het maximum kan niet onder het minimum liggen).
8. Vul Eerste les op in (niet in het verleden) en de Starttijd.
9. Vul Duur (minuten) in (15 tot 480), Aantal lessen (1 tot 26) en Elke ... weken (het interval, 1 tot 8 weken).
10. Golfly bouwt hieruit meteen de volledige sessielijst en toont die live in het formulier, met datum en tijd per les. Je kunt op dit moment geen enkele sessie los aanpassen; dat doe je pas nadat de cursus is opgeslagen.
11. Optioneel: vul Annuleren tot ... uur vooraf in (0 tot 720 uur).
12. Klik op Cursus aanmaken. De cursus staat direct in de lijst en is meteen boekbaar.

Stonden er golfers klaar, dan heeft de melding "Cursus aangemaakt" een knop "aantal golfers uitnodigen" die je meteen naar de uitnodigingslijst brengt.

Voorrang geven tot

Voorrang is een datum op de cursus. Tot en met die dag waarschuwt het inschrijfscherm de balie zodra zij iemand inschrijft die niet op de uitnodigingslijst van deze cursus staat. Het blokkeert niets en het sluit de cursus niet af.

Het blok staat in het formulier onder Programma, en alleen als de coachomgeving de leerlijn kent. Het vinkje staat standaard uit, ook als er golfers klaarstaan: voorrang verandert wat de balie te zien krijgt, dus dat blijft een keuze. Het datumveld staat voorgevuld op tien dagen vanaf vandaag en is pas te wijzigen zodra het vinkje aan staat. Zet je het vinkje aan zonder geldige datum, dan meldt het formulier "Kies tot wanneer de voorrang loopt".

De voorstelregel met het aantal kandidaten staat alleen bij een nieuwe cursus. Bij bewerken zie je het vinkje en de datum, gevuld met wat er al stond. Wat voorrang verder doet, en hoe je de golfers uitnodigt, staat in uitnodigen, voorrang en de wachtlijst.

Een cursus bewerken

Zolang een cursus niet geannuleerd of afgerond is, klik je in de uitklaprij van de lijst of via Meer → Bewerken op de cursuspagina om hem aan te passen.

Titel, omschrijving, locatie, coach, programma en het voorrangsvenster kun je altijd wijzigen, ook als er al inschrijvingen zijn. Zodra er minstens één inschrijving op de cursus staat, gaan prijs, aantal deelnemers en de annuleringstermijn op slot. Golfly legt dat zo uit: "Er zijn al inschrijvingen, dus prijs, aantal deelnemers en annuleringstermijn liggen vast. Die zijn onderdeel van wat deelnemers hebben geboekt." Er wordt bij het opslaan alleen meegestuurd wat je daadwerkelijk hebt veranderd.

Bij Programma staan alleen de actieve programma's uit de leerlijn. Hangt deze cursus aan een programma dat inmiddels is uitgezet, dan blijft dat wel kiesbaar, met "(uit)" erachter.

Een losse les verplaatsen

Valt een les uit of moet hij naar een ander moment? Dat regel je per sessie, los van de rest van de cursus.

1. Open de cursus en zoek de les op in de lijst of de tabel met sessies.
2. Klik bij die les op Verplaatsen. Dit staat alleen bij lessen die nog moeten komen, en niet meer op een geannuleerde of afgeronde cursus.
3. Kies de nieuwe datum en tijd en bevestig.

Aangemelde deelnemers krijgen automatisch een mail met het nieuwe moment. De rest van de cursus verandert niet mee. In tegenstelling tot cursusgegevens bewerken kan verplaatsen door zowel een planner als een clubbeheerder.

Het programma en de leerlijn

Een programma is een niveau uit de leerlijn van de coach, bijvoorbeeld "GVB" of "Van GVB naar HCP 54". Koppel je een cursus aan een programma, dan weet ClubDesk wat een deelnemer daarna kan doen: de klantpagina toont een volgende stap en de golfer verschijnt op de opvolglijst zodra hij het niveau afrondt.

Een cursus zonder programma blijft gewoon werken en boekbaar. Hij telt alleen niet mee in de leerlijn. Hoe je programma's aanmaakt en ordent staat in de leerlijn en programma's.

De cursuslijst en de cijfers

Op Academy filter je met tabbladen tussen lopend, afgerond, geannuleerd en alles, en zoek je op cursusnaam. Als clubbeheerder zie je bovenaan een cijferblok met Bezetting (ten opzichte van het maximum), Betaald (met een uitsplitsing per betaalmethode als dat er meer dan één is), Openstaand en Herkomst (waar de inschrijvingen vandaan komen).

Klap je een rij open, dan zie je de sessies en de eerste deelnemers, en als clubbeheerder ook de knoppen Bewerken en Cursus annuleren. Via Cursus openen ga je naar de volledige cursuspagina.

Als het minimum niet gehaald wordt

Golfly houdt het minimum zelf in de gaten. Twee momenten:

• Drie dagen voor de sluiting van de inschrijving (de annuleringstermijn vóór de eerste les) krijgt de coachomgeving van de club één keer een waarschuwing per mail en als melding: "Cursus onder het minimum, inschrijving sluit over 2 dagen", met de stand (bijvoorbeeld 1 van 3). Dan is er nog tijd om te bellen, het minimum te verlagen of de cursus zelf te annuleren.
• Op de sluiting annuleert Golfly de cursus als het minimum nog niet gehaald is. Deelnemers die online betaald hebben krijgen hun geld terug en een mail; wie aan de balie betaalde staat als open post in Openstaand. De coachomgeving krijgt een melding met het aantal aanmeldingen ten opzichte van het minimum.

Een cursus zonder annuleringstermijn (0 uur) sluit pas op het moment dat de eerste les begint.

Gerelateerd

• Inloggen en je team: rollen en rechten
• Academy: een deelnemer inschrijven aan de balie
• Academy: de leerlijn en programma's
• Academy: uitnodigen, voorrang en de wachtlijst
• Academy: een cursus annuleren