TeeControl: de bays van je hal koppelen
Wat de koppeling doet
Verhuurt je club de bays van een indoorhal in TeeControl, dan kun je die hal aan Golfly koppelen. Golfly boekt de bay van een les of evenement dan eerst in TeeControl en pas daarna in Golfly. Zo verkoopt TeeControl geen bay die al bij een Golfly-les hoort.
Voor een lestype met Bay nodig tonen de boekpagina, de boekmodule op je clubsite en ClubDesk alleen tijden die TeeControl vrij heeft. Is TeeControl bij het boeken vol of niet bereikbaar, dan gaat de les niet door. Lessen zonder bay blijven gewoon boekbaar.
Golfly is leidend: annuleer en verzet lessen in ClubDesk, dan klopt TeeControl vanzelf.
Je stelt de koppeling in als clubbeheerder of eigenaar, onder Instellingen > Koppelingen, op de kaart TeeControl.
Wat je vooraf in TeeControl regelt
- Het kanaal Golfly. Zet in TeeControl het kanaal Golfly aan voor je baan en kopieer de baan-UUID. Die vul je straks in ClubDesk in.
- Prijs €0. Zet de prijs voor het Golfly-kanaal op €0. De golfer betaalt zijn les in Golfly; Golfly stuurt TeeControl geen prijs.
- Een activiteit voor lessen. Golfly boekt elke les op deze activiteit, met de kleinste duur die minstens zo lang is als de les. Heeft de activiteit 30 en 60 minuten, dan wordt een les van 50 minuten 60 minuten in TeeControl. Past een lesduur in geen enkele duur, dan kan Bay nodig voor dat lestype niet aan.
- De boekhorizon. Zo ver vooruit laat TeeControl het kanaal boeken. Een nieuwe les met bay die verder vooruit ligt, is niet te boeken. Lessen die al geboekt waren toen je Bay nodig aanzette, wachten tot de dag binnen de boekhorizon valt.
- De limiet op open reserveringen. TeeControl herkent spelers aan hun e-mailadres. Zet de limiet uit, of zet hem ruim, voor de spelertypes van Golfly-klanten en voor de speler Golfly met info@golfly.nl. Op die speler boekt Golfly evenementen en klanten zonder e-mailadres. Is de limiet bereikt, dan weigert Golfly de les met "De hal staat voor deze speler geen extra boekingen toe."
De koppeling aanzetten
Naast de kop van de kaart staat de stand: Niet gekoppeld, Wacht op Golfly, Klaar om aan te zetten, Aan of Uit. Daaronder staan de stappen. De volgende stap is vetgedrukt, met een korte uitleg eronder.
- Baan controleren. Vul bij Baan-UUID uit TeeControl de UUID in en klik op Controleren. Klopt hij, dan zie je "Baan:" met de naam van de baan, en tot hoeveel dagen vooruit je kunt boeken.
- Activiteit kiezen en opslaan. Kies bij Activiteit voor lessen een activiteit; achter elke activiteit staan de duren. Bij Activiteit voor evenementen kies je de activiteit voor evenementen met bays. Laat je die op Zelfde als voor lessen staan, dan boekt Golfly evenementen op de activiteit voor lessen. Klik op Opslaan.
- Controle door Golfly. Golfly kijkt na of deze baan bij jullie club hoort. Tot dan staat er "Wacht op controle door Golfly" en kun je de koppeling nog niet aanzetten. Duurt het te lang, mail dan support@golfly.nl.
- Pro's aanzetten. Zet onder Pro's op deze hal de pro's aan die op deze hal lesgeven. Dat kan al terwijl je op Golfly wacht, en de schakelaars gelden meteen. De clubomgeving staat er zelf ook tussen: zet die aan als de club evenementen met bays organiseert. Lessen met Bay nodig van een pro die aan staat, gaan via TeeControl.
- Koppeling aanzetten. Zet eerst in TeeControl de prijs voor het Golfly-kanaal op €0. Klik dan onderaan op Koppeling aanzetten.
Zet daarna in Aanbod Bay nodig aan op de lestypes die een bay gebruiken. Een pro die zijn lestypes zelf beheert, doet dat in zijn eigen omgeving. Onder Lestypes en TeeControl-duur zie je per lestype met Bay nodig, bij de pro's die aan staan, hoeveel minuten Golfly in TeeControl boekt, en hoeveel bays als dat er meer dan 1 zijn. Staat er "Past in geen duur van deze activiteit", dan heeft de activiteit geen duur die lang genoeg is voor dat lestype.
Hoe een Golfly-les in TeeControl staat
- Elke bay is een eigen reservering. Een les met 2 bays staat er twee keer, op dezelfde tijd.
- Het platform begint met "Golfly - ", gevolgd door de naam van de pro of van de clubomgeving. Bij een evenement volgt de titel van het evenement.
- De speler is de klant, met zijn e-mailadres. Heeft de klant geen e-mailadres, dan is het de speler Golfly (info@golfly.nl) en staat de naam van de klant in de notitie.
- De notitie begint met "Golfly #" en een kenmerk. Daaraan herkent Golfly zijn eigen reserveringen.
- TeeControl mailt de golfer niet. De bevestiging komt van Golfly.
- Golfly boekt in TeeControl geen bepaalde bay. Welke bay de golfer krijgt, regel je in TeeControl. Sleep je in ClubDesk een les naar een andere bay, dan verandert er in TeeControl niets.
Annuleren en verzetten
Annuleer en verzet lessen in ClubDesk. Golfly past TeeControl dan zelf aan, ook als de pro of de golfer een les in Golfly annuleert of verzet. Bij verzetten boekt Golfly eerst de nieuwe tijd in TeeControl en haalt daarna de oude weg. Heeft TeeControl op de nieuwe tijd geen plek, dan blijft de les op de oude tijd staan.
Haalt iemand een Golfly-les in TeeControl weg, of verzet hij hem daar, dan zet Golfly hem terug. De les in Golfly verandert niet. Golfly kijkt elke 5 minuten in TeeControl en zet de reservering bij een volgende ronde terug; tot dan is die bay in TeeControl vrij. Daarna krijgt de club een mail "Golfly-les stond weer in TeeControl" op het e-mailadres van de clubomgeving.
Lessen zonder bay in TeeControl
Soms kan Golfly een les niet in TeeControl zetten. Bijvoorbeeld als je Bay nodig aanzet voor een lestype met geboekte lessen en TeeControl op een van die tijden vol is, of als een weggehaalde reservering niet terug kan omdat de bay intussen verkocht is. De les blijft dan in Golfly staan.
Op de kaart staat dan een melding, bijvoorbeeld "1 les zonder bay in TeeControl", met per les de datum, de tijd en de pro. Klik op een les en de planning opent op die dag. In de lesdetails staat "TeeControl: geen bay". De club en de pro krijgen ook een mail "Geen bay in TeeControl voor een Golfly-les".
Verzet de les in Planning naar een tijd met een vrije bay, of annuleer hem. Boek de bay niet zelf bij in TeeControl: zo'n reservering kent Golfly niet.
Bij de laatste synchronisatie op de kaart kunnen ook deze regels staan. Daar hoef je niets voor te doen:
- "1 les wacht tot TeeControl de dag opent": de les ligt verder vooruit dan TeeControl laat boeken. Golfly boekt hem zodra de dag binnen de boekhorizon valt.
- "1 reservering wordt bijgewerkt in TeeControl": Golfly zet of herstelt de reservering zelf.
Wat er verder anders is op een gekoppelde hal
- Bay nodig kan alleen aan bij een pro die aan staat in de koppeling. Anders zegt Aanbod "Deze pro staat nog niet aan in de TeeControl-koppeling van de hal."
- Een pro met Bay nodig zet je in de koppeling niet uit. Zet eerst Bay nodig uit in Aanbod; anders zie je "Zet eerst Bay nodig uit bij de pro's van deze hal."
- Bays verhuren via Golfly kan niet, aan de balie en op je clubsite. Die verhuur doe je in TeeControl; ClubDesk zegt "Bays huur je bij deze hal via TeeControl." Staat bayverhuur via Golfly nog aan, dan gaat de koppeling niet aan: "Zet eerst de baysverhuur via Golfly uit bij deze hal."
- Evenementen met bays gaan ook via TeeControl. Zie evenementen organiseren.
- Cursussen en groepslessen reserveren in Golfly geen bay, dus ze komen niet in TeeControl. Gebruikt een cursus wel bays, blokkeer die dan zelf in TeeControl.
De koppeling uitzetten
Klik onderaan de kaart op Koppeling uitzetten. Dat kan pas als geen pro in de koppeling nog Bay nodig heeft. Zet dat dus eerst uit in Aanbod. De bays van die lessen komen dan vrij, en Golfly haalt hun reserveringen ook uit TeeControl.
Uitzetten annuleert niets in TeeControl: reserveringen die er nog staan, bijvoorbeeld van een evenement, blijven staan. Zolang de koppeling uit staat, stuurt Golfly geen wijzigingen naar TeeControl.
Een andere baan kies je alleen als de koppeling uit staat ("Zet de koppeling eerst uit om de baan te wijzigen."). Ook mag Golfly op de oude baan geen reserveringen meer hebben die nog niet voorbij zijn, zoals die van een evenement ("Golfly heeft nog reserveringen op deze baan in TeeControl. Wijzig de baan als die voorbij of geannuleerd zijn."). Daarna controleert Golfly de koppeling opnieuw.
Meldingen op de kaart
- "Deze UUID hoort niet bij een club die het Golfly-kanaal heeft aangezet." Zet in TeeControl het kanaal Golfly aan en kijk de UUID na.
- "Deze club heeft geen eigen hal." De koppeling hoort bij de hal van de clubomgeving. Heeft de clubomgeving daar geen actieve locatie, of locaties in meer dan één hal, mail dan support@golfly.nl.
- "TeeControl is even niet te controleren. Probeer het zo nog eens." Golfly controleert vanuit ClubDesk hooguit één baan per halve minuut, voor alle clubs samen. Wacht even en probeer het opnieuw.
- "TeeControl is niet bereikbaar of weigert de verbinding. Probeer het later opnieuw." TeeControl antwoordt niet. Probeer het later nog eens.
- "Zet eerst alle pro's met Bay nodig aan in de koppeling." Een pro op deze hal heeft Bay nodig, maar staat uit in de koppeling. Zet hem aan onder Pro's op deze hal.